Quelle est la différence entre une copie fidèle, une copie fiable et une copie conforme ?

1. Différence entre copie fidèle, copie fiable et copie conforme : définitions

La copie de documents rassemble plusieurs notions qu’il est important de distinguer. En effet, chaque type de copie répond à des conditions précises et les termes employés ne sont pas interchangeables.

Pour comprendre la différence entre une copie fidèle, une copie fiable et une copie conforme, il est essentiel de commencer par en rappeler les définitions :

• une copie fidèle est une copie numérique identique au document original papier, en sa forme et son contenu, obtenue via une numérisation conforme aux normes en vigueur.

• une copie fiable est une copie considérée fidèle et durable au sens du Code civil. Il s’agit donc d’une copie fidèle conservée au sein d’un Système d’Archivage Électronique (SAE) qui garantit une conservation permanente et respectueuse de l’intégrité du document selon les normes en vigueur.

• une copie conforme est une copie dont la reproduction à l’identique du document original est certifiée par un tiers de confiance.

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2. Une différence de pricédé d'obtention

La principale différence entre une copie fiable, une copie fidèle et une copie conforme réside dans le procédé d’obtention de chacun de ces documents.

Pour produire une copie conforme, que celle-ci soit au format papier ou numérique, l’intervention d’un tiers de confiance, c’est-à-dire un professionnel du droit (notaire, avocat, etc.) ou une autorité administrative ou judiciaire, est obligatoire. Le document initial est remis ou déjà en possession de l’expert ou l’autorité compétente, qui se charge de produire une copie qu’il certifie conforme à l’original.

Bon à savoir : dans le langage courant, l’expression copie conforme est parfois employée pour parler de la copie fiable.

Une copie fidèle est créée via un processus de numérisation fidèle conforme aux exigences de la norme NF Z42-026. Concrètement, dans l’objectif est d’identifier avec certitude le document, son auteur, et les éventuelles modifications qu’il aurait pu subir, le processus de numérisation doit inclure différents éléments :

• des métadonnées contextuelles ;

• un système d’horodatage qualifié ;

• et une certification numérique du document (empreinte, signature ou scellement électronique).

Bon à savoir : vous vous demandez si le service de numérisation fidèle proposé par un prestataire respecte bien les normes en vigueur ? Si c’est le cas, le prestataire en question détient la certification NF 544.

Une copie fiable est une copie particulière ; elle est obtenue lorsqu’une copie fidèle est conservée au sein d’un Système d’Archivage Électronique (SAE) de façon sécurisée et durable, autrement dit dans le respect des conditions de la norme NF Z42-013. Un SAE approprié détient la certification NF 461, qui garantit :

• qu’un système d’horodatage et d’empreinte numérique permet de préserver l’intégrité de la copie ;

• qu’un historique est mis à disposition pour tracer les éventuelles modifications ultérieures de la copie ;

• que la copie est conservée de manière durable ;

• qu’il est possible d’extraire la copie ainsi que les éléments de preuves électroniques associés.

3. Une différence de valeur probante

La plus importante différence entre une copie fidèle, une copie fiable et une copie conforme est leur valeur probante ou force probante. La valeur probante d’un document renvoie à sa qualité de preuve. Si un document est authentique, c’est-à-dire intègre, légitime et inaltéré, il peut être utilisé comme élément de preuve, notamment devant un tribunal en cas de litige.

Une copie simple ne pouvant servir de justificatif, l’enjeu d’obtenir une copie ayant valeur probante est donc central dans la numérisation de vos documents. Les copies numérisées sont plus exposées aux risques de falsification que les formats papiers, car les modifications apportées au document peuvent être invisibles. Pour cette raison, la loi reconnaît seulement certaines copies comme disposant de la valeur probante :

• La copie conforme dispose de la même valeur probante que le document original. La copie est valable en France comme à l’étranger, même si dans ce second cas, elle doit parfois être accompagnée d’une légalisation (procédure d’authentification de la signature, de l’identité et de la compétence de la personne ayant réalisé la copie) ou d’une apostille (procédure simplifiée de légalisation).

• La copie fiable a la même valeur probante que son original papier. En effet, l’article 1379 du Code civil énonce clairement “La copie fiable a la même force probante que l'original”. Il revient au juge d’apprécier cette fiabilité, qui pourra demander la présentation de l’original s’il n’a pas été détruit.

• La copie fidèle n’est pas reconnue par la loi comme disposant de la même valeur probante que son original papier. La loi précise bien que la copie fidèle seule n’est pas suffisante, puisque sa conservation dans le temps via un procédé garantissant son intégrité est exigée (ce qui répond à la définition de copie faible et non de copie fidèle).

À noter : si vous avez procédé à la dématérialisation de votre documentation d'entreprise, notamment vos registres, dès lors que vos copies numériques sont des copies fiables, vous n’êtes pas dans l’obligation de conserver vos anciens registres papiers.  

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4. Les points à retenir

Voici un résumé des différences entre copie fidèle, copie fiable et copie conforme :

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5. Obtenez des copies fiables avec Axiocap

Le service de numérisation d’Axiocap vous permet d’obtenir une copie fiable, ayant donc la même valeur probante que l’original papier.

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