Le module Assemblées en ligne sert à organiser les assemblées générales dont les droits de vote sont calculés d’après la détention en capital de chaque associé ou actionnaire et également, toute réunion d’un organe collégial d’administration, de surveillance ou de direction dont les droits de vote sont basés sur la détention de sièges au sein de ces organes. Ce module est également adapté aux assemblées et réunions basées sur le principe : 1 homme, 1 voix.
Pour centraliser les votes sur un même mail, il faut indiquer le même mail représentant sur les participants pour lesquels il doit voter dans Participants > Tableau.
Nous vous invitons à consulter les dispositions légales propres à chaque forme sociale et à regarder si des dispositions sont prises dans vos statuts.
Pour en savoir plus, vous pouvez vous référer à nos synthèses juridiques sur la convocation électronique et le vote en ligne.
Si la loi impose une prévision statutaire pour dématérialiser la tenue de vos assemblées, il faudra alors envisager de modifier vos statuts en ce sens. Vous aurez également à recueillir le consentement préalable des associés/actionnaires dans certaines sociétés.
Petite astuce : Songez à inclure une clause statutaire prévoyant la dématérialisation de vos assemblées/réunions lorsque vous effectuez déjà une modification statutaire pour un autre motif. De cette façon, vous n’aurez pas à effectuer deux modifications statutaires distinctes.
Le module Assemblées en ligne convient pour les associations de la loi de 1901, les associations syndicales libres (ASL) et les syndicats professionnels. Toutefois, il est de la responsabilité de l’entité de s’assurer que la tenue d’assemblées en ligne est autorisée pour la forme à laquelle elle appartient et de bien vérifier ses statuts.
Les votes basés sur le principe 1 homme = 1 voix avec une pondération par collège peuvent être gérés sur le module Assemblées en ligne. La pondération devra soit, être indiquée dès le départ avec un calcul des droits de vote par participant prenant en compte la pondération du collège auquel il appartient soit, être retraitée à la fin.
L’actionnaire peut à tout moment changer sa déclaration de présence en réouvrant la convocation tant que le vote n’a pas débuté, il pourra ainsi encore donner pouvoir. De son côté, l’administrateur de la réunion pourra également indiquer lui-même que l’actionnaire est absent et si l’actionnaire en a fait la demande, un représentant pourra être ajouté par l’administrateur pour voter en son nom.
Le module Assemblées en ligne est conçu pour gérer en ligne une assemblée ou réunion de A à Z. Ainsi, un outil de rédaction du projet est intégré dans le module pour permettre de rédiger son document directement sur Axiocap. Il n’est donc pas possible d’intégrer de document PDF sur lequel le vote sera effectué.
Les pièces jointes à la convocation devront être déposées au format PDF.
Les convocations envoyées par email simple sont gratuites.
Les convocations envoyées par ERE (Envoi recommandé électronique) et LRE (Lettre recommandée électronique) nécessitent l’achat de crédits car nous avons intégré AR24 à notre solution. AR24 est un prestataire certifié de référence dans le domaine des envois dématérialisés qui vous garantit l’obtention de preuves légales pour chaque envoi dématérialisé.
Si vous souhaitez envoyer des convocations par ERE, vous pourrez configurer votre compte sans délai et envoyer vos convocations.
Si vous souhaitez envoyer des convocations par LRE, il vous faudra prévoir la réception d’un courrier postal d’authentification comportant une clé à saisir sur l’interface Axiocap pour terminer la configuration.
La conservation des données est assurée durant toute la durée de la relation contractuelle à l’exception des preuve légales qui sont conservées à durée indéterminée (ancrage en blockchain et horodatage des registres de décisions).
Les données sont hébergées sur un cloud souverain européen.
La Solution dispose d’un coffre-fort numérique sécurisé certifié eDocGroup, conformément aux Règles de certification NF Logiciel et à la norme ISO/CEI 25051 : 2014.
Ce coffre-fort numérique est conforme aux exigences spécifiques concernant les Composants Coffre-Fort Numérique (CCFN) de la partie 10 des règles de certification NF Logiciel.
La solution MonJuridique.infogreffe et les données qui y sont enregistrées sont stockées en France et UE, sur des serveurs basés en France Métropolitaine, auprès de prestataires français (OVH et Orange).
Les données inscrites sur blockchain sont cryptées et seules les personnes habilitées chez MonJuridique.infogreffe peuvent y accéder.
Vous avez la possibilité, à tout moment, d’exporter vos données sous différents formats selon votre souhait (CSV, PDF, SQL...). Tout est organisé contractuellement : si vous souhaitez nous quitter, quelle qu’en soit la cause, vous pourrez récupérer vos données en format PDF et/ou CSV. Celles-ci seront ensuite supprimées des serveurs MonJuridique.infogreffe.
Les registres légaux évoqués peuvent être tenus et les procès-verbaux établis sous forme électronique. Dans ce cas, comme le prévoit le code de commerce, les procès-verbaux sont signés au moyen d'une signature électronique qui respecte au moins les exigences relatives à une signature électronique avancée prévues par l'article 26 du règlement (UE) n° 910/2014 du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014 sur l'identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur. Les procès-verbaux sont datés de façon électronique par un moyen d'horodatage offrant toute garantie de preuve.
La solution proposée par Monjuridique.infogreffe répond aux exigences ci-dessus évoquées avec une haute garantie de la sécurisation des données.
La copie fiable, conformément à l’article 1379 du code civil, a la même force probante qu’un original, s’il respecte des conditions d’horodatage conformes au règlement (UE) n° 910/2014 du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014 sur l'identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur.Ces copies doivent être conservées “dans des conditions propres à éviter toute altération de sa forme ou de son contenu” (Dec. n°2016-1673 du 5 décembre 2016, Art. 4), condition respectée grâce à l’utilisation d’un horodatage qualifié.
MonJuridique.infogreffe propose donc un procédé d’horodatage conforme à eIDAS, par le biais de son coffre-fort numérique (CCFN), et de l’utilisation de la signature électronique avancée.
Si les originaux ont été horodatés et sont conservés dans un environnement sécurisé, vous pouvez les supprimer et passer sur des copies numériques.
En effet, l’article 1379 dispose que “Si l'original subsiste, sa présentation peut toujours être exigée.” A contrario, donc, s’il ne subsiste pas, il n’a pas à être présenté.
MonJuridique.infogreffe propose une solution qui ne requiert plus la côte et le paraphe. En outre, pour renforcer la sécurité juridique, Infogreffe intègre à ce service sa côte et son paraphe.
Le service migration proposé par MonJuridique.infogreffe permet une reprise de l’entièreté de l’historique de mouvements et des registres, de façon fidèle à la version papier.
La blockchain est désormais une technologie testée et éprouvée dans l’inscription, l’émission, et la transmission de titres financiers. Réputée infalsifiable, l’article L211-3 du CMF a permis l’inscription des titres financiers dans un DEEP (Dispositif Électronique d’Enregistrement Partagé, “blockchain” en anglais), qui a la même valeur juridique qu’une inscription en compte.
La blockchain choisie par MonJuridique.infogreffe est une blockchain privée. En savoir plus ici >
Chaque transaction se voit attribuer une identification électronique dit « hash cryptographique ». C’est cette suite alphanumérique qui confère à la transaction une preuve opposable en justice.
De façon générale les sociétés ont un 1 seul registre pour tenir la comptabilité des titres.
Toutefois, certaines sociétés ou gestionnaires de titres ont comme usage de tenir des registres distincts en fonction de la nature des titres (actions, obligations, bons, etc).
La solution MonJuridique.infogreffe permet les deux options. C’est l’utilisateur qui choisit comment il souhaite organiser la tenue de sa comptabilité des titres.
Si vous avez fait une erreur en effectuant un mouvement de titre, et que celui-ci n’est pas encore ancré en blockchain, vous pouvez le modifier ou l’annuler.
Si le mouvement est déjà ancré en blockchain, il suffit d’effectuer un mouvement “d’annulation”, lui aussi ancré en blockchain, qui annulera l’erreur de mouvement. Vous pourrez ensuite réaliser un nouveau mouvement.
Le DEEP peut être défini comme « une technologie informatique innovante qui permet à des participants d'un réseau de valider par consensus des échanges et des transactions entre plusieurs participants sans faire intervenir d'organe central ».
La blockchain est un mode d'enregistrement de données produites en continu, sous forme de blocs liés les uns aux autres dans l'ordre chronologique de leur validation, chacun des blocs et leur séquence étant protégés contre toute modification (Voir Code monétaire et financier : art. L.54-10-1 et svts, art L.211-3 et svts et L.223-12, R211-9-7).
Il faut savoir qu’avec le DEEP, il est fait application de la technologie Blockchain.
Cette responsabilité revient au mandataire social ou juridique.
Oui, les mouvements doivent être inscrits dans le Dispositif Électronique d’Enregistrement Partagé (DEEP) - plus communément appelé “blockchain”.
Lorsque le mouvement est validé, il est « pré-ancré » par défaut. Il est alors en état de brouillon. Il est donc possible de le modifier directement. Concernant un mouvement ancré en blockchain, il suffit de faire le mouvement inverse avec la mention « annulation » pour remettre les comptes dans leur état initial.
Les mouvements ancrés en blockchain sont par essence inaltérables. Concernant les mouvements non ancrés, ou les registres qui dépendent du décret n°2019-1118, nous effectuons des backups des données toutes les 12 heures (à midi et à minuit). Ce serveur est également répliqué une fois.
Les procurations pourront être gérées avant la tenue de l’assemblée. L’associé ayant procuration recevra le lien de vote, et pourra voter à la place de l’associé absent. Une signature électronique de l'associé donnant procuration sera apposée sur un formulaire de procuration généré de manière automatique sur MonJuridique.infogreffe.
La solution MonJuridique.infogreffe peut donner accès à des statistiques (personnes présentes, nombre de voix atteint...). Mais ne prendra pas de décision sur la validité du vote, ceci restant à la charge du mandataire de la société.
Que ce soit une assemblée en entreprise ou pour une association, le processus est généralement le même.
Il se découpe en 3 étapes :
• Convocation des participants ;
• Déroulement de l’assemblée ;
• Rédaction du procès-verbal.
Ce cheminement est le plus classique, mais certaines dispositions statutaires peuvent en décider autrement.
La solution proposée par Monjuridique.infogreffe vous permet de tenir en toute sécurité et conformément à la législation applicable vos assemblées en ligne.
