L’entreprise doit tenir de nombreux registres légaux : registres d’assemblée, registre unique du personnel, DUERP, registres de sécurité, CSE, mouvements de titres…
Traditionnellement sur papier, leur gestion est facilitée par la dématérialisation : automatisation, centralisation, seuils de conformité, accès sécurisé, respect RGPD et certification eIDAS.
La dématérialisation permet une traçabilité accrue, une consultation simplifiée et un archivage sécurisé, tout en garantissant la valeur juridique.
Choisir une solution sécurisée comme Axiocap simplifie la transition et prévient les risques de non-conformité.
1. Le registre d’assemblée
Le registre des assemblées générales consigne l’ensemble de vos procès-verbaux d’assemblées générales ordinaires et extraordinaires. Sa tenue est obligatoire pour la plupart des formes sociales : SEL, SCS, société civile, SNC, SCA, SA, etc.
Sur le plan juridique, il permet d’attester la régularité des décisions collectives : approbation des comptes, nomination de dirigeants, modifications statutaires, etc.
[[start_astuce]]Dans les sociétés à un seul associé, on parle du registre des décisions de l’associé unique.[[end_astuce]]
Traditionnellement, il devait être paraphé et coté par un juge (Tribunal de commerce ou Tribunal judiciaire) ou par le maire de la commune de votre siège social. Désormais, la tenue électronique est admise, à condition que les documents soient horodatés, inaltérables et conservés dans un espace sécurisé.
[[start_attention]]Les SA doivent également tenir un registre des délibérations du conseil d’administration ou un registre des délibérations du conseil de surveillance et du directoire.[[end_attention]]
Avec Axiocap, chaque procès-verbal peut être généré, signé électroniquement et archivé automatiquement dans un registre d’assemblée numérique certifié, garantissant ainsi la valeur probante exigée par la loi.
Découvrir les avantages du registre d’assemblée dématérialisé
2. Le registre des mouvements de titres (RMT)
Le registre des mouvements de titres est obligatoire pour de nombreuses entreprises (SEL, SCA, SASU, SAS, SA). Il retrace l’historique des transferts de titres (cessions, émissions, nantissements, prêts, etc.) et permet d’identifier les actionnaires.
Ce registre constitue une preuve essentielle de la propriété des titres et de la répartition du capital social. C’est ce dernier qui rend opposable les cessions de titres intervenues.
La tenue dématérialisée du registre des mouvements de titres est particulièrement avantageuse :
- la traçabilité des opérations est renforcée ;
- les ordres de mouvement sont générés automatiquement ;
- le compte d’actionnaires est mis à jour de manière automatisée ;
- les risques d’erreurs ou de pertes de documents sont éliminés.
Découvrir les atouts de la dématérialisation du registre des mouvements de titres
3. Les registres spécifiques aux sociétés civiles
Les statuts des sociétés civiles peuvent prévoir que les cessions de parts sociales ne sont opposables à l’entreprise que par transfert dans leur registre des associés.
Celui-ci sert à recenser les parts sociales détenues et les transferts de propriété.
Ce document est essentiel pour suivre la composition du capital et le droit de vote de chaque associé.
[[start_astuce]]Les statuts peuvent également prévoir la remise d’un certificat représentatif de parts sociales à chaque associé.[[end_astuce]]
La version dématérialisée permet d’assurer une traçabilité parfaite des opérations et de partager le registre en toute sécurité.
4. Les principaux registres liés à l’embauche de salariés
Le registre unique du personnel
Conformément à l’article L1221-13 du Code du travail, le registre unique du personnel recense tous les salariés de votre entreprise par ordre d’arrivée avec les informations suivantes :
- leur identité ;
- leur parcours (date d’entrée et de sortie, qualifications, etc.) ;
- le type de contrat.
Sa tenue est obligatoire dès la première embauche.
Il peut être tenu en format numérique à condition d’avoir au préalable consulté le comité social et économique (CSE) de l’entreprise.
[[start_attention]]Vous risquez une amende de 750 € par salarié en cas d’absence ou de données erronées dans le RUP.[[end_attention]]
Axiocap vous permet de générer automatiquement votre registre unique du personnel et d’effectuer les mises à jour en quelques clics.
Découvrir les avantages du registre unique du personnel dématérialisé
Le document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP)
Le DUERP liste l’ensemble des risques auxquels sont exposés vos salariés et les mesures de prévention mises en place.
Sa dématérialisation facilite le suivi de vos actions de prévention et le partage avec la direction, les représentants du personnel et le service de santé au travail.
[[start_attention]]Vous risquez une contravention de 1 500 € en cas de non tenue ou de non mise à jour du DUERP.[[end_attention]]
Le registre des questions du comité social et économique (CSE)
Les entreprises de moins de 50 salariés dotées d’un CSE doivent obligatoirement consigner les questions posées par les représentants du personnel et les réponses de l’employeur.
Le format électronique du registre CSE facilite la consultation partagée et la recherche rapide d’informations historiques.
[[start_attention]]L’absence du registre du CSE est sanctionnée par une amende de 7 500 €.[[end_attention]]
5. Comment gérer ses registres légaux d’entreprise de manière dématérialisée ?
La loi autorise désormais la tenue dématérialisée de la majorité des registres légaux, à condition que le système utilisé assure leur intégrité, leur lisibilité et leur traçabilité. Il s’agira même certainement d’une obligation dans les mois à venir au regard de la nouvelle réforme de la facturation électronique obligatoire.
Prêt(e) à vous lancer dans la dématérialisation de vos registres d’entreprise en 2026 ?
La première étape pour passer au 100 % numérique est bien entendu de choisir une solution digitale sécurisée, comme Axiocap. Commencez par identifier vos besoins en matière de registres à dématérialiser et les normes que les entreprises proposent (respect de la RGPD, certification ISO 27001, signature électronique certifiée eIDAS, etc.).
Par ailleurs, la plateforme en ligne sélectionnée doit être intuitive et facile à prendre en main par vos collaborateurs. En effet, le processus de validation et de signature de vos documents se fera de manière digitalisée.
[[start_astuce]]Axiocap vous permet de définir des droits d’accès différenciés pour éviter toute fraude ou falsification. Vous gardez ainsi le contrôle et décidez qui peut consulter, modifier ou signer un document.[[end_astuce]]
Une fois la plateforme correctement paramétrée, il ne vous restera plus qu’à numériser vos documents pour les déposer dans votre coffre-fort numérique et constituer vos registres obligatoires dématérialisés.
La dématérialisation devient ainsi un levier de conformité légale, de sécurité et de productivité, bien au-delà d’une simple modernisation administrative.
Axiocap ne se contente pas de vous permettre de dématérialiser vos registres légaux, elle vous offre en plus la possibilité de gérer en ligne toutes les procédures liées à la tenue des registres (y compris, les assemblées générales). Nous nous occupons même de la migration de vos registres papier vers le numérique.
