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1. Parapheur électronique ou papier : même valeur légale !
Les signatures, cote et paraphe garantissent l’authenticité et la traçabilité des documents et registres d’entreprise. Ils permettent de s’assurer que les documents ont bien été validés par les personnes et autorités compétentes et qu’aucune page n’a été substituée, modifiée, falsifiée, ajoutée ou supprimée.
Cette procédure d’authentification des documents se fait de façon manuscrite lorsqu’ils sont au format papier. Si vous faites le choix de registres dématérialisés, elle peut s’effectuer au format numérique, grâce à un parapheur électronique. Mais existe-t-il la même valeur probante entre parapheur électronique ou papier ?
De nombreux dirigeants s’interrogent sur la valeur légale d’une signature électronique face à une signature manuscrite classique. N’ayez aucune inquiétude sur ce point, une signature électronique de vos documents présente la même valeur légale qu’une signature manuscrite dès lors qu’il s’agit un dispositif conforme aux exigences légales, c'est-à-dire une signature électronique certifiée eIDAS.
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2. Un gain de temps non négligeable grâce au numérique ?
Signer, coter et parapher ses registres d’entreprise peut demander un certain temps. En effet, il faut transmettre les documents aux différentes personnes concernées afin qu’elles valident ces derniers et y apposent les mentions nécessaires. La cote et paraphe obligatoire de certains registres, comme le registre des assemblées générales, imposent de déposer le registre au greffe du tribunal de commerce pour obtenir un paraphe officiel. Cette procédure impliquant un parapheur papier demande donc de nombreux allers-retours entre les différentes personnes concernées, sans compter les contrôles à effectuer.
En opposition, un parapheur numérique peut représenter un véritable gain de temps dans le processus de signature des documents. La dématérialisation et l’utilisation d’un tel outil permettent un workflow de validation des documents efficace. En clair :
- la gestion documentaire est collaborative et simplifiée. Toutes les personnes devant accéder aux documents peuvent le faire rapidement via une plateforme où les ressources sont centralisées ;
- le circuit de validation électronique permet à chacun d’apposer directement sur les documents des annotations et visas numériques, des commentaires pour modification et des signatures électroniques ;
- avec l’utilisation d’un système de signature électronique avancée et l’horodatage des documents, vous n’êtes plus dans l’obligation de déposer les registres légaux au greffe du tribunal pour la cote et paraphe.
Entre parapheur électronique ou papier, même si les deux fonctionnent, le parapheur électronique permet tout de même plus d’efficacité et de productivité grâce au gain de temps qu’il permet. Avec un système numérique, vous diminuez les échanges de mail, vous accélérez les processus d’adaptation et de validation des documents et vous vous déchargez de certaines obligations.
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3. Une sécurité renforcée par la dématérialisation de vos documents ?
Si vous avez fait le choix du format papier, vous savez qu’il faut être très minutieux dans l’archivage de vos documents. En effet, vous êtes dans l’obligation de les conserver pendant un certain nombre d'années, et en cas de contrôle, vous devez être en mesure de présenter des pièces en parfaite conformité. La vigilance est donc de mise afin d’éviter la perte de documents ou les erreurs ou oublis dans la validation de ces derniers, qui pourraient entraîner une sanction financière.
L’option d’un parapheur électronique, face au papier, conduit une dématérialisation totale des documents. Un document dématérialisé permet tout d’abord un archivage sécurisé en ligne. En effet, grâce à un système de coffre-fort numérique, la perte de document est grandement diminuée et les risques d’altération (incendie, inondation, etc.) n’exsitent plus. De plus, l’organisation des documents, tout comme leur recherche en cas de besoin, est simplifiée.
Un parapheur numérique offre aussi une sécurisation du processus administratif. En d’autres termes, la procédure de signature, cote et paraphe est entièrement sécurisée et son suivi numérique garantit des documents conformes. Vos risques de sanction en cas de contrôle sont donc plus faibles.
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4. Une véritable réduction des coûts liés au format papier ?
Lorsque l’on se demande quel choix faire entre parapheur électronique ou papier, une question revient souvent ; celle du coût. Existe-t-il un réel avantage à passer au numérique ?
Le format papier engendre bien entendu des coûts d’impression. S’ajoute à cela le coût logistique lié au stockage (achat de classeurs ou boîte d’archivage, étagères, espace de stockage dédié s’il y a beaucoup de documents à conserver). Il ne faut pas non plus oublier le coût de la cote et paraphe du greffe du tribunal (environ 3€) et les éventuels frais d’envoi. Si ce coût n’est pas très élevé, il n’en est pas moins inexistant.
Mais quand on compare un outil de validation papier versus électronique, il faut aussi penser au coût global. Un parapheur papier, comme nous l’avons dit précédemment, c’est plus de temps pour valider les documents. Le temps que vos collaborateurs passent sur la procédure de signature, ils ne le passent pas sur des tâches plus importantes liées à la création de valeur pour votre entreprise.
Un parapheur électronique permet une réduction des coûts d’impression et logistique, mais aussi une meilleure rentabilité par une diminution du temps passé sur les tâches administratives.
Une solution numérique a bien entendu un coût, le stockage en ligne n’étant pas gratuit et les outils utilisés étant accessibles dans le cadre d’abonnement. Mais si l’on compare, le parapheur électronique reste plus avantageux.
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5. Comment choisir un parapheur électronique ?
Vous avez fait votre choix entre parapheur électronique ou papier ? Vous souhaitez remplacer votre circuit papier par un parapheur numérique ? On vous explique comment réaliser votre transition et le fonctionnement de votre nouvelle procédure.
Passer d’un parapheur papier à un parapheur électronique
Tout d’abord, il est essentiel de faire le point sur votre situation et vos besoins, afin de choisir la solution la plus adaptée. Posez-vous les bonnes questions ; quels sont les documents traités et les obligations qui y sont liées ? Quel est le volume de documents ? Combien de collaborateurs doivent avoir accès à la plateforme ?
Une fois que vous êtes au clair sur ces éléments, vous pourrez trouver une solution qui correspond à votre structure. Il est important de privilégier un outil simple d’utilisation pour faciliter l’usage par tous.
L’utilisation d’un parapheur électronique est assez similaire, quelle que soit la solution pour laquelle vous optez :
- un document est créé puis déposé sur la plateforme en ligne ;
- vous indiquez les collaborateurs devant valider et signer le document ;
- vous indiquez les champs où les signatures et mentions doivent être apposées ;
- les collaborateurs concernés reçoivent une notification et peuvent accéder en ligne au document pour le consulter, l’approuver et le signer ;
- vous recevez une notification une fois que le document est signé par tous.
Pour les documents déjà existant, vous n’aurez qu’à les digitaliser et les déposer dans votre nouvel espace de stockage en ligne.
La solution simple et tout en un d’Axiocap
La solution Axiocap comme parapheur électronique vous offre de nombreux avantages :
- une plateforme en ligne simple d’utilisation et accessible par tous les collaborateurs concernés ;
- un archivage sécurisé de vos documents, stockés dans un coffre-fort numérique ;
- une organisation des documents intelligente et une recherche facilitée ;
- un système de signature électronique avancée certifiée eIDAS qui garantit la conformité légale de vos documents ;
- un suivi des procédures en cours pour des documents toujours en règle.
