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1. Qu'est-ce qu'un registre légal ?
Les registres légaux sont des documents officiels obligatoires qui consignent des informations structurantes pour l'entreprise (mouvements de titres, personnels, décisions..). Les informations issues de ces registres sont essentielles afin de prendre des décisions éclairées et garder un historique de la vie de l'entreprise. La digitalisation de ces derniers simplifie leur consultation et leur tenue.
Plusieurs registres doivent être tenus par toute société (SAS, SARL, SA, etc..), voici les principaux :
- Registre des mouvements de titres (RMT) : contient l'historique des mouvements d'actions ou de parts sociales, essentiel pour connaître la répartition du capital (par exemple cession, augmentation de capital, diminution…)
- Registre des assemblées générales (AG) : on y retrouve les procès-verbaux des décisions collectives des associés/actionnaires de chaque assemblée générale (approbation des comptes, distribution de dividendes...).
- Registre unique du personnel (RUP) : concerne cette fois-ci les salariés de l'entreprise (identité, contrat, etc..).
- Registre du Comité social et économique (CSE) : obligatoire pour les entreprises de plus de 10 salariés, il consigne les consultations CSE.
Ce sont des registres obligatoires, leur tenue est donc soumise à des contrôles (comme l'URSSAF ou le commissaire aux comptes par exemple) ce qui rend d'autant plus importante la bonne gestion de ces derniers. Notons également que ces obligations s'appliquent à toutes les structures : même un dirigeant en entreprise individuelle (EI) doit respecter certaines formalités. L’entreprise individuelle doit en effet être immatriculée au registre du commerce et des sociétés (RCS) ainsi qu’au registre national des entreprises (RNE), même si elle ne comprend pas d’associés au sens des sociétés (pas besoin donc d’un registre des associés).
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2. Pourquoi dématérialiser les registres légaux ?
Même si une gestion papier de ces registres fonctionne encore très bien, la dématérialisation, quel que soit le domaine, apporte de nombreux avantages significatifs. Dans notre cas, cela permet dans un premier temps une facilité d'accès aux registres, moins de contraintes géographiques, et donc une tenue simplifiée en découle naturellement.
De plus, les documents papiers sont susceptibles d'être détériorés (incendie, dégâts des eaux...). De la dématérialisation de ces registres découle aussi forcément un gain de place physique dans l'entreprise, cette dernière n'ayant plus besoin d'avoir un espace d'archivage pour stocker l'ensemble de ces documents.
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3. Salaire ou dividendes : enjeux pour le dirigeant
Avant de parler plus en détail de l'apport de la digitalisation, il est important de rappeler les points-clés du choix de rémunération :
- Le salaire (rémunération en tant que salarié dirigeant) est considéré comme une charge déductible du bénéfice imposable de l'entreprise. Il donne des droits sociaux (cotisations retraite, allocations chômages, assurance maladie) mais s'accompagne du paiement de fortes cotisations sociales (part salariale et patronale).
- Les dividendes sont une répartition des bénéfices aux actionnaires/associés. Ils ne constituent pas une charge déductible, la société ayant déjà payé l'impôt sur les sociétés et sur les bénéfices. Ils ne donnent cependant lieu à aucune cotisation sociale (retraite ou chômage). Les dividendes sont taxés au prélèvement forfaitaire unique (PFU) de 30%, ce qui peut être fiscalement avantageux, surtout en l'absence d'autres revenus.
Voici ci-dessous un tableau récapitulatif des différences :
Ce tableau met en évidence le fait que le choix dépend surtout des critères prioritaires. Le dirigeant doit donc arbitrer en fonction de sa propre situation (besoins en couverture sociale, projets d'investissement...) mais aussi de la trésorerie disponible dans la société. Il est donc essentiel d'avoir des informations à jour sur les finances et la structure actionnariale pour une meilleure décision. La digitalisation des registres légaux permet donc de simplifier les prises de décision en entreprise.
Concernant la distribution des dividendes, les décisions peuvent être validées plus facilement et plus rapidement grâce à un processus allégé : le PV est généré, signé électroniquement et archivé instantanément.
Les registres de mouvements de titres dématérialisés offrent une bien meilleure visibilité en temps réel sur la répartition du capital (qui détient combien de parts), cela simplifie donc le calcul de la quote-part de dividendes à verser à chaque associé.
Le registre unique du personnel dématérialisé, quant à lui, intègre automatiquement les informations salariales (informations personnelles, informations du contrat de travail, dates d’embauches et de départs) simplifiant ainsi le calcul des charges.
Ces bénéfices concrets (gain de temps, fiabilité accrue) aident le dirigeant à comparer d’un seul coup d’œil les hypothèses de rémunération.
