Assemblée générale d’approbation des comptes annuels

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1. Comment procéder à l’approbation des comptes annuels d’une entreprise ?

Les sociétés commerciales doivent soumettre leurs comptes annuels à l’approbation des associés (ou des actionnaires) dans le délai de six mois à compter de la clôture de leur exercice comptable. La date de clôture est prévue dans les statuts. Seule la micro-entreprise (à savoir, le régime de l’entreprise individuelle et non la micro-entreprise de la classification des sociétés) n’a pas à établir des comptes annuels.

Bon à savoir : Une prorogation de six mois est possible sur demande au président du Tribunal de commerce.

L’approbation des comptes annuels a donc lieu lors d’une assemblée générale ordinaire annuelle (AGOA). Elle a plusieurs objectifs, tels que :

• informer les associés de la situation financière de la société ;

• approuver la gestion et les comptes de l’exercice clos ;

• affecter le résultat de l’exercice.

À noter : Dans une société unipersonnelle (SASU ou EURL), le gérant associé unique approuve les comptes par leur seul dépôt.

Lorsque les associés refusent l’approbation des comptes, le résultat de l’exercice n’est pas réparti.

Facilitez la gestion de vos assemblées générales avec la dématérialisation et renforcez votre conformité légale avec la plateforme tout-en-un d’Axiocap. La tenue d’une AG en ligne est plus simple et plus rapide, grâce :

• à la convocation par mail opposable ;

• au vote électronique avec authentification A2F ;

• la génération automatique de la feuille de présence.

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2. Quelle est la composition des comptes annuels d’une entreprise ?

Les comptes annuels ont pour but de donner une image de la santé financière de l’entreprise à la clôture de son exercice. Ils comprennent :

• un bilan : il est une photographie du patrimoine de la société à un instant T. Il comprend deux colonnes : une pour les actifs (ce qui possède la société) et la seconde pour les passifs (les dettes et les capitaux propres) ;

• un compte de résultat : il donne un aperçu de l’activité de l’entreprise et de son résultat net en faisant la différence entre les produits (les recettes) et les charges (les dépenses) ;

• des annexes : ils incluent des informations permettant de comprendre le bilan et le compte de résultat (par exemple, une explication sur les amortissements pratiqués).

Les groupes de sociétés ont également l’obligation de fournir des comptes consolidés, un rapport de gestion du groupe, le rapport des commissaires aux comptes et celui du conseil de surveillance (s’il existe).

À noter : Certaines entreprises peuvent présenter des comptes annuels simplifiés et même se passer de réaliser une annexe.  

• Micro-entreprises : bilan et compte de résultat simplifiés, absence d’annexes.

• Petites et moyennes entreprises : compte de résultat simplifié.

Quant aux grandes entreprises, elles ont des informations de durabilité à établir.

Tableau récapitulatif des seuils de classification des entreprises :

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3. Comment préparer l’assemblée générale d’approbation des comptes ?

La préparation de l’assemblée générale d’approbation des comptes commence par l’établissement des comptes annuels. Ensuite, un rapport de gestion doit être rédigé avant de passer à la convocation des associés à l’AG.

Le rapport de gestion

En tant que dirigeant, vous êtes tenu d’établir un inventaire, les comptes annuels et un rapport de gestion pour l’assemblée générale d’approbation des comptes. Ces documents doivent être communiqués aux associés au moins 15 jours avant la date de la réunion.

Le rapport de gestion contient :

• la situation de l’activité de la société au cours de l’exercice écoulé ;

• ses résultats ;

• son évolution prévisible et ses perspectives de croissance ;

• les événements importants survenus entre la clôture de l’exercice et celle de la réalisation du rapport ;

• les délais de paiement ;

• les activités en matière de recherche et développement ;

• les prises de participation significatives ;

• la liste des succursales ;

• une analyse de l’évolution des affaires, des résultats et de la situation financière de la société ;

• le montant des dividendes distribués au cours des trois derniers exercices ;

• les principaux risques et incertitudes rencontrés ;

• les défis auxquels la société devra faire face ;

• les informations sur la vente en cas de cession du droit au bail à un tiers.

Bon à savoir : Le rapport de gestion est facultatif pour les petites entreprises, sauf celles ayant pour objet la gestion de titres de participation ou de valeurs mobilières.

La convocation à l’assemblée générale d’approbation des comptes

Vous devez également procéder à la convocation des associés à l’assemblée générale d’approbation des comptes. Elle doit être reçue au moins 15 jours avant la tenue de la réunion. Toutefois, les statuts peuvent prévoir un délai plus important. Le mode de convocation dépend également des statuts. Le plus courant est la lettre recommandée avec accusé de réception.

La convocation sert aussi à informer les associés des sujets qui seront abordés. Elle précise donc l’ordre du jour et le texte des résolutions, et s’accompagne des documents requis pour approuver les comptes, tels que :

• l’inventaire ;

• les comptes annuels ;

• le rapport de gestion ;

• le rapport du commissaire aux comptes s’il y en a un de nommé.

Envoyez votre convocation par recommandé électronique avec Axiocap et bénéficiez du suivi en temps réel de l’ouverture des mails.  

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4. Comment se déroule l’assemblée générale d’approbation des comptes annuels ?

L’assemblée générale d’approbation des comptes annuels se déroule comme n’importe quelle assemblée. Elle débute par la signature d’une feuille de présence afin de vérifier le quorum (le nombre minimum d’associés devant être présent pour voter). Ensuite, un président de séance et un secrétaire sont nommés.  

Avec Axiocap, la feuille de présence est générée automatiquement !

Bon à savoir : Les statuts peuvent prévoir que le président soit toujours le dirigeant de la société.

Le président poursuit par un discours, un rappel de l’ordre du jour et enfin, par la présentation du rapport de gestion puisque celui-ci doit être soumis au vote des associés. La plateforme d’Axiocap se charge de calculer automatiquement le nombre de voix et intègre les résultats à votre procès-verbal.

Les associés peuvent alors approuver, modifier ou rejeter les comptes sociaux. À partir de là, ils doivent également décider de l’affectation du résultat (des bénéfices ou des pertes). Lorsque les associés constatent l’existence d’un bénéfice, ils ont la possibilité d’en affecter une partie en réserves (par exemple, 5 % dans la réserve légale) et/ou de procéder à une distribution de dividendes aux associés.  

Néanmoins, il est nécessaire d’avoir un bénéfice distribuable pour verser des dividendes. Il s’agit du bénéfice qu’il reste après déduction :

• des pertes antérieures ;

• de la quote-part affectée à la réserve légale ;

• des reports bénéficiaires.  

En revanche, la situation est différente si le résultat de l’exercice révèle une perte. Les associés peuvent soit la reporter soit l’absorber à l’aide de comptes de réserves. Les résolutions prises font ensuite l’objet d’une transcription dans un procès-verbal d’assemblée générale.  

5. Quels sont les documents à déposer suite à l’assemblée générale d’approbation des comptes ?

Dans le mois suivant l’assemblée générale d’approbation des comptes, la société doit déposer ses comptes annuels au greffe du Tribunal de commerce.

Ils incluent :

• les comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexes) ;

• le rapport de gestion ;

• le procès-verbal de l’assemblée générale d’approbation des comptes ;

• la décision d’affectation du résultat ;

• le rapport du commissaire aux comptes.  

Bon à savoir : Le dépôt des comptes annuels peut directement être effectué sur le site du Guichet unique sous un délai de deux mois.

Une fois la démarche effectuée, le greffe procèdera à la publication au Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales (BODACC). Il vous faut également transmettre un extrait du procès-verbal en cas de refus des comptes annuels.

Par ailleurs, certaines entreprises peuvent demander que leurs comptes ne soient pas rendus publics à l’aide d’une déclaration de confidentialité. La confidentialité peut toucher :

• l’ensemble de leurs comptes annuels pour les micro-entreprises ;

• le compte de résultat pour les petites entreprises.

Quant aux moyennes entreprises, elles ont le droit de solliciter la seule publication d’une présentation simplifiée de leur bilan et de leurs annexes. Le défaut de dépôt des comptes annuels est sanctionné par une amende de 1 500 €.

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