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1. Définition et objectif de la cote et du paraphe pour les registres
La cote et le paraphe garantissent l'authenticité des documents sociaux. La cote numérote les pages, empêchant toute substitution. Le paraphe, apposé par une autorité compétente, valide l'intégralité du registre.
Le paraphe empêche toute falsification en garantissant l'intégrité des documents. Il rend impossible toute modification, suppression ou ajout de pages après validation.Elles assurent la traçabilité des décisions prises lors des assemblées générales et des délibérations du conseil d'administration.
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2. Procédure de cotation et paraphe des registres
Autorités compétentes
Les autorités compétentes incluent principalement le greffe du tribunal de commerce. Le recours à d'autres entités comme certaines mairies reste marginal et dépend de la commune. Chaque entité applique des modalités distinctes pour la validation des documents sociaux.
Afin d’obtenir un paraphe officiel, déposez le registre vierge au greffe du tribunal de commerce, au tribunal d’instance ou en mairie (si disponible). Préparez l’original, une pièce d’identité et le formulaire de demande. Le coût s’élève à environ 3€ par registre au greffe, auxquels s’ajoutent des frais d’envoi éventuels.
Registres obligatoires nécessitant cote et paraphe
Certaines formes de sociétés sont tenues de faire coter et parapher leurs registres légaux, notamment ceux relatifs aux assemblées et conseils de direction. Cela concerne principalement :
Le registre des décisions est l’un des plus couramment soumis à cette formalité. Pour un aperçu complet, le guide des registres obligatoires d’entreprise recense les documents concernés par la cote et le paraphe.
Méthode pratique
Avant dépôt, le registre vierge doit être préparé avec des pages numérotées de façon continue.Le greffier appose une cote et un paraphe sur chaque feuillet pour éviter les altérations.
Un registre authentifié comporte des pages numérotées, un paraphe visible, une date certaine et un sceau de l’autorité compétente. Ces éléments garantissent l’intégrité des procès-verbaux et des délibérations.
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3. Évolution numérique des registres et du paraphe
Dématérialisation des registres sociaux
La dématérialisation des registres sociaux est autorisée depuis le décret n°2019-1118 du 31 octobre 2019. La dématérialisation du registre des assemblées générales illustre cette évolution, et est détaillée ici. Cette évolution légale encadre la tenue électronique avec des garanties d'authenticité équivalentes au paraphe.
Les registres électroniques offrent des avantages pratiques et juridiques. Ils garantissent l'authenticité des documents par des signatures électroniques avancées. La dématérialisation optimise la gestion des procès-verbaux et des délibérations, avec une traçabilité renforcée par l'horodatage.
Solution Axiocap pour les registres électroniques
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Axiocap assure la sécurité et la conformité des registres électroniques via un coffre-fort numérique. La plateforme utilise l'horodatage et des signatures eIDAS pour remplacer le paraphe traditionnel, garantissant l'authenticité des documents.
Valeur juridique des registres électroniques
Les registres dématérialisés ont la même valeur légale que les registres papier. Cela est vrai s'ils respectent des règles spécifiques. Ces règles garantissent l'authenticité grâce à des signatures électroniques et à l'horodatage des documents.
Les registres dématérialisés doivent respecter des standards techniques pour garantir l'authenticité. La signature électronique avancée et l'horodatage remplacent le paraphe traditionnel, assurant la validité légale des procès-verbaux et délibérations.
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