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1. Quel est l’objectif principal de la digitalisation juridique ?
À l'ère moderne, le numérique tient une place de plus en plus grande et les connaissances juridiques, bien que nécessaires à la profession, ne sont plus suffisantes. Le monde traditionnel du droit doit s’ouvrir et s’adapter aux transformations du monde qui l’entoure, la direction juridique doit innover pour rester performante.
Cette nécessité est née de deux objectifs qui, en apparence semblent contradictoires. D’une part, il existe une nécessité de renforcer la sécurité juridique et d’éviter les risques compliance (dans un contexte d’inflation législative et réglementaire). D’autre part, le contexte économique conduit les entreprises à économiser du budget en réduisant les coûts.
Or, la direction juridique est souvent décriée comme un centre de coûts et critiquée pour entraver le business du fait de processus lourds. Elle serait un frein pour les clients internes et externes, alors même que le respect des règles de droit est essentiel à la bonne conduite des affaires. C’est précisément cette discordance entre le temps juridique et le temps du business que la digitalisation vient résorber.
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2. Les grandes étapes de la digitalisation du département juridique
La digitalisation en direction juridique se traduit par l’identification et l’optimisation des tâches chronophages et standards, afin de pouvoir consacrer davantage de temps aux tâches ayant une réelle valeur ajoutée, tel que le risk managment. Ce processus est un projet qui doit être piloté. Ainsi, après un état des lieux de l’existant, deux grandes étapes doivent être distinguées.
L’identification des besoins :
À ce stade, il s’agit de définir à partir des besoins des objectifs quantifiables. Ces besoins doivent être déterminés par les utilisateurs, on distingue alors trois niveaux :
- La direction juridique, est le premier acteur à être concerné. C’est notamment les cas du service corporate, qui se trouve souvent encombré par des tâches à faible valeur ajoutée. En effet, la gestion du droit des sociétés peut s’avérer lourde et chronophage. À cet effet, Axiocap est une solution qui permet de dématérialiser le processus de préparation et de gestion des assemblées générales.
- Les clients internes : les divers départements tels que l’informatique, la finance, ou les achats….
- Les clients externes.
Finalement, la digitalisation est commandée par un besoin qui touche tant le juriste que ses clients internes ou externes, c’est donc un changement collaboratif qui implique l’avis de toutes les parties prenantes.
L’expérience client est placée au centre, il faudra donc identifier les clients, puis les problématiques (silencieuses ou visibles) récurrentes. Cette démarche proactive conduit à la mise en place d’un dialogue concernant la vision et les besoins « business » de chacun. Par ailleurs, ce travail de création évitera la superposition de process et d’outils qui fatalement conduiront à l’illisibilité et s’avéreront donc contre-productifs.
La mise en place d’outils pertinents et la formation des utilisateurs
Dès lors que les besoins ont été définis, il faut sélectionner les outils pertinents. Ces outils peuvent être élaborés en interne avec l’aide de la DSI (Direction des Systèmes Informatique) ou bien externalisés. En effet, avec l’essor du domaine de la Legaltech, une pléthore d’outils digito-juridiques sont disponibles sur le marché. L’utilisation de solutions technologiques permet d’effacer les tâches routinières, qui représentent un gros volume, l’idée étant « d’industrialiser » ces tâches.
À la question « Quels process de votre direction juridique sont les plus impactés par la digitalisation ? » (Dans le cadre d’une étude réalisée par le Cercle Montesquieu en collaboration avec le cabinet d’avocat CMS Francis Lefebvre Avocats), le top 3 compte :
- La gestion électronique des documents, avec notamment l’usage de coffre-fort en ligne et de la signature électronique, tels que proposés par Axiocap.
- La gestion contractuelle.
- Le suivi des sociétés.
Au-delà du choix des outils, la transition vers des outils numériques n’est pas aisée pour tous ; l’étape formation apparaît donc ici indispensable. De plus, il est important de sensibiliser l'équipe aux avantages de la digitalisation, notamment en termes d'efficacité, de réduction des risques et d'amélioration de la collaboration.
Le suivi et l’optimisation
La digitalisation est un effort continu. Des mécanismes de suivi et d'évaluation doivent être mis en place afin de mesurer l'efficacité des nouveaux outils et identifier les domaines où des améliorations apparaissent nécessaires.
Ce travail empirique, nécessite de mettre en place des indicateurs, les fameux KPI pour mesurer le gain de production et d’efficacité.
En fonction des résultats obtenus et des retours d'expériences, des ajustements pourront être apportés. Encore une fois, la digitalisation est un projet qui se bâtit progressivement sur la durée.
En conclusion, la digitalisation d'une direction juridique est un processus complexe, mais essentiel à l'ère numérique. Cependant, il est important de noter que la réussite de la digitalisation dépendra de la planification minutieuse, de l'engagement de l'équipe.
Pour réussir, la digitalisation de votre entreprise vous pouvez consulter notre article relatant « Les étapes clés pour réussir sa transformation digitale ! ».
