Tenir une AG en visio pendant le confinement : c’est possible !

‍Synthèse de la F.A.Q DU MINISTÈRE DE L’ECONOMIE ET DES FINANCES DU 26 MARS 2020

Une série de trois ordonnances ont été prises le 25 mars 2020 sur le fondement de la loi d'urgence n°2020-290 du 23 mars 2020 pour faire face à l'épidémie de covid-19, qui apportent des dérogations temporaires et exceptionnelles de nature à sécuriser les entreprises dans leur fonctionnement.

Zoom sur l’ordonnance 2020-321 du 25 mars 2020 « portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales (et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé) en raison de l'épidémie de covid-19 ».

Elle concerne :

• les sociétés civiles et commerciales
• les associations et les fondations
• les groupements d’intérêts économique
• les coopératives
• les fonds de dotation et fonds de pérennité

Ces mesures sont applicables à l’ensemble des assemblées tenues à compter du 12 mars 2020 jusqu’au 31 juillet 2020 (prolongation possible jusqu’au 31 décembre 2020).

Qu’est-ce que mon entreprise doit retenir ?

A) L’assemblée à « huis clos »

Une assemblée est dite à « huis clos » lorsque les membres de l’assemblée n’y assistent pas physiquement. Ils participent donc par d’autres moyens prévus par la loi ou bien par les statuts de la société (voir infra). Le lieu où devait se tenir l’assemblée doit être visé d’une mesure administrative (Ex : un confinement). Pour tenir une assemblée à huis clos il est vivement conseillé de faire appel à des moyens de télécommunication ou de visioconférence qui remplissent des conditions :

• Identifier les membres des assemblées
• Transmettre la voix des participants
• Permettre la retransmission des débats.

Il est également possible de faire appel à d’autres modes de participations (vote à distance, consultation).

Lorsque l’assemblée est à huis clos, l’information peut être donné :

• Par le biais de la convocation, si celle-ci n’a pas été envoyée.
• Si les convocations ont déjà été envoyées : les membres de l’assemblée sont informés par tous moyens trois jours ouvrés au moins avant la date de l’assemblée (sauf dans les sociétés cotées, où l’information est assurée par voie de communiqué).

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B) La convocation et la validité des assemblées et des organes collégiaux

L'obligation de convocation par voie postale est conservée. Mais l’assemblée n’est pas nulle si l’envoi postal (ou la délivrance) de la convocation n’a pas eu lieu en raison de circonstances extérieures à la société (Notamment en cas de confinement, comme c’est le cas actuellement en France).

L’ordonnance autorise l’envoi des documents et informations par courrier électronique. Elle autorise également toutes les assemblées à prendre des décisions par voie de consultation écrite et ce, sans recours nécessaire à une clause statutaire, lorsque ce mode de communication est déjà admis par la loi.

Les décisions de ces organes collégiaux d’administration, de surveillance ou de direction peuvent être prises par écrit en assurant la collégialité de la délibération (délais de réponse suffisants, possibilité de formuler des observations ou des questions écrites avant de devoir se prononcer).

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C) Le report des assemblées

Il est toujours possible, en principe, de reporter son AG. Mais l’obligation légale de faire approuver les comptes par l’AG dans un certain délai (de généralement 6 mois) peut poser des difficultés en cas de report prolongé. L’ordonnance n°2020-318 aménage exceptionnellement ce délai, plusieurs hypothèses se posent :

• Soit le report est possible et permet de respecter le délai de 6 mois pour l’approbation des comptes.
• Soit la date de report se situe au-delà du délai de 6 mois, et de là découlent deux solutions :
• ÉTENDRE de trois mois supplémentaires à condition d’avoir conclu les comptes entre le 30 septembre 2019 et le délai d’un mois après la fin de l’état d’urgence sanitaire et que le commissaire aux comptes n’ait pas émis de rapport au 12 mars 2020.
• SOLLICITER la prolongation du délai par le biais des règles normalement applicables (faire la demande auprès du Président du Tribunal de commerce par requête).

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D) Les délais de publication des rapports annuels et semestriels

Le délai de publication du rapport financier annuel est dans les 4 mois de la clôture de l’exercice.

Pour le rapport financier semestriel il doit intervenir dans les 3 mois qui suivent la fin du premier semestre.

Ces délai sont issus de la Directive européenne « Transparence ». Il n’est en principe pas possible d’y déroger légalement, mais compte tenu de la situation exceptionnelle l’Autorité européenne des marchés financiers a invité l’Autorité des marchés financiers (AMF) à tenir compte des circonstances exceptionnelles et à examiner la situation des entreprises au cas par cas.

A) Prorogation du délai pour clôturer les comptes

• Les sociétés civiles et commerciales
• Les associations et les fondations
• Les groupements d’intérêts économique
• Les coopératives
• Les fonds de dotation et fonds de pérennité

bénéficient de la prorogation de 3 mois des délais d’approbation des comptes, y compris lorsque ces délais sont fixés par les statuts.

Par exemple : Une SAS qui clôture ses comptes au 31/12/2019 et dont les statuts prévoient une approbation des comptes dans les 4 mois de la clôture, la société aura jusqu’au 31/07/2020 pour faire approuver ses comptes.

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B) Prorogation du délai pour cloturer les comptes d’un EIRL

Pour l’EIRL le délai de dépôt des comptes sera prorogé de 3 mois à compter de la cessation de l’état d’urgence en application de l’article 2 de l’ordonnance n°2020- 306.

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C) Délai pour clôturer les comptes en cas de liquidation

Le délai pour cloturer les comptes en cas de liquidation est prorogé de 2 mois.

Par exemple : Le liquidateur d’une société en liquidation clôturant ses comptes au 31/12/2019 aura donc jusqu’au 30/08/2020 pour établir les comptes annuels.

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