Tout savoir sur l'extrait Kbis

L’extrait Kbis sert à justifier de l’immatriculation d’une entreprise commerciale au RCS et lui permet ainsi de réaliser diverse démarches (administratives, commerciales...) :  

• L’ouverture de comptes bancaires professionnels ;  
• L’obtention d’un prêt professionnel ;  
• L’achat de marchandises et fournitures auprès de fournisseurs.

En France, c’est le seul document qui permet de prouver l’immatriculation d’une société au RCS.

Sa durée de validité est limitée, elle est de 3 mois.

Toutes les personnes morales qui ont l’obligation de s’immatriculer auprès du RCS possèdent un extrait Kbis : société à responsabilité limitée, par actions simplifiée, anonyme, en commandite simple, en commandite par actions, en nom collectif, civile, groupement d’intérêt économique...

Par ailleurs, l’extrait est appelé LBIS lorsqu’il concerne l’immatriculation d’un établissement secondaire.

Les artisans et professions libérales sont exclus du dispositif car ils possèdent leurs propres moyens d’identification.

L’extrait Kbis contient l’intégralité des informations renseignées lors de l’immatriculation auprès du RCS, à savoir :  

• L’identité du greffier ;
• La date de mise à jour de l’extrait ;
• L’identification de la personne morale (dénomination sociale, numéro RCS, forme et capital social...) ;  
• L’identification des mandataires de la personne morale (qualité, nom et prénoms ou dénomination sociale, domicile personnel ou siège social...) ;
• Les renseignements relatifs à l’activité commerciale et à l’établissement principal (nature de l’activité exercée, date de commencement d’activité, nom commercial, origine du fonds ou de l’activité...).  

Le contenu du Kbis permet aux institutions (bancaires, financières, administratives, commerciales…) de connaître, en quelques lignes, toutes les informations relatives à la société commerciale. Il atteste de son identité et prouve ainsi sa légalité.

4.1. Quelles sont les obligations à respecter ?

Afin d’obtenir un extrait Kbis, une société doit accomplir des formalités auprès du greffe du tribunal de commerce. C’est uniquement lorsque le greffier aura vérifié l’authenticité des documents, la véracité des informations et l’éligibilité de la société qu’il lui délivrera son extrait Kbis, attestant ainsi de son immatriculation et de sa personnalité morale. Une fois l’entreprise immatriculée, elle est tenue de mettre à jour ses informations en cas de changement.

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4.1.1. Obligations de déclaration

Les personnes physiques et morales sont tenues de remplir des obligations d’information afin d’obtenir leur immatriculation. Le contenu de ces déclarations est détaillé aux articles R. 123-37 à R. 123-75-1 du Code de commerce.  

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4.1.1.1. Déclaration relatives à la personne

Pour les personnes physiques : Selon l’article R. 123-37 du Code de commerce, les personnes physiques sont tenues de déclarer :  

• Leurs nom, prénoms et domicile personnel ;  
• Leurs date et lieu de naissance ;
• Leur nationalité ;
• Les informations relatives à la déclaration d’insaisissabilité de leurs droits ;
• Les informations d’affectation de patrimoine personnel à l’activité professionnel ;
• Les informations relatives à leur immatriculation au répertoire des métiers ;  
• Les informations relatives à l’éventuel contrat d’appui au projet d’entreprise (c’est un contrat permettant aux créateurs ou repreneurs d’entreprises de bénéficier d’aide dans leurs projets) ;
• Les informations relatives à l’identité du partenaire ou conjoint collaborateur éventuel ;
• En cas de minorité : qu’elles remplissent les conditions nécessaires pour obtenir la qualité de commerçant ;
• Les informations relatives aux éventuels établissements secondaires situés en France ou dans un Etat membre de la Communauté européenne ou partie à l’Espace Économique Européen.  

‍Pour les personnes morales : Conformément aux articles R. 123-53 et R. 123-54 du Code de commerce, les personnes morales sont tenues de déclarer :

• Leur identité (dénomination, forme juridique, montant du capital et siège social...) ;
• L’identité de leurs mandataires sociaux (gérant, président, directeur général, administrateurs, membre du directoire...) ;
• L’identité du ou des potentiels commissaires aux comptes.

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4.1.1.2. Déclaration relatives à l'activité

Pour les personnes physiques : En application de l’article R. 123-38 du Code de commerce, les personnes physiques doivent également effectuer des déclarations relatives à leurs activité et établissement, elles indiquent notamment :  

• Les activités exercées, le nom commercial et l’enseigne ;
• L’adresse de l’établissement ou du local d’habitation ;  
• La date de commencement d’activité ;  
• Les informations relatives au fonds (origine, type d’exploitation, identité du précédent propriétaire en cas d’acquisition...) ;
• Les informations relatives à la location gérance (identité du loueur, durée et conditions du contrat) ;
• Les informations relatives au potentiel indivisaire des éléments d’exploitation ;
• L’identité des personnes habilités à engager la responsabilité de l’établissement par leur signature.

‍Pour les personnes morales : Conformément à l’article R. 123-53 du Code de commerce, les personnes morales sont également obligées de renseigner les informations suivantes concernant leurs activité et établissement :  

• Les activités principales exercées ;
• Les informations relatives aux potentiels établissements secondaires ;
• Les informations relatives à un éventuel contrat d’appui au projet d’entreprise.

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4.1.2. Obligations d'immatriculation

4.1.2.1. Qui doit s'immatriculer ?

Les dispositions du Code de commerce contiennent toutes les informations relatives aux obligations d’immatriculations incombant aux personnes morales.

Tout d’abord, l’article L. 123-1 du Code de commerce indique quelles sont les personnes concernées par l’obligation d’immatriculation au RCS :  

• Toutes les personnes physiques qui ont la qualité de commerçant, bien qu’elles doivent également s’inscrire au répertoire des métiers ;

• Toutes les sociétés, de personnes (société civile, en nom collectif et en commandite simple), commerciales (société à responsabilité limitée, anonyme, par actions simplifiée, en commandite par actions...), tous les groupements d’intérêt économique, établissements publics français à caractère industriel ou commercial et les émanations de l’Etat (agence commerciale, collectivité ou établissement publics étranger établis en France).

N.B. pour les sociétés en nom, l’immatriculation de la société emporte immatriculation des associés (article R. 123-34 du Code de commerce).

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4.1.2.2. Quand effectuer son immatriculation ?

Pour les personnes physiques : L’article R. 123-32 du Code de commerce prévoit que toute personne physique ayant la qualité de commerçant doit demander son immatriculation dans un délai de :  

• 1 mois précédant la date de commencement de son activité commerciale ou ;
• 15 jours (maximum) à compter du commencement de son activité commerciale.  

Pour les personnes morales : L’article R. 123-36 du Code de commerce opère une distinction entre :  

• Les sociétés et groupements d’intérêt économique : la demande d’immatriculation doit se faire dès l’accomplissement des formalités de constitution ;
• Les autres personnes morales : la demande d’immatriculation doit se faire “dans les quinze jours de l'ouverture du siège ou de l'établissement”.

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4.1.2.3. Où effectuer son immatriculation ?

Pour les personnes physiques : L’article R. 123-32 précité indique également le lieu où les personnes physiques doivent effectuer leurs démarches d’immatriculation. Elles doivent être faites auprès du greffe du tribunal de commerce dans le ressort duquel se trouve :  

• Soit leur établissement principal ;  
• Soit leur local d’habitation ;  
• Soit leur domicile personnel.  

Pour les personnes morales : L’article R. 123-35 du Code de commerce impose aux personnes morales de s’immatriculer auprès du greffe du tribunal de commerce dans le ressort duquel est situé leur siège social.

Si le siège est situé à l’étranger ou hors d’un département, c’est le greffe du tribunal du lieu d’élection de domicile français qui est compétent.

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4.1.2.4. Quelles sont les conséquences de l'immatriculation ?

L’immatriculation d’une personne, physique comme morale, emporte des conséquences juridiques. Tout d’abord, comme indiqué précédemment, l’immatriculation permet la naissance juridique de la personne, elle acquiert la personnalité morale. C’est l’extrait Kbis qui vient entériner ceci en apportant un document authentique, constamment mis à jour, qui retranscrit l’intégralité des informations relatives à la personne.  

Par ailleurs, le Code de commerce précise, à son article L. 123-7 que l’immatriculation entraîne une présomption simple de la qualité de commerçant. Dès lors, les administrations et tiers peuvent valablement renverser cette présomption en apportant une preuve contraire.

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4.1.3. Obligations de mise à jour

4.1.3.1. Dans quels cas faut-il mettre à jour son extrait Kbis ? 

Les articles R. 123-45 et R. 123-46 du Code de commerce prévoient que dès qu’une modification est apportée (changement de siège social, augmentation ou réduction du capital, démission d’un gérant...) elle doit faire l’objet d’une demande d’inscription modificative.

Cette demande doit être transmise dans un délai d’un mois à compter de ladite modification.  

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4.1.3.2. À qui envoyer la demande de modification ?

Les démarches doivent être effectuées auprès du centre de formalités des entreprises (CFE) compétent ou du greffe du tribunal de commerce du ressort dont dépend la personne.

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4.1.3.3. Comment effectuer la mise à jour de son extrait Kbis ?

Les démarches à effectuer en cas de mise à jour du Kbis diffèrent en fonction de l’objet de la modification.

Par exemple, en cas de d'augmentation du capital social en numéraire, il est nécessaire d’effectuer, dans le mois suivant la prise de décision de l’augmentation, les démarches suivantes :  

• Déposer les exemplaires originaux : de l’acte de constatation de l’augmentation de capital, des statuts mis à jour et certifiés conformes par le représentant légal ;
• Déposer les imprimés M2 remplis et signés ;
• Annexer un pouvoir du représentant légal s’il n’est pas le signataire des imprimés ;
• Transmettre une copie de l’avis d’augmentation de capital publié dans un journal d’annonces légales.  

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4.2. Quelles sont les sanctions en cas de non-respect des obligations ?

Toute personne qui ne se conforme pas aux obligations légales sera passible de sanctions (amendes, peines d’emprisonnement et complémentaires) prévues aux articles L. 123-3 à L. 123-5-2 du Code de commerce.

Par ailleurs, le Code du travail assimile à du travail dissimulé par dissimulation d’activité le fait de ne pas s’immatriculer au RCS ou de poursuivre son activité après un refus d’immatriculation (article L. 8221-3).  

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Les principales sanctions sont les suivantes :

Pour les personnes physiques : L’article L. 8224-1 du Code du travail punit de 3 ans d’emprisonnement et de 45 000 € d’amende toute personne physique qui se rend coupable de travail dissimulé (total ou partiel).

De plus, des peines complémentaires sont prévues à l’article L. 8224-3 du Code du travail, telles que : l’interdiction d’exercer certaines fonctions publiques, de se positionner sur des marchés publics pendant maximum 5 ans, l’obligation d’affichage ou de diffusion de la décision prononcée à l’encontre de l’intéressé et la confiscation des biens meubles et immeubles ayant servis à commettre l’infraction.

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Pour les personnes morales : Les articles L. 8224-5 du Code du travail et L. 131-38 du Code pénal prévoient que les personnes morales qui se rendent coupables d’un délit de travail dissimulé sont passibles d’une amende de 225 000 €.

Par ailleurs, l’article L. 8224-5 précité prévoit également les peines complémentaires suivantes : la dissolution de la personne morale ; l’interdiction, définitive ou de 5 ans maximum, d’exercer directement ou indirectement une ou plusieurs activités professionnelles ou sociales ; le placement sous surveillance judiciaire pendant 5 ans maximum ; la fermeture, définitive ou de 5 ans maximum, de tous les établissements ayant permis de commettre les faits incriminés ; la confiscation des biens meubles et immeubles ayant servis à commettre l’infraction et enfin l’interdiction pendant maximum 5 ans de percevoir toute aide publique de l’Etat, des collectivités territoriales et leurs établissement ou groupements ainsi que toute aide financière d’une personne privée chargée d’une mission de service public.

Le Kbis est public, dès lors, toute personne intéressée par son contenu peut en obtenir un extrait. Cette demande se fait généralement auprès des greffiers des tribunaux de commerce, par courrier ou directement en ligne. Cependant, nombreux sont les prestataires qui commercialisent les extraits Kbis en ligne.

Lorsque le Kbis est délivré par les services du greffe, il peut se présenter sous deux formes :  

• Un Kbis dématérialisé ou ;
• Un Kbis papier.

Il existe deux manières d’obtenir un extrait Kbis :  

• En ligne : directement sur des sites marchands, sur le site d'Infogreffe ou par le biais de sa solution Axiocap. L’avantage de la solution Axiocap est que vous pouvez obtenir un Kbis certifié et à jour pour vos sociétés ainsi que pour toutes celles incluses dans votre portefeuille ;

• Sur place : directement auprès d’un greffe d’un tribunal de commerce, il est possible d’obtenir l'extrait Kbis de toute entité.

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Quel est le coût de l'extrait Kbis ?

Le coût d’un extrait Kbis varie en fonction de son moyen d’obtention et de qui en fait la demande :

• Demande d’un extrait Kbis en version numérique : dans la plupart des cas, l’obtention d’un extrait Kbis en version numérique a un coût. Lorsqu’elle est effectuée directement auprès des services d’Infogreffe, un exemplaire coûte 3,37 €.

• Demande d’un extrait Kbis en version papier : le prix d’un exemplaire papier varie selon que la demande se fasse en ligne (prix : 4,03 €) ou directement auprès d’un greffe de tribunal de commerce (prix : 2,69 €).

L’extrait K est le corolaire de l’extrait Kbis, pour les personnes physiques exerçant sous la forme d’entreprise individuelle.  

La principale différence entre ces deux types d’extraits réside dans leur champ d’application :

• L’extrait Kbis concerne toutes les personnes morales exerçant une activité commerciale ;  

• L’extrait K concerne toutes les personnes physiques exerçant une activité commerciale par le biais d’une entreprise individuelle (auto-entrepreneur ou micro-entrepreneur).

Les artisans et les professionnels exerçant une activité libérale sont exclus du champ d’application de l’extrait K.

Dès lors, les Kbis auto-entrepreneur ou Kbis micro-entreprise n’existent pas ! Que vous soyez auto-entrepreneur ou micro-entrepreneur, vous êtes uniquement concernés par l’extrait K.