La reprise de l’historique des registres papiers est essentielle lors de votre transition vers le format numérique.
En plus d’être une tâche minutieuse, celle-ci doit être réalisée dans le respect de certaines normes et règles pour garantir des registres dématérialisés conformes, ayant la même valeur légale que vos anciens registres papiers.
1. Réaliser la reprise de l'historique des registres lors d'une transition vers le numérique
Lorsque vous prenez la décision de passer de registres papiers à des registres dématérialisés, la première étape de cette transition est la reprise de l'historique des registres existants.
En effet, il n’est pas recommandé de combiner format papier et format numérique ; conserver une partie de votre registre sur un support papier et une autre sur un support numérique peut entraîner des pertes de documents et rendre leur consultation difficile. Il est préférable de disposer de l’intégralité du registre sur un même support.
La dématérialisation de vos registres implique donc de récupérer l’ensemble des documents papiers déjà existants et de les numériser. Il faut être extrêmement minutieux dans ce processus, car l’oubli d’un document ou une numérisation de mauvaise qualité peut rendre votre registre non conforme et vous exposer à une sanction en cas de contrôle des autorités. Pour minimiser le risque d’erreur lors de la migration de l’historique de vos registres, il est recommandé de numériser un seul registre à la fois.
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2. S’assurer de la mise en conformité des registres lors de la migration de l’historique
Lors de votre passage aux registres dématérialisés, vous devez prêter une attention particulière à deux points en ce qui concerne la conformité de vos futurs registres :
- le procédé de numérisation utilisé pour la reprise de l’historique de vos registres ;
- et le niveau de certification de signature électronique proposée par votre nouveau système de gestion électronique des documents.
L’objectif est simple ; obtenir des registres dématérialisés qui remplacent complètement vos anciens registres, car ils ont la même valeur légale.
La conformité de la numérisation des registres
La reprise de l’historique des registres peut se faire selon différents procédés. Si une numérisation classique, c’est-à-dire simplement scanner les documents existants, vous permet d’obtenir un format numérique, elle ne vous offre pas un registre numérique ayant la même valeur légale que son ancien format papier. En effet, pour que vos copies numériques aient la même valeur que leurs originaux papiers, elles doivent subir un processus de numérisation fidèle.
La numérisation fidèle est un procédé conforme aux normes légales en vigueur qui vous permet d’obtenir une copie dite fidèle, donc considérée conforme à l’original papier. Cette copie contient :
- des métadonnées contextuelles ;
- un horodatage qualifié ;
- et une certification numérique du document.
Mais pour garantir la valeur probante de votre registre, la copie fidèle ne suffit pas ; il faut une copie fiable. Pour obtenir une copie fiable, vous devez utiliser un système d’archivage électronique (SAE) conforme aux normes. Ce SAE doit :
- préserver l’intégrité du document ;
- mettre à disposition un historique pour tracer les modifications du document ;
- conserver les documents de façon durable ;
- permettre l’extraction du document et de ses éléments de preuve électronique.
Ainsi, si la reprise de votre historique des registres se fait de manière conforme et vous offre une copie fiable, vos registres dématérialisés ont une valeur identique à leurs prédécesseurs au format papier. Dans cette situation, vous n’êtes pas dans l’obligation de conserver vos anciens registres papiers.
La conformité de la signature électronique des documents
Tout d’abord, rappelons le principe d’unicité du registre : un registre est unique, c’est-à-dire qu’il ne peut exister qu’en un seul exemplaire. Pour un registre papier, cette unicité est garantie par la cote et le paraphe apposés par le greffe. Ils certifient que les documents sont authentiques, que le registre n’a pas pu être modifié ou falsifié.
Dans le cas d’un registre dématérialisé, on utilise un parapheur électronique. Un parapheur électronique conforme garantit l'authenticité des documents et vous décharge de l’obligation de soumettre le registre au greffe. Pour cela, il doit proposer une solution d’horodatage et un système de signature électronique détenant les caractéristiques suivantes :
- l’identité du signataire doit être certaine ;
- personne ne peut utiliser l’identité d’un autre signataire ;
- la signature ne peut être déplacée dans un autre document ;
- le document signé ne peut plus être modifié ;
- la signature est définitive.
Le règlement eIDAS permet de s’assurer de la conformité d’un système de signature électronique. Seuls les deux derniers niveaux de sécurité définis par ce règlement permettent d’obtenir une signature électronique ayant la même valeur légale qu’une signature manuscrite : "avancé reposant sur un certificat de signature électronique qualifié" et "qualifié".
3. Axiocap : une solution clé en main, simple et sécurisée
Procéder à la numérisation de l’historique de ses registres papiers est une tâche qui peut s’avérer vite longue et complexe. Pour vous accompagner au mieux dans votre transition numérique, Axiocap s’occupe de la migration de l’historique de vos registres de A à Z !
Nous vous proposons un service de reprise de l’historique sur mesure, parfaitement adapté à vos besoins et à vos contraintes. C’est vous qui choisissez :
- les registres et documents que vous souhaitez dématérialiser ;
- l’historique à reprendre (6 dernières années, totalité des documents de puis la création de la société, etc.) ;
- le mode de transmission des documents (courrier, colis, ou récupération sur place dans vos locaux).
Et si vous avez déjà dématérialisé une partie de votre documentation et que vous souhaitez la rendre conforme et l’intégrer à notre solution, on s’en charge aussi !
Mais, la solution Axiocap est-elle conforme ? Oui à 100% ! On vous propose :
- une numérisation fidèle et un SAE conforme aux normes, pour des copies fiables conservées en toute sécurité dans un coffre-fort numérique ;
- et un système de signature électronique certifié eIDAS pour des documents authentiques.
En plus, vous bénéficiez d’un système de gestion électronique de vos documents collaboratif et intuitif supporté par l’IA française Mistral.
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