Les assemblées et réunions des organes collégiaux d’une société (associés, actionnaires, administrateurs, membre du conseil de surveillance, commissaires aux comptes, représentants du comité social et économique...) sont un lieu de débats et de prise de décisions. En effet, lors de ces assemblées et réunions, les membres convoqués débattent sur un ordre du jour prédéfini et votent sur les différentes résolutions qu’il contient.
Ce processus de vote peut être entièrement dématérialisé. La démocratisation du vote électronique aux assemblées générales et réunions a été rendue possible par l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020. Elle prévoyait que toutes les sociétés commerciales, civiles mais également les groupements d’intérêt économique ou encore les associations puissent procéder à une assemblée totalement dématérialisée (convocation électronique, débats en visioconférence et votes en ligne). Cette ordonnance a longtemps été prorogée mais n’est plus en vigueur depuis le 1er octobre 2021.
De plus, la loi n°2022-46 du 22 janvier 2022 renforçant les outils de gestion de la crise sanitaire et modifiant le code de la santé publique a promulgué, dans son article 13, la simplification et l'adaptation des règles relatives aux réunions et prises de décisions des organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction. Ainsi, la dématérialisation des réunions de ces organes et le recours au vote électronique permettant l'identification des participants et garantissant leur participation effective demeuraient possibles jusqu'au 31 juillet 2022.
Toutefois, du fait de la fin de l’état d’urgence sanitaire, il convient de revenir à l’application du droit spécial des sociétés concernant le vote en ligne des assemblées générales et les réunions des organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction.
Le vote électronique est à distinguer du vote par correspondance. En effet, lors d’un vote par correspondance, l’associé va envoyer son bulletin de vote à la société afin que son vote puisse être comptabilisé lors de la tenue de l’assemblée générale. Or, en matière de vote électronique, aucun formulaire de vote n’est envoyé à la société, les votes s’effectuent directement en ligne, par le biais d’un service électronique sécurisé permettant l’identification des différents associés. Ainsi, ce vote permet decomptabiliser, instantanément, les votes des participants.
Sachant qu’un tel vote peut être programmé et s’ouvrir à date et heure certaine et se clôturer de la même manière.
Pour en savoir plus, consultez notre synthèse juridique sur le vote électronique.
Le décret n° 78-704 du 3 juillet 1978 ne prévoit pas l’éventualité d’un vote électronique. La notion de vote électronique ne faisait pas partie des problématiques de l’époque.
Cependant, avec l’entrée en vigueur de l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020l’éventualité de procéder à un vote directement en ligne, et non pas par correspondance, pour participer aux assemblées générales d’une société civile a permis de démontrer à la fois l’utilité d’un tel procédé mais également son caractère fiable. C'est pourquoi, même si ladite ordonnance n’est plus applicable depuis le 1er octobre 2021, il reste possible, pour les sociétés civiles, de prévoir dans leurs statuts que les votes aux assemblées générales (ordinaires, extraordinaires, mixtes...)pourront s’effectuer directement en ligne.
Ainsi, dans le silence de la loi il revient aux statuts d’y suppléer en prévoyant que les associés peuvent voter par le biais du vote électronique aux assemblées
générales (ordinaires, extraordinaires, mixtes...).
L’article L. 223-27 du Code de commerce dispose que lorsque les statuts le prévoient, la participation des associés à l'assemblée peut se faire par visioconférence ou par des moyens de télécommunication permettant l'identification des associés.
Exceptionnellement, il n’est pas possible de procéder à un vote électronique lorsque :
L’article L. 227-9 du Code de commerce prévoit que les formes et conditions des décisions collectives sont régies par la liberté statutaire.
Cependant, l’alinéa second dudit article impose que la prise des décisions des actionnaires soit collective pour les décisions portant sur les attributions dévolues aux assemblées générales extraordinaires et ordinaires des sociétés anonymes en matière :
La tenue des assemblées d’actionnaires est régie par l’article L. 225-103-1 du Code de commerce. Il prévoit que les statuts sont libres de stipuler que les
assemblées générales (ordinaires et extraordinaires) se tiendront exclusivement
par visioconférence ou par un moyen de télécommunication permettant l'identification des actionnaires.
Par exception, le recours à de tels procédés ne peut avoir lieu :
En application de l’article L. 225-37 al. 3 du Code de commerce, c’est au règlement intérieur du conseil d'administration de prévoir la possibilité pour les administrateurs de délibérer par des moyens de visioconférence ou de télécommunication permettant leur identification et garantissant leur participation effective.
Cependant, 3 exceptions subsistent et rendent impossible le recours à de tels moyens :
C’est l’article L. 225-82 alinéa 3 du Code de commerce qui prévoit quant à lui
que le règlement intérieur du conseil de surveillance peut prévoir la possibilité pour ses membres de délibérer « par des moyens de visioconférence ou de télécommunication permettant leur identification et garantissant leur participation effective ».
Comme pour les réunions du conseil d’administration, certaines exceptions à la dématérialisation subsistent :
Afin de faciliter l'organisation des votes lors de vos assemblées générales, nous mettons à votre disposition un modèle de bulletin de vote par correspondance téléchargeable gratuitement.
