Les étapes clés pour réussir sa transformation digitale !

La transformation digitale se définit comme un phénomène de mutation lié à l’essor du numérique. Pour les entreprises, il s’agit d’intégrer des technologies digitales au sein de leurs activités.  

Il va sans dire qu’en raison de la multitude d’outils numériques présents sur le marché, les entreprises ne manquent pas de choix !  

Il peut s’agir de toute sorte de solutions spécialisées notamment dans l’organisation interne de l’entreprise (outil de travail collaboratif, gestionnaire des tâches en ligne, documents partagés sur des services de stockage, gestion de l’actionnariat et des AG en ligne…) ou encore d’un point de vue externe, c’est-à-dire la visibilité et les relations de l’entreprise à l’égard de ses clients (vente sur un site internet, campagnes publicitaires emailing, stratégie marketing sur les réseaux sociaux...) L’objectif étant de sélectionner les outils digitaux indispensables pour mener à bien son activité.  

Prenons l’exemple d’une SAS qui comprend un nombre important d’actionnaires répartis dans les quatre coins de la France. Dans cette hypothèse, il peut être judicieux de mettre en place des dispositifs numériques d’échanges collaboratifs, de partage de documents facilités, de gestion de l’actionnariat et des AG à distance afin d’éviter les déplacements inutiles et parfois coûteux.  

Aujourd’hui et a fortiori en plein confinement, il est indispensable qu’une entreprise entame sa transformation digitale, indépendamment de la taille de celle-ci (TPE, PME, grande entreprise.) Passer outre cette étape conduirait la plupart des dirigeants à une faillite certaine en raison des possibilités très limitées de gérer sur place son entreprise, en la présence de tous les associés et salariés.

Bien au-delà du contexte sanitaire actuel et du télétravail qui tend à se généraliser, il est manifeste que l’initiative d’une transformation digitale ne peut qu’être bénéfique pour celui qui l’entreprend.  Il est d’ailleurs à noter que la mutation numérique s'adresse à tous les secteurs d’activité.

L’intégration d’outils digitaux dans l’organisation interne de l’entreprise représente une valeur ajoutée et permet de libérer du temps pour l’accomplissement de missions plus essentielles.

Les atouts sont multiples : optimisation et simplification des tâches, productivité, pérennité, traçabilité, transparence et maîtrise des risques.

Les entreprises constatent presque immédiatement une amélioration de la compétitivité et une croissance du chiffre d’affaires permettant d’acquérir de nouveaux marchés.

Il est également évident que ce nouveau mode de fonctionnement permet d’optimiser les coûts financiers et représente un avantage concurrentiel vis-à-vis des autres sociétés.

Pour y parvenir, l’entreprise doit respecter un certain nombre d’étapes aussi importantes les unes que les autres.

La transformation numérique est un processus long qui mérite que l’on y consacre le temps nécessaire afin de respecter chacune des étapes indispensables à sa réalisation.  

1- Persuader les décisionnaires des atouts du digital

Il s’agit certainement de l’étape la plus délicate pour celui qui est à l’initiative de ce projet, surtout lorsqu’il n’est pas le seul décisionnaire de l’entreprise : convaincre et mobiliser les équipes autour du digital ! Il lui appartient de se montrer persuasif sur les avantages afférents à l’innovation technologique et sur son adéquation avec la stratégie choisie par l’entreprise. L’objectif étant de gagner en efficacité et de réduire les dépenses de l’entreprise à long terme.

À l’ère du numérique, il semblerait que de nombreuses entreprises ont pleinement conscience de l’opportunité d’y recourir et se prêtent donc volontiers à l'utilisation de ces technologies.  

2- Utiliser des outils digitaux adaptés à la stratégie d’entreprise

Bien qu’il soit conseillé d’être attentif aux outils digitaux choisis par la concurrence et sur les effets constatés sur la croissance de celle-ci, il est inutile de vouloir absolument copier la structure voisine ! Chaque entreprise a ses propres besoins en digitalisation. Préalablement à toute initiative, il est donc nécessaire de se poser les bonnes questions notamment sur les objectifs et la stratégie d’entreprise afin de réaliser un audit sur la sélection d’outils à intégrer sur la feuille de route.

Par exemple, toutes les sociétés ont l’obligation de tenir annuellement une assemblée générale. Il peut être ainsi judicieux d’envisager, en priorité, l’acquisition d’un logiciel permettant d’organiser en ligne l’AG à tout moment et en tout lieu, afin d’être certain de respecter, quoi qu’il arrive, les dispositions légales (Cf décret n°2019-1118 du 31 octobre 2019 qui autorise la dématérialisation des AG). Au demeurant, il est à noter qu’en ces temps difficiles, les entreprises qui ont opté pour l’AG en ligne témoignent de l’efficacité et de la rentabilité de ce dispositif. Les entreprises ont donc tout intérêt à prendre en compte le climat actuel pour choisir ces outils.  

En sus, il est à prévoir une évolution constante du monde numérique et, par voie de conséquence, des outils déployés. Tel est le cas de l’intervention de nouveaux décrets qui autorisent le recours à la dématérialisation pour l’accomplissement de certaines opérations (par exemple : le décret n°2018-1226 du 24 décembre 2018 pour l’enregistrement des mouvements de titres sur un dispositif d’enregistrement électronique partagé, également intitulé “Blockchain”.)

Pour rester compétitives, les entreprises devront en permanence s'adapter à ces changements et intégrer, au fur et à mesure, de nouveaux dispositifs. La transformation numérique ne se fera pas en une seule étape...

3- Prévoir un investissement dédié à la transformation digitale

Un investissement important en temps et en argent... C’est le prix à payer pour parvenir à une transformation digitale optimale.  

Chacune des entreprises doit repenser intégralement son organisation, se réinventer pour gagner en efficacité. Un projet de cette ampleur implique forcément des moyens financiers importants pour mettre en place de nouveaux outils mais également une implication humaine. Un temps non dédié à l’accomplissement des autres missions… Mais qui, à terme, en vaut la peine compte tenu des bienfaits obtenus ! L'entreprise doit donc analyser minutieusement les ressources financières et humaines dont elle dispose et y consacrer une partie à sa transformation digitale.

4- Mettre en place des formations au profit des collaborateurs

Cette étape requiert de changer les méthodes de travail établies depuis longtemps. Or, cette tâche peut paraître insurmontable pour certains collaborateurs peu enclins aux nouvelles technologies.

Il convient de mettre en place un certain nombre de formations dans l'objectif de faire acquérir aux salariés de nouvelles compétences et les initier à de nouveaux usages. Ces derniers seront ainsi plus productifs et pourront, de fait, se consacrer à des tâches diversifiées et moins chronophages.  

Par conséquent, il est important de mettre l’accent sur les avantages que les collaborateurs pourront retirer de cette nouvelle organisation interne pour susciter leur motivation. D'ailleurs, la crise sanitaire est l’occasion idéale de rappeler l’importance d’être formé aux nouvelles technologies.

Il peut également être opportun d’engager de nouveaux profils déjà opérationnels dans l’utilisation d’outils digitaux. Leur savoir-faire permettra d'accélérer la transition numérique de l’entreprise.  

5- Bénéficier d’un accompagnement personnalisé

La difficulté réside non pas dans la volonté d’entamer cette transformation digitale mais bien dans sa mise en œuvre au sein de l’activité.

L'accomplissement de toutes les étapes envisagées supra peut provoquer un sentiment d’isolement pour celui à qui en revient la mission.  

Dès lors, pour atteindre la finalité escomptée, il est fondamental d’accompagner les sociétés dans leur phase de transition numérique.  

Conscientes de ce besoin, de nombreuses LegalTech se spécialisent dans la gestion des entreprises en ligne en proposant des solutions pour permettre la poursuite de la vie sociale en tout état de cause, faciliter les démarches juridiques et optimiser les échanges à distance entre les collaborateurs.

À cet égard, Axiocap met à disposition une plateforme numérique permettant de tenir en ligne les AG (réalisation de convocation dématérialisée, vote en ligne à l’issue des AG, édition de PV intégrant les résultats des votes, la signature électronique et le paraphe de ces PV).

Cette plateforme propose également la gestion de l’actionnariat des entreprises : un tableau de bord personnalisé, des comptes d’actionnaires numérisés, un coffre-fort sécurisé et un accès à tous les registres légaux, notamment le registre de titres sur technologie blockchain.

Grâce à un accompagnement efficace, les entreprises se rendent vite compte qu’un logiciel est nettement plus simple d’utilisation que la procédure interne classique employée jusqu’à présent.

Compte tenu de tout ce qui a été évoqué précédemment, il ne fait nul doute que la digitalisation s’impose à l’égard des entreprises. C’est encore plus vrai depuis la mise en place du deuxième confinement. Le numérique, en perpétuel mouvement, ne semble pas vouloir s’arrêter. Demeurent néanmoins des incertitudes pour certains acteurs économiques qui le perçoivent comme un risque et non une opportunité.

Un manque de temps (pour 54% des entreprises) ou d’argent (pour 49% des entreprises), de formation (pour 36% des entreprises), voire la crainte de l’inconnu ? Ce sont tous ces éléments qui freinent, à tort, les plus réticents au digital. Or, son recours permet de revaloriser la place attribuée au personnel de l’entreprise qui n’est plus contraint à l’accomplissement de tâches chronophages et redondantes, ces dernières étant automatisées ! L’objectif est justement de repenser et innover les métiers !

Dès lors, l’enjeu actuel est de permettre un accompagnement solide pour rassurer les plus petites structures dans ce processus de transformation et remédier au retard français vis-à-vis des autres états.

À cet égard, le gouvernement a annoncé le 3 septembre dernier la mise en place d’un plan de relance, pour faire face à la crise sanitaire, au sein duquel 7 milliards d’euros seront consacrés à l’amélioration du numérique. C’est sans omettre l'aide apportée par les startups qui proposent une panoplie de solutions pour mener à bien la mutation digitale des entreprises en cette période difficile.  

La transformation digitale est donc un changement radical pour les entreprises, un levier incontournable pour répondre aux défis futurs !  

Axiocap est plus que jamais présent pour aider les sociétés à construire leur projet de digitalisation afin de parvenir à maintenir à flot leurs activités !  

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