Si la tâche semble simple, il est normal de s’interroger : comment dématérialiser mes registres ? Par où commencer ? Quelle solution adopter ? Pour vous aider à débuter votre transformation vers les registres digitalisés, on vous donne les 3 étapes à suivre !
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1. Choisir une solution adaptée
Quand on se demande comment dématérialiser ses registres légaux, on peut vite être effrayé par la procédure et la gestion des registres numériques. Mais nul besoin de vous imaginer passer des heures à numériser des documents, créer des dossiers ou gérer des relances par mail, car il existe des solutions sécurisées, conçues pour vous faire gagner du temps ! Aujourd’hui, des entreprises vous proposent des solutions digitales pour vous accompagner dans la dématérialisation de vos registres obligatoires.
Avant de faire votre choix, il est important d’identifier clairement vos besoins. Pour cela, voici quelques questions à vous poser : quels sont les registres que je dois tenir et souhaite dématérialiser ? Quel est le volume de documents ? Combien de collaborateurs doivent avoir accès à la plateforme ? Quels sont les outils complémentaires dont je souhaite bénéficier ?
Vous devez également vous assurer que la solution proposée est conforme aux exigences légales. Il est essentiel qu’elle respecte les normes actuellement en vigueur, notamment en termes de RGPD, et qu’elle bénéficie d’une certification ISO 27001 comme garantie de sécurité. Vérifiez qu’elle propose bien un dispositif de signature électronique avancée certifié eIDAS.
Voici quelques autres éléments à prendre en compte dans le choix de votre outil de digitalisation des registres :
- outil intuitif, simple d’utilisation, pour une prise en main rapide par tous ;
- coffre-fort numérique parfaitement sécurisé ;
- dépôt des documents sous différents formats ;
- intégration à votre environnement informatique ;
- support technique efficace.
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2. Définir les droits d’accès des collaborateurs
Avoir un registre dématérialisé au sein de votre société, c’est un gain de temps considérable par rapport à un registre papier, notamment grâce à une plateforme en ligne et un système de gestion électronique de documents (GED). En effet, en optant pour la dématérialisation, le processus de validation et de signature de vos documents est maintenant lui aussi entièrement digitalisé. Les nombreux aller-retours et relances par mail pour finaliser un document, le parapher et le signer sont maintenant derrière vous. Avec une plateforme en ligne, tous les collaborateurs concernés ont accès aux documents et peuvent les commenter, les modifier et les signer directement. Des notifications leur sont même envoyées pour éviter les oublis.
Déterminer qui aura accès à la plateforme est donc primordial. Des documents sensibles pour votre entreprise sont conservés sur celle-ci, alors les droits d’accès doivent être clairement définis afin d’éviter toute fraude ou falsification.
Vous pouvez délimiter le champ d’action de chacun en attribuant des droits d’accès différenciés. Ainsi, vous décidez qui peut consulter un document, modifier un document et/ou signer un document.
Définir qui a accès à la plateforme et quelles sont les actions qu’il peut réaliser est une étape essentielle pour une transition sécurisée des registres papiers aux registres numériques.
Important : pensez également à sécuriser l’accès à la plateforme avec des mots de passe dits “robustes” et une double authentification si possible.
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3. Étape 3 : numériser vos documents existants
La dernière étape de la procédure de dématérialisation des registres est bien entendu de numériser vos documents existants et de les déposer dans votre coffre-fort numérique.
À noter : pour cette étape, il est nécessaire de prendre votre temps afin d’éviter les erreurs ou oublis de documents. Gardez à l’esprit qu’un registre incomplet ou comportant des incohérences peut entraîner une sanction en cas de contrôle des autorités. N’hésitez pas à consulter notre article sur les vérifications des registres à faire pour ne prendre aucun risque lors d’un contrôle.
Il est recommandé de numériser vos registres un par un pour limiter les risques d’erreur. Une fois votre premier registre obligatoire dématérialisé, vous pouvez passer au suivant. Soyez vigilant lors de la digitalisation ; vérifiez que les documents scannés sont de bonne qualité et que leur contenu est bien lisible. Il est préférable de conserver vos anciens registres au format papier pour toute la durée légale de conservation.
Une fois votre transition au numérique réalisée, votre nouveau processus de validation et signature des documents sera le suivant :
- création du document directement sur votre ordinateur ;
- dépôt du document sur la plateforme en ligne ;
- choix des collaborateurs devant valider et signer le document ;
- définition des champs de signature et mentions spécifiques ;
- envoi automatique d’une notification aux collaborateurs désignés ;
- possibilité de consulter, commenter, modifier et signer le document ;
- réception d’une notification une fois que le document est signé par tous les collaborateurs.
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4. Axiocap : une solution française, performante et sécurisée
Comment dématérialiser vos registres facilement et en toute sécurité ? L’outil Axiocap est la solution qu’il vous faut.
Axiocap est un outil qui s’adresse aux entreprises de toute taille, aux associations et aux professionnels du droit et du chiffre.
Il vous permet la dématérialisation de vos registres légaux obligatoires :
- registre des assemblées générales dématérialisé ;
- registre des mouvements de titres dématérialisé ;
- registre unique du personnel dématérialisé.
L’outil vous offre également la possibilité de gérer toutes les procédures encadrant ces registres en ligne de A à Z, avec une tenue d’assemblées et de réunions en ligne. Vous pourrez aussi procéder au dépôt des comptes annuels en ligne, avec vérification pour garantir leur validation.
Les principaux avantages d’Axiocap sont :
- la sécurité, avec un coffre-fort numérique intégralement sécurisé ;
- la conformité légale, avec un système de signature électronique conforme aux exigences en vigueur ;
- l’interopérabilité, avec une intégration facile à vos outils métier ;
- la simplicité et l’efficacité, avec un facile à utiliser, automatisé par l’IA française Mistral ;
- et le petit plus non négligeable : on se charge de la migration de vos registres papier vers le numérique !
