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Téléchargez notre modèle de PV d'assemblée générale
Gérez vos registres et AG en ligne avec Axiocap
Fini le temps perdu avec la paperasse !
Résumé de l'article
Avant Axiocap : quels étaient vos principaux défis ?
Nous utilisions encore des registres papier pour les assemblées générales. En dix ans, seules deux mises à jour avaient été réalisées. En parallèle, pour les nouvelles sociétés créées, nous n'avions pas toujours le réflexe de prévoir un registre d'assemblée.
Résultat : certains registres existaient mais n'étaient jamais mis à jour, d'autres n'étaient pas ouverts du tout. Et nous constations que cette problématique était partagée par de nombreux cabinets : c'était un sujet souvent laissé de côté.
Quels usages faites-vous réellement des registres ?
Les registres d'assemblée servent essentiellement lors des contrôles fiscaux, des contrôles URSSAF et lors des opérations de cession ou en cas de litige entre associés.
Que se passe-t-il en cas de cession ou de litige ?
L'absence de registre pouvait créer des blocages ou compliquer une cession. Nous alimentions alors le registre à partir des AG numérisées.
En 2020, nous sommes passés au tout numérique, mais auparavant il fallait rechercher les copies signées dans les dossiers papier, ce qui donnait une image peu valorisante du cabinet et ne garantissait pas un process juridique rigoureux.
Qu'est-ce qui vous a poussé à changer ?
Nous souhaitions améliorer nos procédures internes. Le processus historique n'était pas satisfaisant : le collaborateur se contentait de déposer le PV dans la base documentaire, sans mise à jour du registre.
Avec Axiocap, nous avons inversé la logique. Le pôle juridique dépose les éléments signés dans l'outil, et les collaborateurs comptables les récupèrent directement depuis la plateforme.
Lors de l'arrêté des comptes, si un document n'est pas présent dans Axiocap, le collaborateur peut signaler immédiatement qu'il manque un élément, ce qui garantit la mise à jour complète des registres et un véritable cercle vertueux.
Comment s'est passée l'intégration d'Axiocap ?
La mise en place a été très simple, autant pour le pôle juridique que pour les collaborateurs comptables. La seule décision importante concernait la reprise d'historique : nous avons choisi de reprendre les cinq dernières années.
Quelles fonctionnalités font la différence ?
Lors des audits d'acquisition, pouvoir historiser l'ensemble des documents en un clic avec le sceau Axiocap/Mon Juridique est un vrai atout, à la fois en termes de qualité de synthèse et d'image de marque.
Les collaborateurs apprécient également la simplicité d'utilisation : tout est intuitif et accessible.
Quel impact réel avez-vous constaté ?
Nous disposons désormais d'une base unique, toujours à jour et sécurisée, alors qu'auparavant les mises à jour étaient rares et fastidieuses, avec des manipulations papier source d'erreurs (mauvaises pages, recto/verso, etc.).
Axiocap nous apporte un vrai gain de sécurité, une meilleure organisation interne et un point d'accès unique pour tous les services. C'est devenu notre référentiel de gestion des registres.
Recommanderiez-vous Axiocap ?
Oui, sans hésitation. Nous avons d'ailleurs présenté la solution au sein de notre réseau, CABEX, et auprès du club des assistantes juridiques. Les retours ont été très positifs. Nous n'avons aucune intention de changer.
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Leïla Achouri
Responsable Marketing
