L’archivage électronique à valeur probante garantit l’intégrité, la traçabilité et la pérennité des documents numériques, afin qu’ils puissent être produits comme preuve.
En France, deux normes principales encadrent cette pratique :
- NF Z42-013 : référence pour les systèmes d’archivage électronique (SAE).
- Garantit : intégrité, authenticité, traçabilité, pérennité, sécurité et réversibilité.
- Mise à jour en 2020 pour renforcer la cybersécurité et le chiffrement.
- NF Z42-026 : encadre la numérisation fidèle des documents papier.
- Assure une copie fidèle, avec horodatage, empreinte électronique et signature.
- Certification associée : NF 544.
Ces normes, associées aux standards ISO 14721, ISO 14641 et au règlement eIDAS, permettent une conservation numérique fiable et opposable en justice.
1. Quelles sont les normes françaises relatives à l’archivage électronique à valeur probante ?
L’archivage électronique ne se résume pas à stocker des fichiers sur un serveur ou un cloud. Pour qu’un document dématérialisé puisse être produit comme preuve en cas de contrôle, de litige ou d’audit, il doit être archivé selon des règles strictes garantissant son intégrité, sa traçabilité et sa lisibilité dans le temps.
En France, l’AFNOR a publié plusieurs normes destinées à encadrer cette pratique, dont les plus importantes sont la NF Z42-013 et la NF Z42-026.
La norme NF Z42-013 : la référence de l’archivage électronique à valeur probante
Créée en 1999 et régulièrement mise à jour, la norme NF Z42-013 définit les conditions auxquelles doit répondre un système d’archivage électronique (SAE) pour garantir la valeur probante des documents qu’il conserve.
Concrètement, elle encadre :
- la traçabilité des processus en œuvre dans l’archivage électronique :
- les exigences en matière de sécurité et d’accès.
L’objectif est de s’assurer qu’un document électronique archivé selon cette norme pourra être produit en justice avec la même force probante qu’un original papier. On parle alors de copie fiable au sens de l’article 1379 du Code civil.
[[start_astuce]]L’article 1366 du Code civil confère aux documents électroniques la même force probante que ceux papier à condition que la personne dont ils émanent soit identifiée et qu’ils soient établis et conservés de manière à garantir leur intégrité. [[end_astuce]]
Un SAE certifié NF Z42-013 vous garantit les points suivants :
- la préservation de l’intégrité et de l’authenticité de vos documents (via horodatage et empreinte numérique) : vous pouvez ainsi prouver que les documents n’ont pas été modifiés sans autorisation ;
- la pérennité : l’archivage des documents est assuré pendant la durée légale de conservation. Ils doivent également demeurer accessible et lisible dans le temps ;
- la traçabilité : chaque document a un historique pour retracer toutes les informations de son cycle de vie (date de création, éventuelles modification, liste des accès, etc.) ;
- la réversibilité : vous pouvez extraire les documents électroniques ;
- la sécurité : le SAE doit empêcher les pertes de données, les accès non autorisés et les cyberattaques.
[[start_astuce]]Les documents sont généralement archivés dans le format PDF/A. Il assure la pérennité des informations et leur intégrité. De ce fait, il répond parfaitement aux exigences de la norme NF Z42-013. [[end_astuce]]
La norme NF Z42-013 a été mise à jour en 2020 pour notamment renforcer les exigences de cybersécurité et émettre des recommandations en matière de numérisation d’originaux et de chiffrement.
La norme NF Z42-026 : la numérisation fidèle des documents papier
Complémentaire à la norme NF Z42-013, la norme NF Z42-026 s’intéresse non pas à la conservation des documents électroniques, mais à leur création à partir d’originaux papier.
Elle définit les conditions techniques et organisationnelles à respecter pour que la copie numérique d’un document papier puisse être considérée comme copie fidèle.
Cette norme encadre notamment :
- les étapes d’une numérisation fidèle ;
- la présence de métadonnées contextuelles pour identifier la copie et connaître le contexte de numérisation ;
- la traçabilité de la copie numérique (horodatage qualifié, empreinte électronique, signature électronique, scellement électronique) ;
- la documentation à établir sur les processus de numérisation utilisés.
[[start_astuce]] La conformité à cette norme est prouvée par la certification NF 544. [[end_astuce]]
En pratique, si vous scannez des documents conformément à la NF Z42-026, ils obtiennent la qualité de copie fidèle. Ensuite, il vous faut les archiver dans un SAE certifié NF Z42-013 (copie fiable) pour pouvoir les conserver exclusivement sous format électronique.
Avec Axiocap, vous pouvez transformer tous vos registres papier en archives numériques fiables, durables et opposables en justice (dans le respect de l’article 1379 du Code civil, et des normes NF Z42-026 et NF Z42-013).
C’est simple et totalement sécurisé : notre équipe récupère vos registres et elle les scanne en haute résolution. Ils sont également horodatés (selon la norme NF Z42-026) et déposés dans votre coffre-fort numérique (selon la norme NF Z42-013).
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2. Quelles sont les normes internationales relatives à l’archivage électronique à valeur probante ?
Au-delà du cadre français, plusieurs normes internationales encadrent l’archivage électronique. Elles visent à harmoniser les pratiques et à garantir la pérennité des archives numériques à l’échelle mondiale.
La norme ISO 14721:2012 (modèle OAIS)
La norme ISO 14721, plus connue sous le nom de modèle OAIS (Open Archivai Information System), établit un modèle de référence pour les systèmes d’archivage électronique.
Elle modélise les éléments suivants afin d’assurer la pérennité de l’information numérique :
- les responsabilités ;
- fonctions essentielles d’un système d’archivage pérenne ;
- l’organisation nécessaire.
Cette norme constitue une base méthodologique solide pour garantir la durabilité et l’interopérabilité d’un SAE.
Elle a été mise à jour en 2024 pour apporter des améliorations au modèle proposé.
La norme ISO 14641
La norme NF Z42-013 a donné naissance à la norme internationale ISO 14641 qui reprend ses principes.
Elle définit les exigences fonctionnelles et techniques d’un système d’archivage électronique sécurisé, afin de garantir la conservation intègre, pérenne et traçable des documents numériques.
Cette norme est particulièrement utile lorsque vous opérez dans plusieurs pays.
Le règlement eIDAS
Le règlement européen eIDAS a défini les règles qui régissent l’authenticité des documents électroniques et les prestataires de confiance.
À titre d’exemple, il reconnaît et définit trois types de signature électronique :
- la signature électronique simple ;
- la signature électronique avancée ;
- la signature électronique qualifiée.
[[start_astuce]]La signature électronique avancée d’Axiocap est 100 % conforme aux exigences du règlement eIDAS. Elle a pleine valeur légale. [[end_astuce]]
Les normes ISO 15489 et ISO 27001
Les normes ISO 15489 et ISO 27001 fixe les principes de :
- la gestion des documents archivés ;
- la sécurité des systèmes d’information ;
- la protection des données.
Adopter un système d’archivage électronique conforme à ces normes vous permet de sécuriser vos documents sensibles, de répondre aux obligations légales et de gagner en sérénité face aux enjeux de conformité numérique.
Passez à la dématérialisation de vos registres légaux avec Axiocap. Tous vos documents numériques auront la valeur de copie numérique fiable et pourront être opposables en justice. Pour cela, Axiocap respecte toutes les normes en vigueur. Par exemple, nous avons mis en place l’horodatage sécurisé de vos registres pour remplacer la cote et le paraphe du greffe (moins de démarches et plus de sécurité). Ce procédé assure la fiabilité et la traçabilité de vos documents.
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