Le principe d’unicité du registre impose qu’il n’existe qu’un seul exemplaire d’un même registre. Il permet de garantir sa traçabilité, son intégrité et son authenticité.
Pour cela, les registres papiers sont soumis à une obligation de cote et paraphe.
Les registres dématérialisés, quant à eux, doivent inclure des systèmes d’horodatage qualifié et de signature électronique avancée.
1. Qu’est-ce que le principe d’unicité du registre ?
Le principe d’unicité du registre est simple : un registre est unique, il ne peut exister qu’en un seul exemplaire. Par exemple, une entreprise ne peut avoir qu'un seul registre des mouvements de titres.
Ainsi, il n’est pas possible de conserver une partie des documents devant figurer au sein d’un registre dans un premier classeur et une autre partie dans un second. Toutes les pièces doivent être réunies au sein d’un seul et même registre.
[[start_astuce]]Il existe des cas particuliers, comme le registre unique du personnel. Si l'entreprise à plusieurs établissements, elle doit tenir un registre du personnel pour chacun d’eux. [[end_astuce]]
Ce principe garantit qu’un registre est bien tenu ; il permet d’attester que les documents qu’il contient sont bien les originaux et qu’ils n’ont pas été altérés. Il est donc indispensable pour donner valeur probante à un registre légal, ce qui veut dire qu’il peut être utilisé comme preuve devant un tribunal.
2. Comment l’unicité d’un registre d’entreprise est-elle garantie ?
Pour mettre en œuvre au mieux ce principe d’unicité du registre et se prémunir de toute falsification, deux sécurités existent.
Tout d’abord, les pages d’un registre sont numérotées. Cela permet de classer chronologiquement les documents et de confirmer qu’aucune page n’a été ajoutée ou retirée.
Ensuite, les pages sont identifiées et authentifiées, pour certifier qu’elles n’ont subi aucune modification après leur ajout dans le registre. La méthode d’authentification est différente selon que votre registre est au format papier ou au format numérique.
Le cas d’un registre au format papier
Pour un registre au format papier, il existe une obligation de cote et de paraphe auprès du greffe du tribunal de commerce.
La cote est l’action de numéroter les pages, que nous avons évoquée plus tôt. Le paraphe est une inscription manuscrite apposée par l’autorité compétente, dans notre cas, le greffe. Cette dernière valide le document et empêche toute modification de celui-ci à l’avenir.
[[start_astuce]]La cote et le paraphe auprès du greffe ne sont pas obligatoires pour tous les registres d’entreprise et toutes les sociétés. Elle concerne principalement le registre des assemblées générales. [[end_astuce]]
Le cas d’un registre au format numérique
Pour un registre au format dématérialisé, la traçabilité des documents est primordiale, car les falsifications peuvent être réalisées plus aisément que sur des documents papiers. De plus, ces dernières sont beaucoup plus difficiles à détecter.
Pour que l’authenticité du registre, et donc sa valeur probante, soit reconnue, il est obligatoire que la solution numérique intègre deux éléments :
- un système d’horodatage qualifié : une date et une heure sont ajoutées à un document grâce à un certificat électronique. Ce système permet de connaître avec certitude la date exacte de saisie ou de signature d’un document et de prouver qu’il n’a pas été modifié après cette date.
Pour être considéré comme qualifié, l’horodatage doit répondre aux conditions imposées par le règlement eIDAS, qui sont :
- la date et l’heure doivent être liées aux données du document de façon à rendre toute modification détectable ;
- la date et l’heure doivent être fondées sur une horloge exacte reliée à l’UTC ;
- la signature ou le cachet électronique doit être avancé, ou méthode équivalente.
- un système de signature électronique : la signature électronique permet d’identifier clairement et de manière sûre le signataire. Elle est définitive et ne peut être déplacée sur un autre document. Une fois le document signé, il ne peut plus être modifié.
Le règlement eIDAS prévoit différents niveaux de sécurité pour une signature électronique :
- niveau 1 : simple ;
- niveau 2 : avancé ;
- niveau 3 : avancé reposant sur un certificat de signature électronique qualifié ;
- niveau 4 : qualifié.
Selon le Code civil, seul le dernier niveau, c’est-à-dire la signature électronique qualifiée, a une valeur équivalente à une signature manuscrite. Pour garantir l’intégrité d’un registre, un niveau de signature avancé (niveau 2) ou avancé reposant sur un certificat de signature électronique qualifié (niveau 3) suffit.
[[start_astuce]]Vous hésitez entre un parapheur électronique ou papier ? Découvrez notre article comparatif sur le sujet ! [[end_astuce]]
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