Le décret n° 2019-1118 du 31 octobre 2019 relatif à la dématérialisation des registres, des procès-verbaux et décisions des sociétés et des registres comptables de certains commerçants permet la tenue des registres de manière électronique. Ce texte est entré en vigueur le 4 novembre 2019, lendemain de sa publication au journal officiel de la République Française (JORF).
En effet, depuis l'entrée en vigueur du décret, il est possible pour les sociétés de tenir lesdits registres de manière électronique et entièrement dématérialisée :
➟ Le registre des délibérations des associés dans les sociétés en nom collectif, les sociétés en commandite simple et les sociétés à responsabilité limitée, y compris les sociétés à responsabilité limitée à associé unique.
➟ Le registre des délibérations du conseil d’administration ou du conseil de surveillance dans les sociétés par actions.
➟ Le registre de présence à ces conseils et registre des délibérations des assemblées d’actionnaires dans les sociétés anonymes.
➟ Le registre des délibérations des assemblées d’obligataires et des assemblées de titulaires de valeurs mobilières donnant accès au capital dans les sociétés par actions.
➟ Le livre des recettes et le registre des achats des commerçants relevant du régime fiscal de la micro-entreprise.
Ces registres ne sont pas inscrits sur la blockchain contrairement aux mouvements de titres mais doivent tout de même respecter certaines conditions :
Si ces conditions sont respectées, le registre aura une valeur légale identique à l’ancien registre papier et la société pourra ainsi le gérer de manière électronique et dématérialisée.
Quant aux sociétés civiles, elles peuvent également tenir le registre des délibérations des associés de manière dématérialisée. De plus, les procès-verbaux de ces dernières doivent être certifiés par signature électronique (article 45 décret n°2019-966 du 18 septembre 2019).
En ce qui concerne la signature électronique, elle est reconnue par le droit français depuis la loin°2000-230 du 13 mars 2000 relative au droit de la preuve et aux technologies de l’information. Néanmoins, les sociétés devaient conserver certains registres sur papier.
De fait, c’est en considération de l’article 26 du règlement UE n°910/2014 du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014 sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur (eIDAS)repris par l’article 1367 du Code civil, que le décret précise la signature nécessaire.
Cela a permis d’élargir l’utilisation de la signature électronique à toutes les formes de société, jusqu’ici cela concernait seulement les SAS si leurs statuts prévoyaient le registre sous forme électronique reprenant les décisions des associés ou de l’associé unique.
Ainsi, conformément à l’article26 du règlement eIDAS n°910/2014, la signature électronique avancée comprend plusieurs exigences :
➟ Être liée au signataire ;
➟ Identifier le signataire ;
➟ Avoir été créée à l’aide de données de création de signature électronique dont le signataire peut utiliser sous son contrôle exclusif ;
➟ Liée aux données associées à cette signature de telle sorte qu’une modification ultérieure soit détectable.
Cependant et conformément aux dispositions de l’article R.227-1-1 du Code de commerce, ce niveau de signature est applicable à titre supplétif dans les SAS lorsque les statuts ne précisent pas les modalités de celle-ci. Les SAS peuvent donc prévoir d’autres modalités de signature des registres sous forme électronique.
