La numérisation fidèle est un processus de numérisation de documents qui permet d’obtenir des copies numériques identiques aux documents originaux. Si ces copies fidèles sont ensuite conservées via un Système d’Archivage Électronique conforme aux exigences normatives, elles deviennent des copies fiables, qui ont la même valeur probante que les originaux.
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1. Qu'est-ce que la numérisation fidèle des documents ?
Une copie numérique, par définition, est une version numérisée d’un document papier. Il s’agit d’une reproduction exacte d’un document qu’il est possible de consulter et d’exploiter en ligne. Lorsque l’on parle de numérisation fidèle, beaucoup de termes sont utilisés pour qualifier les copies numériques de documents. Il est important de bien les différencier, car toutes les copies n’ont pas la même valeur :
- La copie simple : c’est une copie classique obtenue lorsque l’on scanne ou prend en photo un document afin de le numériser. Ces documents sont facilement falsifiables, car ils peuvent être modifiés à l’aide de logiciels sans laisser de trace numérique. Cette méthode de numérisation présente donc des failles de sécurité et les documents de ce type ne peuvent avoir la même valeur juridique qu’un format papier.
- La copie conforme : une copie certifiée conforme est une reproduction garantie parfaitement identique au document original par un tiers de confiance, par exemple un notaire.
- La copie fidèle : il s’agit d’une reproduction numérique identique du document papier, en termes de forme et de contenu. On se concentre ici sur la numérisation du document, qui doit respecter les conditions édictées par la norme NF Z42-026, que nous développerons dans la partie suivante.
- La copie fiable : il s’agit d’une copie fidèle dont la conservation est permanente et permet d’attester de l’intégrité du document. On se concentre ici sur la conservation du document via un Système d’Archivage Electronique (SAE), qui doit respecter les conditions édictées par la norme NF Z42-013, que nous développerons dans la partie suivante.
Une copie numérique fiable est donc issue d’une méthode de numérisation fidèle, c’est-à-dire d’un processus de passage au numérique qui permet de s’assurer de la fidélité du document à son original papier et qu’aucune modification ultérieure non détectable n’y a été apportée. Cette copie à la même valeur légale, et par conséquent la même valeur probante, que son format papier.
Bon à savoir : concernant les textes de loi, c’est l’article 1379 du Code Civil qui confère cette même force probante à une copie fiable qu’à son original. En clair, la copie numérique fiable à une valeur identique au document papier d’origine devant un tribunal, ce qui est important en cas de litige. Sachez qu’il revient au juge d’apprécier la fiabilité de la copie et que la présentation de l’original peut vous être demandée.
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2. Comment garantir une numérisation fidèle ?
Comment obtenir une copie fidèle ?
Comme expliqué précédemment, pour qu’une numérisation puisse être une copie fidèle, il faut que celle-ci respecte certaines règles. La norme française sur la numérisation et la copie fidèle, ou norme NF Z42-026, pose les conditions suivantes :
- la présence de métadonnées contextuelles, qui permettent d’identifier la copie et de connaître le contexte de numérisation ;
- l’assurance d’une traçabilité de la copie numérique, via son horodatage qualifié (heure et date de création et/ou modification du document), une empreinte électronique, une signature électronique ou un scellement électronique (identité de celui qui a créé, modifié et/ou signé le document).
- la tenue d’une documentation sur les processus de numérisation utilisés.
Pour vous assurer qu’un prestataire vous propose bien un service conforme à la norme numérisation fidèle, vous pouvez vérifier que celui-ci a obtenu la certification NF 544.
À noter : pour qu’une signature électronique ait la même valeur légale qu’une signature manuscrite, celle-ci doit répondre aux exigences du niveau “qualifié” du règlement eIDAS.
Comment obtenir une copie fiable ?
Il est nécessaire d’obtenir une copie fiable pour garantir la valeur probante des documents numérisés. Pour cela, vous devez tout d’abord réaliser une copie fidèle. Ensuite, pour que celle-ci soit considérée comme fiable, son archivage doit honorer les conditions posées par la norme NF Z42-013, qui sont :
- la préservation de l’intégrité du document via l’horodatage et l’empreinte numérique ;
- la traçabilité du document grâce à un historique précis et sécurisé ;
- la pérennité des documents ;
- la réversibilité du système, c’est-à-dire la possibilité d’extraire les documents et les éléments de preuves qui y sont associés.
Pour être en accord avec la norme, le Système d’Archivage Électronique (SAE) doit être certifié NF 461. Dès lors, la valeur probante de la copie numérique est établie.
Bon à savoir : une fois un document archivé dans un SAE certifié NF 461, l’original papier peut en principe être détruit. Toutefois, rien ne vous empêche de le conserver pour maximiser la sécurité.
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3. Quels sont les avantages de la numérisation des documents pour l’entreprise ?
La numérisation fidèle et fiable des documents essentiels pour l’entreprise présente de nombreux avantages.
Du temps gagné sur vos tâches administratives
Tout d’abord, il s’agit d’un gain de temps non négligeable pour les collaborateurs. Grâce au système de gestion électronique des documents (GED), tous les documents sont accessibles en temps réel par les collaborateurs concernés, via une plateforme en ligne. Ainsi, les processus de création, modification pour accord et signature sont accélérés, car chacun peut intervenir directement sur le document. Moins de temps perdu sur des tâches administratives, c'est plus de temps consacré à la création de valeur pour votre entreprise.
Également, le système d’archivage intelligent facilite vos recherches documentaires et vous évitera de longs moments à explorer des boîtes d’archives.
Une sécurité renforcée
Un autre point très important est l’augmentation en matière de sécurité que permet la dématérialisation des documents. En effet, le stockage en ligne dans un espace sécurisé limite les risques d’altération et offre une meilleure traçabilité. Les dispositifs tels que la signature électronique et les accès différenciés aux dossiers permettent d’éviter les éventuelles fraudes et falsifications.
La sécurisation intervient également au niveau du processus administratif, les solutions de GED vous permettant un meilleur suivi afin de réduire les oublis et erreurs de conformité qui peuvent être coûteux lors d’un contrôle.
De plus, si le processus de numérisation est fidèle et que le système de stockage permet la création de copies fiables, la valeur probante de toute copie numérique est garantie. En cas de litige, vos documents seront recevables devant un tribunal.
Des économies par rapport au format papier
Le passage du papier au numérique vous permettra également de faire quelques économies, tant en termes de finance que d’espace. Vos impressions seront réduites et votre espace de stockage pourra être utilisé pour de nouveaux projets.
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4. Passez au numérique en toute sécurité avec Axiocap
La numérisation fidèle n'est pas qu'un service, c'est une stratégie de sécurisation et de modernisation de votre gestion d'archives, et Axiocap vous accompagne dans votre transition vers le numérique.
Votre transition numérique s’opère en 4 étapes :
- Nos équipes récupèrent vos documents papiers et réalisent un audit de votre masse documentaire.
- Les documents font l’objet d’une numérisation fidèle conforme aux exigences de la norme NF Z42-026.
- Nos équipes effectuent une vérification page par page et indexent vos documents pour faciliter vos recherches futures.
- Vos documents sont stockés dans un coffre-fort numérique conforme à la norme NF Z42-013.
Bon à savoir : Axiocap et La Papeterie Financière sont désormais partenaires afin de vous accompagner au mieux dans votre transition du format papier au format numérique ! En plus de nos expertises respectives, nous vous offrons des solutions hybrides (papier et numérique) le temps d’opter définitivement pour une solution dématérialisée.
Pourquoi choisir Axiocap pour la dématérialisation de votre documentation ? On vous donne 5 bonnes raisons de nous faire confiance :
- un véritable accompagnement dans la dématérialisation de vos registres d’entreprises grâce à une prise en charge de vos formats papiers et un service client réactif et à l’écoute ;
- un processus de numérisation fidèle de qualité et conforme aux exigences en vigueur ;
- un coffre-fort numérique sécurisé et conforme qui assure la valeur probante des copies numériques ;
- un système de signature électronique avancée certifiée eIDAS ;
- une solution intuitive et efficace, qui s’intègre parfaitement à vos outils métiers et est supportée par l’IA française Mistral.
