Les documents statutaires sont principalement les statuts de la société et les registres obligatoires, tels que le registre des assemblées générales et le registre des mouvements de titres.
Ces documents ont valeur probante et peuvent donc servir de preuve en cas de litige.
Leur conservation, soumise à une durée légale, doit donc se faire en toute sécurité et leur gestion doit garantir leur inaltérabilité, leur traçabilité et leur conformité.
1. Qu’est-ce que les documents statutaires d’une entreprise ?
Les documents statutaires, ou documents sociaux, sont des documents essentiels pour l’entreprise, car ils sont liés à ses règles de fonctionnement et aux décisions prises pour sa gouvernance.
Les principaux documents statutaires d’une entreprise sont :
- Les statuts de la société : il s’agit du document fondateur de celle-ci. Il est rédigé au moment de sa création et rassemble toutes les règles juridiques, fiscales et sociales de la société. Ils décrivent son organisation et son fonctionnement. Les statuts sont signés par l’ensemble des associés.
- Le pacte d’associés ou pacte d’actionnaires : cet acte, facultatif, vient en complément des statuts de la société. Il s’agit d’un contrat conclu entre plusieurs associés pour déterminer leurs rapports entre eux et éviter de futurs litiges. Le pacte peut attribuer des avantages en termes de pouvoirs ou de droits à des associés désignés, établir des règles de sortie de la société ou de non-concurrence.
- Les autres actes annexés aux statuts : un rapport d’un commissaire aux apports, visant à évaluer le montant des apports de chaque associé au capital, peut être annexé aux statuts. Il est également possible d’ajouter un règlement intérieur, qui précise le fonctionnement interne de l’entreprise.
- Le registre des assemblées générales : ce registre réunit l’ensemble des procès-verbaux des assemblées générales. Il permet de tracer les différentes décisions prises pour la société. La feuille de présence et des pouvoirs, émargées par les associés lors des assemblées générales, font également partie des documents statutaires.
- Le registre des mouvements de titres : ce registre rassemble toutes les opérations sur le capital de la société. Il permet donc de tracer les opérations ayant affecté la répartition des titres (actions ou parts sociales), comme un achat, une cession, une donation, un nantissement, la réalisation d’un apport, l’émission de nouveaux titres via une augmentation de capital ou l’annulation de titres via une réduction de capital.
[[start_astuce]]Les comptes annuels de la société, les rapports des commissaires aux comptes et les rapports du gérant ou du conseil d’administration font également partie des documents statutaires. [[end_astuce]]
2. Quelle est la durée de conservation des documents statutaires d’une entreprise ?
Les documents sociaux doivent être conservés pour une durée déterminée par la loi.
Voici combien de temps vous devez conserver vos documents statutaires :
- Statuts de la société et documents annexés : durant toute la vie de la société et 5 ans après sa disparition (radiation).
- Le registre des assemblées générales : 6 ans à compter de la date du dernier procès-verbal.
- Le registre des mouvements de titres : il n’existe aucun délai légal, mais l’Ansa recommande de le conserver durant toute la vie de l’entreprise et 5 ans après sa disparition (radiation).
- Les comptes annuels : ils doivent être conservés pendant 10 ans.
- Les feuilles de présence d’assemblée générale, les rapports du commissaire aux comptes, du gérant ou du conseil d’administration : les 3 derniers exercices doivent être archivés.
Cette conservation des documents statutaires est une obligation. Si l’administration ou une autorité compétente vous demande de fournir un document et que vous n’êtes pas en capacité de le transmettre, car vous ne l’avez pas conservé, vous pouvez vous placer dans une situation préjudiciable. Également, en cas de litige, ces pièces peuvent servir de preuve pour vous défendre.
Il est donc essentiel de bien conserver vos documents dans un espace sécurisé, afin d’éviter toute perte, altération ou risque de fraude.
3. Pourquoi une bonne gestion des documents statutaires est indispensable ?
Il est important pour les entreprises de bien gérer leur base documentaire, notamment pour les documents statutaires. En effet, si certains documents doivent être archivés de façon simple, comme les statuts de la société, les registres quant à eux demandent le respect d’un certain formalisme.
Les registres sont organisés de manière chronologique. Il existe d’ailleurs pour le registre des assemblées générales et le registre des mouvements de titres une obligation de cote, c’est-à-dire de numérotation des pages, réalisée par le greffe du tribunal de commerce. À celle-ci, s’ajoute également une obligation de paraphe.
[[start_astuce]]Si vous optez pour un registre dématérialisé, vous n’êtes pas soumis à l’obligation de cote et paraphe auprès du greffe, mais seulement si vous utilisez un système d’horodatage qualifié et un outil de signature électronique avancé. [[end_astuce]]
Ce formalisme permet de garantir l’unicité du registre, qu’il est bien tenu et qu’il n’a pas été falsifié. Aucune pièce ne peut être ajoutée, retirée, inversée avec une autre, ou même modifiée. La tenue de vos registres doit être irréprochable sur ce point, car toute erreur peut être sanctionnée lors d’un contrôle des autorités compétentes et/ou remettre en question la valeur probante du document.
4. Comment assurer une conservation et une gestion sécurisée des documents statutaires ?
Vous l’avez compris, bien conserver et gérer vos documents statutaires est primordial. Avec la possibilité de dématérialiser sa documentation, l’option du format numérique apporte de nombreux avantages en termes de stockage et gestion sécurisée face au format papier.
Tout d’abord, le risque de perte et d’altération est diminué. Il est facile d’égarer une feuille volante d’un registre ou d’oublier de remettre un document à sa place suite à sa consultation. Également, l'espace de stockage de vos locaux n’est pas à l’abri d’un sinistre qui pourrait rendre votre documentation inutilisable. Avec des documents statutaires dématérialisés, vous éliminez ces risques.
Le vol et la falsification des documents sont également diminués avec une solution numérique. Les systèmes de gestion électronique des documents (GED) vous permettent de mettre en place des accès différenciés, pour limiter le droit de consultation et de modification d’un document aux personnes habilitées. Des systèmes d'horodatage qualifiés et des outils signature électronique avancés rendent la modification des documents impossible et assurent une traçabilité complète.
[[start_astuce]]Pour déterminer si un horodatage ou une signature électronique est suffisamment sécurisé, vous pouvez regarder leur conformité au règlement eIDAS. [[end_astuce]]
D’un point de vue gestion, une solution digitale vous permet de garantir la conformité de votre documentation.
En plus d’une gestion documentaire simplifiée et plus fluide, des analyses et des rappels peuvent être programmés pour s’assurer que tout est en ordre et conforme aux exigences légales.
5. Le coffre-fort numérique d’Axiocap pour des documents stockés en toute sécurité et une gestion optimisée
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La traçabilité de votre documentation est assurée grâce à notre système d’horodatage qualifié et notre outil de signature électronique avancé certifié eIDAS.
Également, notre système d’archivage électronique (SAE) est conforme à la norme NF Z42-020 pour garantir la valeur probante de vos documents statutaires numériques.
