Le vote électronique aux assemblées permet aux actionnaires de participer par visioconférence ou en ligne, sous certaines conditions strictes d'identification. Les avantages et les formalités statutaires varient selon le type d'assemblée, avec des règles spécifiques pour les sociétés de capitaux non cotées et les assemblées du conseil d'administration. Découvrez comment mettre en place un processus fiable et sécurisé pour ces votes électroniques.
1. Le vote électronique pour les sociétés de capitaux non cotées
Visioconférence, vote en ligne et identification de l’actionnaire
Depuis la loi NRE du 15 mai 2001, l’article L.225-107, II, du Code de commerce prévoit la possibilité pour les actionnaires de participer à des assemblées par “visioconférence ou par des moyens de télécommunication électroniques permettant leur identification”, si les statuts le prévoient. Par ailleurs, un site spécial doit être aménagé pour le vote électronique des actionnaires. L’utilisation de ce site ne peut être imposée à ceux-ci. (pour la SA, art. R.225-61, art. R.225-61-1 du code de commerce; pour la SARL, art. R. 223-20, al. 2 ibid.).
La visioconférence permet aux actionnaires de participer aux débats et de voter en ligne comme s’ils étaient présents physiquement. Des sécurités doivent être mises en place. En cas de panne du système de visioconférence, les débats doivent être suspendus (Pour la SARL, art. R. 223-20-1 du code de commerce, Décr. 1967, art. 145-2, les “délibérations sont retransmises de façon continue”).
Plus important encore, les actionnaires qui votent électroniquement doivent s’identifier au moyen d’un code d’accès qui leur a été attribué préalablement à la séance (pour la SA, art. R. 225-98 du code de commerce). Également, la société doit mettre en place un procédé fiable d’identification pour permette de garantir le lien entre la signature et le formulaire de droit de vote (pour la SA, art. R. 225-77, ibid.). Une signature électronique fait parfaitement l’affaire. Découvrez les avantages de la signature électronique avancée sur Axiocap.
Pour approfondir le sujet, retrouvez notre synthèse sur le régime juridique de la signature électronique.
Formalités statutaires à effectuer
- Pour le vote par correspondance
L’article L. 225-107, I, du code de commerce prévoit la possibilité de recourir au vote par correspondance, avec la proposition d’un modèle type à l’article R. 225-76 du même code. Les statuts ne peuvent pas exclure ce mode de scrutin : toute stipulation contraire sera réputée non écrite.
- Pour la visioconférence
L’ordonnance du 4 mai 2017 permet aux statuts de prévoir le recours exclusif à la visioconférence, et ce pour toutes les assemblées (pour la SARL, art. L. 223-27 du code de commerce, pour la SA, art. L. 225-103-1 ibid.). Un ou plusieurs actionnaires représentant au moins 5% du capital peuvent s’y opposer.
2. Le vote en ligne pour les autres assemblées
Assemblées du conseil d’administration et du conseil de surveillance
Ces assemblées peuvent être réalisées par visioconférence ou tout autre moyen de télécommunication électronique, que ce soit sur la base des statuts ou d’une disposition du règlement intérieur (art. L. 225-37, al. 3 et L. 225-82, al. 3 du code de commerce). Les moyens techniques admis comme les modalités pratiques d'application sont identiques à la réglementation des assemblées (art. R. 225-21 et R. 225-23, ibid. pour le conseil d'administration ; art. R. 225-48 et R. 225-50 ibid. pour le conseil de surveillance).
Cependant, il existe une différence avec les assemblées : un site internet dédié n'a pas à être mis en place. Conséquemment, si les réunions du conseil d'administration ou du conseil de surveillance peuvent être dématérialisées, il est en revanche totalement interdit de valider électroniquement son vote, cela s’expliquant par le nombre restreint des membres du Conseil, contrairement aux assemblées d’actionnaires. Quant au directoire, l'article L. 225-64, alinéa 4 du code de commerce laisse toute liberté aux statuts pour fixer les modalités de délibérations et de prise de décisions en son sein. L'utilisation des moyens numériques est donc autorisée si les actionnaires le décident. Pour en savoir plus retrouvez notre synthèse juridique sur le vote aux assemblées et réunions.
Les assemblées d’obligataires
De manière générale, les mêmes règles s’appliquent pour ce type d’assemblée : le recours à la visioconférence et le vote en ligne est possible (pour les SARL, art. L. 223-27 et R. 223-20 du code de commerce ; pour les SA, articles L. 228-61, alinéa 5 et R. 228-68 du même code).
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