Pour ces raisons, il est essentiel d’assurer la bonne tenue de vos registres d’entreprise obligatoires en réalisant régulièrement une vérification de vos registres légaux.
Une mauvaise tenue des registres peut avoir de lourdes conséquences pour une entreprise. Pour être toujours serein et prêt en cas de contrôle des autorités compétentes, voici les 3 vérifications des registres légaux à réaliser régulièrement.
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1. Vérifier que vous tenez bien tous les registres légaux obligatoires
Quel que soit votre statut, vous êtes dans l’obligation de tenir certains registres légaux. Si un contrôle intervient et qu’un des registres obligatoires est manquant, vous risquez une sanction.
Il est donc important de vérifier régulièrement que vous tenez tous les registres qui vous sont imposés, car certaines obligations ne dépendent pas seulement de votre statut, mais aussi de l’effectif de votre entreprise.
Voici un tableau récapitulatif des structures concernées par les différents registres :
Bon à savoir : il est possible que vous ayez d’autres registres obligatoires à tenir selon votre secteur d’activité. C’est par exemple le cas pour le BTP ou encore la restauration. Pensez à vous renseigner sur le sujet !
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2. Vérifier que vos registres sont complets et à jour
En cas de contrôle, les autorités ne s’assurent pas seulement l’existence des registres, mais aussi de leur bonne tenue. Vous devez être minutieux dans l’archivage des documents pour maintenir des registres complets et à jour.
Inspectez vos registres pour vous assurer que tous les documents obligatoires sont bien présents, que les pièces archivées sont complètes (avec toutes les informations et signatures requises), qu’aucun document n’a été égaré et que le registre a été récemment mis à jour.
À noter : il est important de mettre en place une vérification des registres légaux régulière, afin de prévenir toute absence et perte de documents. Gardez à l’esprit que vous êtes responsable en cas d’erreur dans vos registres d’entreprise.
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3. Vérifier que vos registres sont conformes
Cette vérification de vos registres est capitale, car les irrégularités les plus fréquentes concernent leur conformité.
Voici les éléments à contrôler pour garantir la conformité des registres légaux :
- numérotation et authentification des pages : c’est impératif pour certains registres (registre du CSE ou des alertes par exemple) ;
- cote et paraphe des registres : il est obligatoire pour certains registres d’être coté et paraphé par les autorités compétentes (registre des assemblées générales par exemple) ;
- support valide : s’il est désormais possible de numériser vos registres légaux, attention à choisir un support numérique conforme ! Les fichiers ne doivent pas être modifiables, l’horodatage présent et la conservation sécurisée.
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4. Dématérialiser ses registres : l’assurance d’une bonne gestion
La dématérialisation des registres légaux est le meilleur moyen d’assurer une gestion sécurisée et conforme.
En effet, la dématérialisation présente de nombreux avantages :
- conformité des documents grâce à la signature électronique et l’horodatage ;
- centralisation des documents pour un accès facilité et une diminution des pertes ;
- gain de temps pour les recherches et consultations ;
- réduction des coûts liés à l’archivage papier.
Vous pouvez même aller encore plus loin et opter pour une solution comme celle d’Axiocap : en plus des avantages classiques, vous bénéficiez de fonctionnalités avancées de sécurisation de vos registres, d’une signature électronique certifiée eIDAS avec horodatage conforme à l’obligation de cote et paraphe, d’un suivi automatisé avec rappels d’échéances et alertes de non-conformité, ainsi que d’une préparation des contrôles grandement simplifiée.
Par exemple, si vous faites le choix d’un registre des assemblées générales dématérialisé :
- votre archivage est facilité, car les documents sont automatiquement classés ;
- vous pouvez retrouver rapidement les PV dont vous avez besoin ;
- vos documents sont conservés en toute sécurité et les pertes évitées ;
- vos vérifications sont simplifiées et accélérées grâce au suivi automatisé ;
- vous n’êtes plus obligé de faire coter et parapher les documents par le greffe du tribunal de commerce ;
- vous limitez considérablement vos risques en cas de contrôle.
