En 2025, les registres légaux n’ont plus à être tenus sur papier. Leur dématérialisation est autorisée par la loi, sous réserve de garantir leur intégrité, leur lisibilité et leur conservation. Axiocap propose une solution fiable et conforme pour gérer ces registres en toute sécurité.
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1. Les registres légaux doivent-ils encore être tenus au format papier en 2025 ?
La réponse est non : le support papier n’est plus une obligation légale, notamment depuis le décret n°2019-1118 du 31 octobre 2019. En 2025, la tenue des registres juridiques peut parfaitement s’effectuer sous format numérique, à condition de respecter un certain nombre d’exigences garantissant leur valeur probante.
Selon la loi, les entreprises restent tenues de conserver un ensemble de registres obligatoires, parmi lesquels figurent notamment :
- le registre des assemblées générales (contenant les procès-verbaux des décisions collectives) ;
- le registre des délibérations des organes de gouvernance (conseil de surveillance, conseil d’administration) ;
- le registre de mouvements de titres ;
- le registre unique du personnel.
Ces registres ont pour fonction de documenter les décisions prises et de garantir leur opposabilité devant les autorités de contrôle ou les tribunaux de commerce.
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2. En quoi la dématérialisation est-elle une option sûre et plus performante ?
Pour une entreprise et notamment les directions juridiques, la dématérialisation représente un levier stratégique qui allie sécurité juridique, efficacité opérationnelle et conformité renforcée.
Une sécurité juridique renforcée
Les documents juridiques dématérialisés bénéficient de mécanismes de sécurisation avancés. Grâce à la signature électronique avancée, à l’horodatage certifié et à des systèmes d’archivage probants, ces pièces acquièrent une valeur juridique opposable.
En cas de litige, leur intégrité peut être démontrée, ce qui limite fortement les risques de falsification, de perte ou de contestation.
De plus, en centralisant ces documents dans un environnement électronique partagé, les entreprises réduisent les risques liés à l’accessibilité physique (vol, incendie, mauvaise manipulation), tout en assurant une disponibilité immédiate pour les collaborateurs autorisés, contrairement aux registres papier.
Une performance opérationnelle au service des entreprises
La dématérialisation facilite considérablement la gestion documentaire. Les recherches sont instantanées, la consultation à distance est possible et l’organisation des documents juridiques devient fluide et harmonisée.
Dans un environnement multi-sites ou en télétravail, les directions juridiques et administratives bénéficient d’un accès synchronisé à l’ensemble des registres légaux dématérialisés. Cela fluidifie la gouvernance, optimise les circuits de validation et permet un pilotage plus agile des obligations réglementaires.
Une conformité simplifiée et plus réactive
La digitalisation permet un suivi automatisé des obligations légales : rappels d’échéances, alertes de non-conformité, documentation à jour… Autant d’atouts en cas de contrôle. Elle facilite aussi le respect des cadres réglementaires transversaux tels que le RGPD ou les obligations de transparence financière.
Cette anticipation limite les risques de redressement ou de sanction et permet aux entreprises de défendre efficacement leurs intérêts.
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3. Comment sécuriser vos registres numériques avec la solution Axiocap ?
La dématérialisation des registres ne s’improvise pas. Pour garantir leur opposabilité juridique et leur pérennité, il est essentiel de s’appuyer sur une solution conforme, robuste et évolutive. C’est ce que propose Axiocap, filiale d’infogreffe intervenant dans la digitalisation des registres légaux.
Une plateforme sécurisée et conforme aux exigences réglementaires
Axiocap met à disposition une plateforme dédiée à la gestion des registres légaux dématérialisés, intégrant des fonctionnalités avancées de sécurisation.
Le registre des assemblées générales, les mouvements de titres, les décisions collectives ou encore les ordres de mouvements peuvent y être traités et conservés dans un coffre-fort numérique certifié. Les accès sont strictement contrôlés, garantissant une confidentialité maximale.
Une solution adaptée aux professionnels du droit et de l’entreprise
La plateforme s’adresse aussi bien aux TPE, PME et ETI, qu’aux directions juridiques, experts-comptables ou cabinets d’avocats. Chaque utilisateur bénéficie d’une interface intuitive et de fonctionnalités conçues pour répondre aux obligations réglementaires spécifiques à son secteur.
Des bénéfices concrets pour la conformité et la gestion quotidienne
Outre la sécurisation des registres, la solution permet un gain de temps considérable : recherche documentaire facilitée, préparation des contrôles simplifiée, suivi des obligations automatisé. Elle permet également de réduire les coûts liés à l’impression, au stockage physique ou aux envois postaux.
Grâce à cette centralisation, les documents juridiques sont toujours à jour, accessibles et opposables en cas de contentieux devant les tribunaux de commerce.
