En résumé : La digitalisation des entreprises est un enjeu central pour leur performance, leur productivité, leur rentabilité et leur compétitivité. Cette transition, articulée en 3 étapes (numérisation, digitalisation et transformation digitale), doit être préparée au mieux pour limiter les risques.
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1. Qu’est-ce que la digitalisation des entreprises ?
Les définitions à connaître
Quand on parle digitalisation des entreprises, de nombreux termes sont couramment utilisés de façon générique et interchangeable. Toutefois, il est important de bien comprendre les implications de chaque notion, qui sont pourtant bien distinctes :
- La digitalisation est le processus par lequel les organisations intègrent les technologies numériques dans de nombreux aspects de leurs activités afin de gagner en efficacité.
Exemple : une entreprise décide de modifier son processus de facturation papier en passant à la facturation électronique pour améliorer la gestion de ses factures. Avec un logiciel de facturation, elle peut automatiser certaines tâches, ce qui permet aux collaborateurs de passer moins de temps sur l’aspect administratif et plus de temps sur la création de valeur pour l’entreprise. L’entreprise remplace donc un procédé papier par un procédé numérique pour gagner en efficacité.
- La numérisation est l’action de convertir un document papier en un format numérique.
Exemple : scanner un document papier pour obtenir un PDF.
- La transformation digitale a une portée beaucoup plus large. Il s’agit d’un changement profond du fonctionnement de l’entreprise grâce à la digitalisation. L’intégration de solutions digitales à différents niveaux d’opération de l’entreprise vient à modifier son modèle, ses stratégies et sa culture.
Exemple : une entreprise disposant de plusieurs boutiques de vente et location de DVD décide de les remplacer par une plateforme de streaming vidéo avec des abonnements. Tout le modèle et la stratégie de l’entreprise sont impactés par ce changement, cette digitalisation du service.
- La transformation numérique a également un sens plus large. Ici, les entreprises intègrent les technologies numériques dans leurs activités, processus et modèles commerciaux de façon globale. Il ne s’agit pas seulement d’une dématérialisation de la documentation ou des échanges entre les collaborateurs, mais bien de repenser l’entièreté de la stratégie avec les solutions numériques. L’efficacité, l’agilité, la compétitivité et l’adaptabilité de l’entreprise aux changements du marché sont les principaux objectifs de cette transformation.
À noter : en accord avec ces définitions, on peut voir la digitalisation des entreprises comme une évolution en 3 stades :
1 : la numérisation de la documentation de l’entreprise ;
2 : la digitalisation des processus opérationnels de l’entreprise ;
3 : la transformation digitale de l’entreprise.
Les différents types de digitalisation
Selon les objectifs et les besoins d'une organisation, la digitalisation peut prendre diverses formes :
- digitalisation des processus métier ;
- digitalisation de l’expérience client ;
- digitalisation des opérations internes ;
- digitalisation des produits et services ;
- digitalisation des données et de l’analyse ;
- digitalisation des ressources humaines ;
- digitalisation de la chaîne d’approvisionnement ;
- digitalisation de la conformité et de la réglementation ;
- digitalisation de la relation fournisseur ;
- digitalisation des finances et de la comptabilité.
Bon à savoir : la digitalisation des processus métiers est l’utilisation des technologies numériques pour améliorer et automatiser les opérations commerciales d’une organisation. Son objectif est d’augmenter l’efficacité, la productivité, la qualité et la flexibilité des processus commerciaux.
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2. Pourquoi opter pour un passage au digital ?
La transition vers le numérique offre un large éventail d'avantages, comme l'amélioration de la performance de l’entreprise, de la productivité des collaborateurs ou la réduction des coûts opérationnels. Les entreprises qui s'engagent pleinement dans cette transformation peuvent espérer une amélioration significative de leur compétitivité et de leur capacité à s'adapter aux défis du monde moderne.
En effet, dans un paysage commercial en constante évolution, la multiplication des canaux business est aujourd'hui une réalité indéniable. Les avancées technologiques, notamment les objets connectés et les agents conversationnels basés sur l'intelligence artificielle, se multiplient à un rythme impressionnant. Face à cette profusion de nouveautés, les entreprises se doivent d'adopter rapidement la transformation digitale pour ne pas prendre du retard et se voir dépassées par la concurrence.
Une performance et une croissance en hausse
La rationalisation du déploiement des services et des processus est un objectif majeur de la transformation numérique. Les entreprises cherchent à simplifier et à automatiser leurs opérations, réduisant ainsi la complexité des tâches administratives et améliorant l'efficacité globale de leurs activités.
La digitalisation ouvre la voie à une croissance exceptionnelle du business. En seulement cinq ans, les achats en ligne ont doublé, et 53 % des entreprises qui ont opéré une numérisation ont vu leur rentabilité augmenter de manière significative. Cette expansion du chiffre d'affaires offre également des opportunités de recrutement, contribuant ainsi à la dynamique économique.
Créer du lien avec sa clientèle pour mieux la fidéliser
À l’heure de l’essor du numérique, la perte de clients est l'une des préoccupations majeures des entreprises. Les consommateurs privilégient les interactions en ligne, ce qui signifie que les entreprises qui ne s'adaptent pas risquent de voir s'éroder leur base de clientèle.
L'un des avantages les plus marquants de cette transformation est la possibilité d'une interaction directe et immédiate avec les clients. Dès que le besoin d'un produit se fait sentir chez un consommateur, l'entreprise peut intervenir pour le guider, le conseiller, voire l'inciter à effectuer un achat. En cas de problème ou d'insatisfaction, la réactivité permet de résoudre rapidement la situation, renforçant ainsi les chances de fidélisation.
Attention toutefois, car l'incapacité à répondre aux attentes élevées des clients dans l'environnement en ligne expose les entreprises à des risques. Si les clients ne trouvent pas les informations dont ils ont besoin, ils seront rapidement déçus et se tourneront vers des concurrents plus adaptés. Il est important de soigner votre site internet et votre service client !
Une prise de décision accélérée
La numérisation est synonyme d'optimisation de la prise de décision. Grâce à l'accès à des données en temps réel et à des outils d'analyse avancés, les entreprises sont en mesure de prendre des décisions plus éclairées et plus rapides. Cette agilité décisionnelle est cruciale dans un environnement commercial en constante évolution.
Booster le bien-être et la productivité des collaborateurs
La digitalisation de l’entreprise permet l'amélioration de l'engagement, de l'efficacité et des conditions de travail des collaborateurs. En facilitant l'accès aux outils numériques, les entreprises permettent à leurs employés de travailler de manière plus flexible, d'accéder plus facilement aux informations nécessaires, et ainsi d'accroître leur productivité tout en améliorant leur satisfaction au travail.
À savoir : les employés les plus performants sont attirés par les entreprises qui adoptent des stratégies de transformations numériques et intègrent la digitalisation dans leur culture d’entreprise. La rétention du personnel qualifié étant essentielle pour la réussite à long terme des entreprises, la transition digitale est une solution pour attirer de nouveaux talents et limiter les départs au sein des effectifs.
De plus, la numérisation favorise une meilleure intelligence collective au sein des organisations. Les échanges d'informations et de données sont simplifiés, ce qui renforce la collaboration entre les équipes, favorise le partage de connaissances et stimule l'innovation.
Une diminution des coûts opérationnels
Une autre motivation clé est la réduction des coûts opérationnels. En éliminant les processus manuels, en automatisant les tâches répétitives et en optimisant l'utilisation des ressources, les entreprises peuvent réaliser des économies significatives tout en maintenant, voire en améliorant la qualité de leurs produits ou services.
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3. Quels sont les risques et limites de la digitalisation ?
Lorsqu'une entreprise se lance dans la transformation numérique, elle doit être consciente des défis potentiels qui l'attendent. Passer au numérique peut exposer l'entreprise à des risques de cyberattaques, de piratage et de vol de données. La sécurité informatique devient ainsi une préoccupation cruciale, et la mise en place de mesures de protection adéquates devient impérative pour préserver l'intégrité des données et la confiance des clients.
À mesure que l'entreprise adopte la transformation numérique, elle peut devenir de plus en plus dépendante de la technologie. Bien que la technologie offre de nombreux avantages, une dépendance excessive peut entraîner des vulnérabilités en cas de pannes techniques ou de dysfonctionnements, ce qui souligne l'importance de la gestion des risques et de la préparation à de telles éventualités.
Enfin, il est essentiel de reconnaître que la digitalisation peut s'avérer difficile pour ceux qui sont habitués aux modes opératoires traditionnels. Les changements de processus, les nouvelles compétences requises et l'adaptation à un environnement de travail numérique peuvent être un défi pour le personnel. La formation et la communication efficaces sont essentielles pour faciliter cette transition et minimiser les perturbations potentielles.
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4. Quelles sont les principales étapes de la digitalisation ?
La digitalisation d’une entreprise s’opère en 3 phases :
- La numérisation : la première étape consiste en la numérisation de la documentation de l’entreprise. Elle consiste à dématérialiser les bases de données papier (registres légaux, documents comptables, etc.) et à mettre en place un système de gestion électronique des documents (GED).
- La digitalisation : une fois la documentation numérisée, il est temps de digitaliser ses processus, c’est-à-dire intégrer des outils numériques pour la gestion de son activité. Il peut s’agir de logiciels ayant pour but d’automatiser des tâches et processus des opérations. Par exemple, vous pouvez mettre en place un ERP pour la gestion de vos stocks. Ces différents systèmes interconnectés grâce à des API permettent une automatisation globale du volet opérationnel de l’entreprise.
- La transformation digitale : la réalisation des deux premières étapes vous permet d’atteindre une transformation digitale de votre entreprise. Avec les nouveaux outils et procédures mis en place, vous pouvez repenser votre business model, adapter ou développer des produits et services, changer votre stratégie.
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5. Comment réussir sa digitalisation ?
Pour une digitalisation d'entreprise réussie, il est important de porter attention à différents points. Tout d’abord, il est nécessaire d’identifier les besoins et de s’assurer que chaque implantation d’outils numérique représente un réel intérêt. Tous les services de votre entreprise peuvent bénéficier de la digitalisation pour améliorer les performances et la productivité :
- ressources humaines avec un SIRH (automatisation de la paie, le suivi du temps de travail et la gestion des avantages sociaux) ;
- marketing avec un outil CRM (gestion de la relation client, automatisation des opérations marketing, analyse de données) ;
- logistique et stocks avec un logiciel de SCM (automatisation de la supply chain) ;
- les services au global, avec un ERP, un RPA, IA, etc.
Il est important de ne pas négliger l’impact de cette transition sur les salariés de l'entreprise. En plus de les accompagner et de les former, il faut pousser un nouvel état d'esprit en encourageant à l’expérimentation et à l’innovation dans les méthodes de travail. Il faut penser à réorganiser les équipes en répartissant les effectifs et en ajustant les missions et tâches de chacun. Les changements doivent se faire en impliquant les collaborateurs, en communiquant de façon transparente sur les évolutions et leurs conséquences, mais aussi sur la nouvelle vision de l’entreprise et les étapes pour la concrétiser. Il faut comprendre qu’une transformation digitale ne peut être menée à bien sans une transformation culturelle et managériale.
Enfin, il faut garder à l’esprit que l’essentiel reste de répondre aux besoins de vos clients. Votre approche doit toujours s'orienter dans l’amélioration de l’expérience client et renforcer la fidélisation et votre réputation. Optez pour des stratégies, produits et services impliquant des technologies numériques qui ont un objectif clair et réel.
À noter : il ne faut pas faire d’impasse sur la sécurité ! Les solutions implantées doivent être entièrement sécurisées et des bonnes pratiques, comme l’authentification à deux facteurs et l’utilisation de mots de passe robustes, doivent être mises en place au sein de l’entreprise.
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6. Passer au digital pour les PME : est-ce vraiment utile ?
La digitalisation des petites et moyennes entreprises (PME) est l’intégration et la mise en œuvre des technologies numériques dans les opérations, les processus et les modèles commerciaux de ces entreprises. L’objectif est d’élever leurs niveaux de concurrence, de productivité et d’adaptabilité en réponse aux évolutions du marché.
La mise en place d'une digitalisation réussie en entreprise peut s'avérer complexe, surtout pour les petites et moyennes entreprises, qui représente une part substantielle de l'emploi en France. Cette opération peut nécessiter des changements structurels importants et l'acquisition de nouvelles compétences au sein de l'effectif. La mobilisation des employés est un atout majeur, car ils constituent la ressource la plus précieuse. S'entourer de professionnels et d'experts en digitalisation des entreprises est essentiel pour garantir le succès de ce projet ambitieux.
La digitalisation consiste à exploiter les technologies numériques pour optimiser les processus et les activités, améliorant ainsi l'efficacité et l'efficience. Elle offre une gestion améliorée des informations, une communication plus rapide et une collaboration plus efficace au sein des équipes. De plus, la digitalisation permet aux entreprises de mieux comprendre leurs marchés et leurs clients grâce à l'analyse de données et à la “business intelligence”, favorisant des décisions plus éclairées et une meilleure adaptation aux évolutions du marché.
La digitalisation ouvre également de nouvelles perspectives de croissance et de diversification en exploitant les opportunités offertes par les canaux de vente et de marketing en ligne. Dans un monde de plus en plus numérique, elle devient essentielle pour la performance de l’entreprise, tant pour les entrepreneurs indépendants, les commerçants, les artisans que les professions libérales, souhaitant maintenir et développer leurs activités dans ce paysage en constante évolution.
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7. Quels outils peuvent être mis en place ?
Les entreprises d'aujourd'hui disposent d'un éventail de technologies puissantes pour soutenir leur transformation numérique. Parmi celles-ci, les logiciels de gestion jouent un rôle central en rationalisant les processus internes, en améliorant l'efficacité opérationnelle et en permettant une gestion plus agile des ressources.
Les outils de collaboration favorisent une communication efficace et la coopération entre les équipes, quel que soit l'emplacement géographique.
Les solutions de cloud computing offrent la flexibilité nécessaire pour stocker et accéder aux données à partir de n'importe où, tout en réduisant les coûts d'infrastructure.
Enfin, les solutions d'analyse de données ouvrent la porte à une meilleure compréhension des marchés et des clients, facilitant ainsi des décisions éclairées. En combinant judicieusement ces technologies, les entreprises peuvent prospérer dans un environnement numérique en constante évolution.
De plus, un site Internet est la clé de la transformation numérique d’une entreprise et constitue souvent l’atout le plus important. Au-delà du site internet, il faut aussi penser au mobile. Vous pouvez décider de développer un site Web optimisé pour les appareils mobiles, ou une application mobile optimisée pour les appareils mobiles, ou une application Web qui est un mélange parfait des deux.
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8. Axiocap : une solution pour votre digitalisation
Axiocap est une solution de digitalisation pour votre entreprise. Concrètement, notre solution vous permet :
- de réaliser la numérisation de vos documents sans prise de tête ! Nos équipes récupèrent votre base documentaire papier et se chargent de la numériser et de l’intégrer à votre nouveau système de GED pour vous ;
- de disposer de registres légaux entièrement dématérialisés avec workflow de validation, pour plus d’économies et moins de risques en cas de contrôle.
- de bénéficier d’un outil de GED facile d’utilisation et supporté par l’IA. Vous pourrez ainsi gagner du temps dans vos processus de validation et signature de documents tout comme lors de vos recherches ;
- d’avoir accès à un système de signature électronique avancée certifiée eIDAS conférant force probante à vos documents ;
- de stocker vos données de façon sécurisée grâce à un coffre-fort numérique.
Bon à savoir : l’interopérabilité de notre solution lui permet de s’intégrer facilement à tous vos outils métiers !
Axiocap présente une solution de dématérialisation qui offre une multitude d’avantages. En effet, en supprimant le besoin de documents physiques, cette solution simplifie les procédures juridiques, tout en réduisant les coûts liés à l’impression et au stockage. De plus, elle permet un accès sécurisé et rapide aux informations essentielles pour les entreprises, favorisant ainsi la prise de décisions éclairées. Notre solution contribue ainsi à la transformation numérique des entreprises en offrant une gestion de documents légale et transparente, tout en facilitant leur conformité aux réglementations en vigueur.
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9. La digitalisation des entreprises en quelques chiffres
Vous hésitez encore à réaliser une transition digitale pour votre entreprise ? Voici quelques chiffres qui pourraient vous convaincre de sauter le pas :
