La gestion électronique de documents (GED) optimise la gestion des données de l'entreprise en les numérisant, les organisant, les stockant et les sécurisant, automatisant ainsi leur gestion et réduisant les risques d'erreurs et de pertes.
Avec la GED, fini le temps perdu à chercher des documents, grâce à une organisation efficace et un accès rapide. Les collaborateurs gagnent en efficacité et productivité, la collaboration est facilitée et les coûts liés aux documents papier sont réduits.
La GED centralise les données, améliorant la réactivité, la gestion des clients, des fournisseurs et des ressources humaines. Elle optimise le processus d'archivage en créant un espace de stockage virtuel organisé et sécurisé pour une recherche facilitée.
1. Qu’est-ce que la gestion électronique de document ?
La GED est un outil informatique dédié à la gestion électronique des documents de l’entreprise. En pratique, cela concerne un volume considérable de données allant de la documentation technique d’un produit à la comptabilité. Et cela représente un coût de stockage évident.
Fondée sur la dématérialisation, la GED permet d’optimiser la gestion de document. Il s’agit de numériser les données, puis de les organiser, diffuser, stocker et de les sécuriser. La mise en place d’une GED permet donc d’automatiser entièrement la gestion des documents, en réduisant le risque d’erreur et de perte.
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2. La GED : un gain de temps et d’argent
Avec la GED, c’en est fini du temps perdu à chercher un document ! Tout est organisé et facilement accessible. Le gain de temps est considérable, permettant ainsi aux collaborateurs de gagner en efficacité et en productivité.
Par définition, l’organisation n’en est que plus efficace. La gestion des fichiers est structurée, facilitant l’accès aux documents dans un espace collaboratif. Chaque collaborateur a un espace dédié, avec des droits d’accès personnalisés en fonction des besoins de l’équipe et du niveau de confidentialité de l’information.
La collaboration est fluide puisque les employés peuvent partager des fichiers, les modifier et ajouter des commentaires en temps réel. Un outil devenu indispensable dans un contexte de mobilité et de télétravail : les documents deviennent accessibles à partir de n’importe quel appareil doté d’une connexion Internet, tout en étant hautement sécurisés.
Autre point fort de la GED, elle permet à l’entreprise de réduire les coûts liés aux données papier :
- Réduction des coûts d’impression et des consommables (papier, encre, classeur, papeterie…) ;
- Moins de location d’espaces dédié au stockage et/ou gain de place dans l’entreprise ;
- Élimination des coûts liés à la perte de documents (risque financier…).
[[start_astuce]]La GED permet d’extraire des informations ciblées grâce à une capacité de recherche intelligente et une assistance basée sur l’intelligence artificielle.
Comment mettre en place la GED dans votre entreprise ?
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3. La GED : une amélioration de la qualité de gestion
La mise en place d’un système de gestion électronique des documents permet de centraliser les données au sein d’un espace partagé. Grâce à l’instantanéité du travail collaboratif, vos équipes accèdent en temps réel à la dernière version du document. Ce référentiel documentaire permet à l’entreprise d’accroître sa réactivité et sa capacité d’adaptation.
Et tout le monde y gagne !
- Une meilleure gestion des clients tant au niveau du planning de production et de livraison, que pour la facturation ;
- Un meilleur traitement des fournisseurs, avec une conservation des données numériques et un paiement automatisé ;
- Une amélioration de la gestion documentaire des ressources humaines : signature électronique des contrats de travail, stockage des données dans un coffre-fort numérique, réduction du risque d’erreur grâce à des paramètres d’alertes indiquant les dossiers incomplets ou une fin de période d’essai par exemple.
[[start_astuce]]La GED permet aux collaborateurs de se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée et de gagner en productivité de travail sur une journée type.[[end_astuce]]
4. La GED : une optimisation du processus d’archivage
La GED est la solution imparable pour mettre fin à une tâche fastidieuse à faible valeur ajoutée : l’archivage ! Elle crée un espace de stockage virtuel qui représente un gain de temps considérable dans vos recherches documentaires grâce à l’utilisation de critères intelligents de recherche : mots-clés, catégorisation de documents en fonction de leur nature ou caractéristiques. Un vrai plus : vos archives sont organisées et sécurisées pour durer dans le temps.
[[start_astuce]]En opérant un archivage des données, la GED permet de réduire le nombre de documents sur vos serveurs. Elle libère ainsi un espace précieux qui fluidifie le travail dans l'entreprise. [[end_astuce]]
Ce système de gestion des fichiers permet en outre d’optimiser l’espace de stockage. L’entreprise réduit la surface allouée au stockage de l’archivage, ce qui permet de réaliser des économies. Elle peut aussi optimiser son espace dans le cloud grâce à des fonctions intelligentes : suppression automatique des fichiers obsolètes, compression des données pour réduire leur taille...
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5. La GED : la sécurisation des données de l’entreprise
L’utilisation d’un logiciel GED assure une sécurité optimale pour la conservation de vos documents. Le chiffrement des données et les sauvegardes automatiques permettent un stockage sécurisé et conforme au RGPD.
La GED permet ainsi de lutter efficacement avec un haut niveau de protection contre les cyberattaques et les failles informatiques. En pratique, cela signifie moins de risque de perte de données sensibles et moins de situations de crise.
Elle apporte aussi une meilleure traçabilité des mises à jour documentaires et favorise la transparence dans l’entreprise. En permettant aux collaborateurs d’intervenir sur les dossiers partagés, on maîtrise l’historique de la chaîne des intervenants, tout en garantissant à chacun de travailler sur la version la plus récente du document. Le logiciel permet d’ailleurs d’adapter les fonctionnalités et les droits d’accès des utilisateurs en fonction de leur statut dans l’entreprise.
[[start_astuce]]Certains logiciels de GED permettent d’analyser la conformité réglementaire de vos fichiers, grâce à l’intelligence artificielle et au machine learning.[[end_astuce]]
6. La GED : une gestion d’entreprise écoresponsable
Puisque l’écologie est à l’honneur dans tous les domaines, la gestion documentaire fait partie intégrante de la stratégie RSE de l’entreprise. La dématérialisation des documents réduit considérablement le nombre d’impressions papier et les expéditions de courrier. Un facteur d’amélioration considérable pour l’empreinte carbone de l’entreprise !
La GED devient ainsi un dispositif majeur dans la démarche de développement durable au sein de l’entreprise. Elle joue un rôle important dans son impact environnemental et devient un outil de communication pour illustrer les valeurs de l’entreprise.
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