Conventions réglementées : quelles opérations sont concernées et comment les faire autoriser

L'essentiel en 3 points :

• Trois éléments permettent de savoir si une convention est réglementée : l'opération, les personnes impliquées et la forme de la société.
• En SARL et en SAS, la convention est généralement contrôlée après sa conclusion. En SA, elle doit en principe recevoir l'accord du conseil d'administration avant d'être conclue.
• Dans un groupe, le recensement doit couvrir les conventions nouvelles, modifiées et poursuivies dans chaque filiale.

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1. Qu'est-ce qu'une convention réglementée ?

Une convention réglementée, c'est un contrat conclu entre une société et une personne qui lui est liée, comme un dirigeant, certains associés ou actionnaires. Une convention relève de ce régime lorsqu'elle concerne l'une des personnes visées par la loi, sans être interdite ni relever d'une exclusion légale, notamment celle des opérations courantes conclues à des conditions normales.

La liste des personnes concernées dépend de la forme de la société. Le but est de permettre aux associés ou aux actionnaires d'examiner les accords qui peuvent créer un conflit d'intérêts. Une convention réglementée n'est donc pas forcément défavorable à la société, et encore moins interdite.

En SARL, l'article L. 223-19 du Code de commerce vise les conventions conclues, directement ou par personne interposée, avec un gérant ou un associé. Il couvre aussi certaines sociétés ayant avec la SARL une personne commune dans l'une des fonctions énumérées par le texte.

En SAS, l'article L. 227-10 concerne le président, les autres dirigeants, l'actionnaire détenant plus de 10 % des droits de vote et la société qui contrôle cet actionnaire personne morale.

En SA, l'article L. 225-38 vise notamment le directeur général, les directeurs généraux délégués, les administrateurs et les actionnaires détenant plus de 10 % des droits de vote.

Il y a interposition lorsqu'un tiers contracte à la place de la personne réellement intéressée. Une société contrôlée par le dirigeant peut ainsi constituer une personne interposée lorsqu'elle lui sert effectivement d'intermédiaire. En SA, l'intérêt indirect est aussi expressément visé : l'intéressé peut retirer un avantage de l'accord sans le signer.

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2. Convention libre, réglementée ou interdite : comment trancher ?

Une convention est libre lorsqu'elle ne concerne aucune personne visée par la loi ou lorsqu'elle bénéficie d'une exclusion légale. C'est notamment le cas d'une opération courante conclue à des conditions normales. Elle est réglementée lorsqu'elle implique une personne visée, sans être interdite ni relever d'une exclusion légale.

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3. Quel régime appliquer en SARL, SAS et SA ?

Le bon article dépend d'abord de la forme sociale : L. 223-19 pour la SARL, L. 227-10 pour la SAS et L. 225-38 à L. 225-40 pour la SA à conseil d'administration. Ces textes ne fixent ni le même ordre de contrôle ni les mêmes règles de vote. Le tableau suivant permet de choisir immédiatement la procédure adéquate.

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[[start_astuce]] En EURL, la convention réglementée conclue avec l'associé unique est seulement mentionnée au registre des décisions. Celle conclue avec un gérant non associé reste soumise à l'article L. 223-19 et, en l'absence de commissaire aux comptes, doit être approuvée au préalable. En SASU, les conventions conclues avec le dirigeant, l'associé unique ou la société contrôlant celui-ci sont mentionnées au registre des décisions, sans rapport ni vote. [[end_astuce]]

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Pour une SA à directoire et conseil de surveillance, il faut appliquer les articles L. 225-86 et suivants du Code de commerce. Le raisonnement reste voisin, mais l'autorisation relève du conseil de surveillance.

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4. Quelle procédure suivre pour autoriser et approuver une convention réglementée ?

La procédure commence par la qualification et l'identification des personnes intéressées. Viennent ensuite l'autorisation préalable lorsqu'elle est exigée, la conclusion de l'accord, le rapport spécial et le vote des associés ou actionnaires. L'ordre change surtout en SA, où l'autorisation motivée du conseil doit précéder la signature de la convention.

1. Ouvrir le dossier

Relevez les parties, leurs fonctions et participations, l'objet, la durée et les conditions financières. Repérez aussi les conventions antérieures qui continuent à produire leurs effets.

2. Obtenir l'autorisation requise

En SA, l'intéressé informe le conseil et ne participe ni à la délibération ni au vote. Avant la signature, le conseil motive l'intérêt de l'accord pour la société et ses conditions financières. En SARL sans commissaire aux comptes, l'assemblée se prononce aussi au préalable si le gérant contractant n'est pas associé.

3. Préparer le rapport spécial

Il indique les conventions soumises au vote, les personnes intéressées, leur objet et leurs conditions essentielles. S'il n'existe pas de commissaire aux comptes, le rapport revient au gérant en SARL, au président en SAS et au président du conseil en SA. Dans cette dernière, le conseil réexamine chaque année les conventions dont l'exécution se poursuit (article L. 225-40-1).

4. Faire statuer et conserver la preuve

En SARL, l'intéressé ne vote pas et ses parts sont exclues du quorum et de la majorité. En SAS, la loi ne l'exclut pas. En SA, il ne vote pas et ses actions sont écartées de la majorité, mais non du quorum. Conservez convention, rapport et procès-verbal.

Cette séquence accompagne souvent l'approbation annuelle des comptes. Vous pouvez la consigner dans un registre d'assemblée générale dématérialisé et consulter nos guides sur l'approbation des comptes et l'assemblée générale d'approbation des comptes annuels.

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5. Comment gérer les conventions réglementées dans un groupe de sociétés ?

Une convention conclue entre deux sociétés d'un même groupe n'échappe pas, par principe, au régime des conventions réglementées. Il faut reprendre l'analyse pour chaque société : qui signe, pour quelle opération, dans quelles conditions et sous quelle forme sociale ? Le recensement doit donc se poursuivre tout au long de l'exercice.

Les principaux points de vigilance concernent les conventions de trésorerie, les frais de siège, les prestations de la holding, les mises à disposition, les garanties et les sûretés.

Ce n'est pas parce qu'une opération revient régulièrement dans le groupe qu'elle est juridiquement courante. Ses conditions doivent aussi rester comparables à celles qui seraient négociées avec un tiers.

Prenons une refacturation de frais de siège en exemple. Elle peut être considérée comme libre si elle correspond à une opération courante et respecte des conditions normales. La société doit toutefois pouvoir justifier les services rendus, la méthode de répartition des coûts, le prix facturé et son propre intérêt dans l'opération.

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[[start_attention]] Pour une convention de trésorerie, il faut également vérifier que l'opération respecte les conditions de l'article L. 511-7, I, 3° du Code monétaire et financier. Enfin, une garantie accordée par une SA peut nécessiter l'autorisation prévue par l'article L. 225-35 du Code de commerce. [[end_attention]]

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Dans une SA, la procédure ne s'applique pas aux conventions conclues entre deux sociétés lorsque l'une détient, directement ou indirectement, la totalité du capital de l'autre, sous réserve des actions éventuellement exigées par la loi (article L. 225-39). Cette exception ne s'applique ni à la SARL, ni à la SAS.

Pour une entreprise avec de multiples filiales, mieux vaut ne pas attendre la préparation du rapport spécial pour rechercher les conventions. Afin d'éviter les oublis, il est recommandé au groupe :

• D'identifier, pour chaque société, les dirigeants, associés, actionnaires et sociétés liées qui sont concernés par le régime ;
• De désigner un référent qui sera chargé de signaler les conventions dès leur négociation, ainsi que les avenants ;
• De centraliser les parties, l'objet, les dates, les montants, les conditions financières et les décisions prises ;
• Et de suivre, dans un calendrier commun, les renouvellements et les conventions qui continuent à produire leurs effets.

La gestion des entités juridiques avec Axiocap permet de centraliser ces informations et de préparer, société par société, les échéances d'autorisation, de rapport et d'approbation.

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6. Conclusion : que risque une convention réglementée non approuvée ?

Le défaut d'approbation ne fait pas disparaître la convention. En SARL comme en SAS, elle reste applicable, mais les responsables peuvent devoir réparer le préjudice subi par la société. En SA, la réponse dépend de l'irrégularité : un refus de l'assemblée n'a pas les mêmes effets qu'une absence d'autorisation préalable.

En SARL, les conséquences préjudiciables peuvent être mises à la charge du gérant et, s'il y a lieu, de l'associé contractant, conformément à l'article L. 223-19. En SAS, l'article L. 227-10 prévoit qu'elles peuvent peser sur la personne intéressée et, éventuellement, sur les dirigeants.

En SA, une convention régulièrement autorisée produit ses effets à l'égard des tiers même si l'assemblée la désapprouve, sauf si elle est annulée en cas de fraude. Le préjudice peut alors être supporté par l'intéressé et, le cas échéant, par les autres administrateurs. Si l'autorisation préalable a été oubliée, la convention peut être annulée lorsqu'elle a causé un dommage à la société.

En SA, l'action en nullité doit être engagée dans les trois ans suivant la convention ou sa révélation si elle a été dissimulée. Une approbation ultérieure de l'assemblée générale, fondée sur un rapport spécial, peut couvrir cette nullité.

Les conventions interdites suivent une autre règle : elles sont nulles. Pour éviter ces difficultés, mieux vaut qualifier chaque opération en amont, suivre la procédure propre à la société et conserver les documents qui prouvent les démarches accomplies.