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1. Quel est le rôle de l’assemblée générale d’une association sportive ?
L’assemblée générale d’une association sportive sert à prendre les décisions importantes relatives à sa gestion courante et d’informer ses membres sur les actions réalisées et les projets à venir. Elle est obligatoire pour :
- les associations reconnues d’utilité publique ;
- les associations rémunérant au moins un de ses dirigeants ;
- les associations percevant des subventions publiques ;
- les associations agréées par les ministères de pêche et de production du milieu aquatique et départementales ;
- les associations le prévoyant dans leurs statuts.
Pour les associations sportives, il faut se référer à l’article R121-3 du Code du sport. Il indique que les statuts des associations et fédérations sportives doivent prévoir un nombre minimum de réunions de l’assemblée générale et du conseil d’administration par an. Par ailleurs, chaque adhérent doit pouvoir participer à l’assemblée générale de l’association sportive. D’ailleurs, cette dernière est chargée de désigner le conseil d’administration par bulletin secret. Sans le respect de ces éléments, une association sportive ne peut pas obtenir son agrément.
Les assemblées générales d’association sportive peuvent prendre trois formes différentes :
- les assemblées générales constitutives tenues à la création des associations et qui réunissent tous leurs membres fondateurs ;
- les assemblées générales ordinaires (AGO) pour l’approbation des comptes, la présentation de la gestion de l’année, le vote du budget, la planification de l’année à venir, la nomination des dirigeants et la détermination des cotisations ;
- les assemblées générales extraordinaires (AGE) qui interviennent pour les décisions entraînant la modification des statuts.
Ce sont les statuts et le règlement intérieur qui définissent les modalités de l’organisation des assemblées générales des associations sportives. Par exemple :
- les membres de l’association à convoquer ;
- les règles relatives à la convocation ;
- les modalités de vote (quorum, mode de scrutin, les règles de majorité, etc.).
Bon à savoir : Pensez à convoquer le commissaire aux comptes si votre association en a nommé un.
Passez à la dématérialisation de vos assemblées générales avec Axiocap. Tout est plus simple et plus rapide avec notre plateforme tout-en-en : convocation à l’aide d’un recommandé électronique, calcul automatique des voix, procès-verbal dématérialisé, etc.
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2. Quelles sont les règles à respecter pour convoquer une assemblée générale d’association sportive ?
Les statuts prévoient les règles d’organisation de l’assemblée générale d’une association sportive, notamment la période de tenue de la réunion (par exemple, six mois après la clôture de l’exercice comptable), le mode et un délai de convocation, ainsi que l’organe chargé de procéder à la convocation.
La convocation peut être effectuée à l’aide de méthodes variées telles que la remise d’un bulletin, une publication dans la presse ou une mention sur son site web. Néanmoins, il est courant d’utiliser la lettre recommandée avec accusé de réception.
Avec Axiocap, vous avez le choix entre nos trois modes d’envoi de convocations par mail opposable. Le plus : le suivi en temps réel de l’ouverture des e-mails par les participants.
La convocation doit contenir les informations suivantes :
- le nom et l’adresse de l’association sportive ;
- la date de la convocation ;
- le type de réunion ;
- la date, l’heure et le lieu de l’assemblée ;
- l’ordre du jour ;
- la personne à l’origine de la réunion.
Elle s’accompagne des documents requis pour procéder au vote lors de l’assemblée générale de l’association sportive. Par exemple, le compte de résultat, le bilan, les livres des comptes et les rapports d’activités sont à envoyer avec la convocation lors de l’assemblée générale ordinaire annuelle de l’association sportive.
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3. Quel est le déroulement d’une assemblée générale d’association sportive ?
Une assemblée générale d’association sportive se déroule en quatre étapes qu’il s’agisse d’une réunion physique ou d’une assemblée générale en ligne. À savoir :
- la signature d’une feuille de présence ;
- le discours du président et la présentation des rapports ;
- le débat et le vote ;
- la rédaction du procès-verbal de l’assemblée générale.
La signature d’une feuille de présence
L’assemblée générale d’une association sportive débute par l’émargement d’une feuille de présence afin de savoir si le quorum exigé est atteint. Il s’agit du nombre minimal de personnes devant être présentes ou représentées pour que la réunion soit tenue. Les règles de quorum sont normalement prévues par les statuts. Lorsque le quorum n’est pas atteint, la réunion est décalée à une autre date.
Une fois la feuille de présence signée par tous les membres présents, ces derniers doivent désigner un président de séance (et éventuellement un secrétaire et/ou un scrutateur) sauf si les statuts prévoient qu’il s’agit du président de l’association.
Avec Axiocap, la génération de votre feuille de présence sera automatique et vous pourrez recourir à la signature électronique avancée.
Le discours du président et la présentation des rapports d’activité
L’ouverture des débats commence par un discours du président. Il sert à présenter l’ordre du jour et à faire un bilan de l’année écoulée.
Ensuite, le président évoque les différents rapports d’activités à l’ordre du jour. À savoir :
- le rapport moral : il sert à rendre compte des activités réalisées au nom de l’association et sa gestion courante ;
- les rapports financiers : il comprend le bilan comptable et le compte de résultat de l’association sportive afin de donner une vision de ses flux financiers et d’expliquer son état de santé ;
- le rapport du commissaire aux comptes lorsqu’il a été désigné.
Les rapports font l’objet de discussion, notamment pour l’approbation des comptes, la validation du budget prévisionnel, la nomination des dirigeants ou encore les nouvelles orientations. Ils sont ensuite soumis au vote.
Avec Axiocap, profitez du vote électronique, résolution par résolution. Le calcul du nombre de voix et l’intégration des résultats dans le procès-verbal seront automatiques.
Le débat suivi du vote
Après la présentation et l’approbation des rapports, chaque point inscrit à l’ordre du jour doit faire l’objet d’un débat et d’un vote. Le mode de scrutin dépend des règles prévues dans les statuts (par exemple, à main levée ou à bulletin secret).
En pratique, chaque membre dispose d’une voix. Toutefois, les statuts peuvent accorder une voix supplémentaire à certains membres. Pour qu’une décision soit adoptée, une majorité spécifique doit être atteinte en fonction des modalités fixées dans les statuts (majorité simple, majorité relative, majorité absolue ou unanimité).
Bon à savoir : En l’absence de précisions dans les statuts, le président détermine le mode de vote et le fait valider par l’assemblée générale de l’association sportive.
La rédaction d’un procès-verbal d’assemblée générale
La rédaction d’un procès-verbal d’assemblée générale d’association sportive est facultative, sauf disposition contraire dans les statuts. Néanmoins, il donne une transcription exhaustive du déroulement de la réunion et peut servir de preuve en cas de litige.
Il est rédigé au cours de la séance par le secrétaire. Il reprend :
- l’identité de l’association sportive ;
- le lieu et la date de l’assemblée générale ;
- le nom des membres présents et absents ;
- les noms des titulaires de procuration ;
- le quorum atteint ;
- l’ordre du jour ;
- les débats ;
- les résultats des votes ;
- les résolutions adoptées.
Bon à savoir : En cas d’AGE, il est également nécessaire de procéder à la mise à jour des statuts.
Une copie du procès-verbal doit être conservée dans un registre d’assemblée générale mis à disposition au siège de l’association sportive. Le procès-verbal est également à transmettre à la préfecture dans les trois mois suivant la réunion lorsque des résolutions ont modifié :
- le nom ou l’objet de l’association ;
- l’adresse du siège social ;
- les dirigeants ;
- les statuts.
C’est également le cas lors de l’ouverture (ou le fermeture) d’un lieu d’exercice de l’association sportive, de l’acquisition ou du transfert de la propriété d’un bien et de l’établissement d’une nouvelle composition d’une union ou d’une fédération.
Il est également recommandé de procéder à la publication des procès-verbaux d’assemblée générale modifiant les statuts de l’association sportive au journal officiel des associations et des fédérations d’entreprises (JOAFE). La plateforme d’Axiocap vous permet de trier, d’archiver et de protéger tous vos procès-verbaux d’assemblées générales d’association sportive.
L’assemblée générale d’une association sportive est un moment d’échange qui garantit une gouvernance transparente et qui permet de prendre les décisions essentielles pour son avenir et son développement. Cette dernière doit être organisée au minimum une fois par an en fonction des règles prévues dans les statuts de l’association sportive.
Gagnez en efficacité et en sécurité avec la plateforme intuitive tout-en-un d’Axiocap. Elle vous permet de tenir toutes vos formalités juridiques en ligne.
