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Assemblée générale en visioconférence : tout savoir pour mieux comprendre !

Explorez les différentes raisons pour lesquelles la dématérialisation des AG est devenue une pratique courante, les dispositions légales, ainsi que les outils et les stratégies qui permettent de mener à bien cette transition numérique.

de Vianne Savoli
4 min

du 31 mars. 2023

Sommaire

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1. Pourquoi organiser son assemblée générale en visioconférence ?

La société d’aujourd’hui étant centrée autour de la rapidité, de l’efficacité et de la mondialisation, il devient de plus en plus courant pour les entreprises d’opter pour des assemblées générales en visioconférence. Les solutions de dématérialisation des AG permettent en effet de limiter les coûts liés à la location d’un espace dédié à la tenue de l’AG et aux déplacements des participants et de centraliser tous les documents de façon à ce que ces derniers soient accessibles par tous à tout moment. Également, l’option de dématérialisation des AG offre la possibilité à tous les participants de voter en ligne. Ces avantages sont indéniables, et plus que jamais pertinents pour les acteurs économiques d’aujourd’hui. Pour vous renseigner plus amplement sur les avantages de la dématérialisation des assemblées générales, cliquez ici.

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2. Comment organiser une assemblée générale en visioconférence ?

Il convient en tout premier lieu de se renseigner sur les dispositions applicables à la forme sociale. Ensuite, il faut se poser la question du niveau de dématérialisation souhaité : il peut y avoir une assemblée en visioconférence sans vote électronique, tout comme il peut y avoir des assemblées en présentiel avec vote électronique. Pour une assemblée entièrement dématérialisée, il faut préalablement choisir un outil de visioconférence adapté à ses besoins, puis choisir un prestataire capable d’assurer la gestion intégrale de votre assemblée générale, y compris les convocations, le vote et la génération du procès-verbal. Pour mieux comprendre le fonctionnement du vote électronique, consultez notre article sur les étapes du vote électronique conforme.  

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3. Les dispositions légales

Depuis que l’ordonnance du 25 mars 2020 a cessé de s’appliquer, ce sont les règles d’avant-COVID-19 qui s’appliquent. Ces règles sont propres à chaque forme de société, en voici un aperçu.  

Pour chacune des formes énoncées ci-dessous, des exceptions existent quant à la possibilité de dématérialiser les assemblées générales. Consultez notre synthèse juridique sur le vote aux assemblées afin d’avoir les détails juridiques liés à la forme de votre société.  

Voici un condensé des règles applicables :  

➟ Société civile (SC) : la loi ne prévoit pas le vote électronique pour les SC. Dans le silence de la loi, les statuts peuvent être modifiés de façon à autoriser le vote électronique ;

➟ Société à responsabilité limitée (SARL) : lorsque les statuts le prévoient, la participation des associés à l'assemblée peut se faire par visioconférence ou par des moyens de télécommunication permettant l'identification des associés ;

➟ Société par actions simplifiée (SAS) : les formes et conditions des décisions collectives sont régies par la liberté statutaire ;

➟ Société anonyme (SA) :  

  • Assemblées d’actionnaires : les statuts sont libres de stipuler que les AG se tiendront exclusivement par visioconférence ;
  • Réunions du conseil d’administration (CA) : le règlement intérieur du CA peut prévoir la possibilité de délibérer par visioconférence ;
  • Conseil de surveillance : le règlement intérieur du conseil de surveillance peut prévoir la possibilité de délibérer par visioconférence.

Ces règles ont été édictées avant l’épidémie du Covid-19, qui a donné lieu à une règlementation temporaire et extrêmement souple concernant la dématérialisation des assemblées générales, puisqu’il n’était alors pas nécessaire que les statuts prévoient cette éventualité. Si nous sommes revenus aux règles qui ont précédé cette période, il reste évident que la volonté du législateur tend à démocratiser cette dématérialisation. C’est donc dans cette logique que les silences de la loi peuvent être amenés à être interprétés, comme dans le cas de la société civile.  

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4. Quels outils utiliser pour organiser votre assemblée générale en visioconférence ?

De nombreux outils de visio peuvent être utilisés. Cependant, ces derniers doivent respecter quelques conditions, la plus importante étant que l’outil utilisé doit impérativement permettre l’identification des participants.  

Voici une liste non exhaustive des différents logiciels permettant d’organiser la visioconférence de vos assemblées :

Outre la visioconférence, une solution pour permettre la convocation et le vote en ligne des participants est essentielle.

Pour encore plus de facilité et d’efficacité, la solution Axiocap vous offre la possibilité de dématérialiser vos assemblées générales et présente de nombreux avantages parmi lesquels :  

  • Les convocations : vous pouvez envoyer vos convocations en un clic par mail, envoi recommandé électronique (ERE) ou lettre recommandée électronique (LRE) ;
  • Feuille de présence : elle est mise à jour au fur et à mesure que les participants la signent et manifestent leur présence à l’assemblée générale ;
  • Gestion du quorum : afin de respecter les exigences statutaires de votre société, un quorum peut être rajouté et géré par la plateforme ;
  • Gestion des procurations : les procurations peuvent être octroyées par l’organisateur avant le début de l’assemblée ou par le participant lui-même s’il se déclare absent ;
  • Vote électronique : les participants ont accès à une plateforme sécurisée leur permettant de voter (pour / s’abstenir / contre) et de générer un justificatif de vote ;
  • Procès-verbal (PV) dématérialisé : le PV de votre assemblée générale se génère automatiquement, avec possibilité de l’envoyer pour signature électronique avancée. Le registre des assemblées est ensuite prêt à être exporté !  

Vous avez maintenant tous les outils à disposition pour organiser votre assemblée générale à distance.

Organiser mon assemblée en ligne en ouvrant un compte Axiocap.
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Vianne Savoli
Rédactrice finance et tech

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Comment organiser une assemblée générale ?

L'assemblée générale d'une société, qu'elle soit une SARL ou une SAS, est bien plus qu'une simple réunion d'actionnaires ou d'associés. C'est un moment crucial où se prennent des décisions importantes pour l'avenir de l'entreprise. De la rédaction minutieuse de la convocation à la rédaction du procès-verbal, chaque étape revêt une importance capitale pour garantir la légalité et la transparence des actions menées.  

Dans cet article, nous allons explorer chaque étape du processus de tenue d'une assemblée générale, en mettant en lumière les 3 axes suivants :

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Tout savoir sur le conseil d’administration d’association

La loi de 1901 pose le cadre juridique des associations tout en laissant une certaine liberté aux membres pour organiser leur structure. S’il est facultatif, le conseil d’administration est un organe clé dans la gestion courante d’une association. Comment fonctionne le conseil d’administration d’une association ? Quel est son rôle ? Comment se déroule-t-il ? On fait le point sur les règles qui encadrent le conseil d’administration d’association.

de Laetitia ISSERT

La convocation aux assemblées générales

La prise de décisions au sein d’une société ou d’une entité juridique passe inévitablement par l’organisation d’une assemblée générale ( AG ) au moins une fois par an. Elle peut être de plusieurs types : assemblée générale ordinaire, extraordinaire ou encore mixte.

Pour en savoir plus sur les différentes formes d’assemblées générales et leur fonctionnement, c'est pas ici.

L’AG va permettre de débattre de certaines décisions de manière collective, elle va donc apporter une légitimité à chaque résolution qui aura obtenu le consensus des associés. Ainsi, la convocation des participants à cette dernière est une étape primordiale dans le processus décisionnel car elle est à l’origine du rassemblement effectif de tous les associés. 

Mais comment procéder à la convocation de l’assemblée générale ? 

Tout d’abord, il est important de savoir que la convocation à l’assemblée générale est régie par un ensemble de règles spécifiques à respecter. Cependant, les membres de l’organisation peuvent éviter ces difficultés en prévoyant des dispositions particulières toutes autres dans les statuts. Ces dernières qui peuvent concerner la convocation des associés ou encore le déroulement de l’AG devront toutefois être rédigées avec soin, de manière claire et précise. 


Plusieurs questions se posent au sujet de la convocation aux assemblées générales :

Quand peut-on convoquer une assemblée générale ?

Qui sont les auteurs et les destinataires de la convocation à l’assemblée générale ?

Quelles sont les règles à respecter pour sa réalisation ? Quel est le contenu de la convocation ? 

Autant de questions auxquelles nous allons vous répondre à travers l’étude des différentes modalités de convocation à l’assemblée générale.

de Raïssa MAMANE

La législation évoquée relève exclusivement du droit français. 🇫🇷