Axiocap est une solution idéale pour simplifier la gestion juridique des entreprises, offrant un gain de temps, une automatisation administrative et une réduction de la charge mentale. Le cabinet Fiteco a choisi Axiocap pour dématérialiser les processus, notamment pour les assemblées générales, facilitant ainsi l'organisation et la signature électronique des documents. Les fonctionnalités de l'application ont permis une transition fluide vers le télétravail, offrant une expérience intuitive et une assistance réactive. En automatisant les tâches administratives, Axiocap libère du temps pour des missions à plus forte valeur ajoutée, positionnant l'outil comme un allié essentiel pour l'évolution du secteur juridique.
1. Présentez-nous votre activité. Quels sont vos clients ?
Nous sommes juristes au sein du groupe 80 associés. Notre quotidien consiste à gérer la vie juridique des sociétés filiales membres du groupe, notamment la gestion des assemblées générales, des baux, des assurances, des constructions immobilières, des SCI, etc. Le cabinet Fiteco compte une quarantaine de filiales évoluant dans le milieu de l’expertise comptable et du commissariat aux comptes, mais également des sociétés ayant des activités connexes.
2. Pourquoi avoir choisi de travailler avec Axiocap ?
Nous avons démarré notre collaboration avec Axiocap en début d’année. Il s’agit d’une entreprise en plein développement qui simplifie notre quotidien au sein du pôle juridique. La crise sanitaire actuelle, les périodes de confinement, et l’activité professionnelle en télétravail ont compliqué l’exercice de notre profession. Axiocap nous est apparu comme une solution idéale : les fonctionnalités de l’application permettant la dématérialisation d’une partie de la vie juridique d’une entreprise (le vote électronique par exemple) facilitent énormément les choses, car c’est à la fois un gain de temps, mais aussi un allègement de nos tâches, une automatisation administrative, et par effet de ricochet une charge mentale moins importante, sans compter l’économie de papier !
3. Aviez-vous déjà utilisé un logiciel concurrent jusqu’à présent ?
Non jamais, Axiocap est le premier. Jusqu’ici nous réalisions manuellement les tâches que Axiocap automatise aujourd’hui. L’outil nous permet notamment d’envisager les assemblées générales d’une autre manière ! Avant, elles se déroulaient presque systématiquement en présentiel, ce qui complexifiait l’organisation puisque les invités venaient des quatre coins de la France. Croiser les agendas n’était donc pas une mince affaire. Aujourd’hui c’est l’une des contraintes que nous balayons avec Axiocap. Les invitations sont envoyées par courrier électronique recommandé et nous passons par le vote électronique pour les résolutions, le procès-verbal d’assemblée est signé par tous de manière électronique, puis est automatiquement archivé au sein du registre d’assemblées générales dématérialisé. Axiocap a amélioré l’organisation de nos assemblées générales.
4. Vous utilisez la fonctionnalité qui permet l’organisation des assemblées générales, utilisez-vous aussi les autres fonctionnalités de Axiocap, la gestion des registres et de l’actionnariat par exemple ?
Oui bien sûr. La gestion des registres des mouvements de titres et des registres d’assemblées générales est vue d’un très bon œil en interne, nous accueillons ces outils avec grand plaisir, surtout au sein d’un cabinet avec autant d’associés, c’est un outil très intéressant.
5. Comment se déroulent vos relations avec Axiocap ?
L’application Axiocap est très simple d’utilisation, même en étant novices nous avons réussi à la prendre en main très rapidement, la navigation est intuitive. D’ailleurs, nous n’avons pas eu besoin de formation en interne, une présentation des outils et de ses fonctionnalités a suffi. Les équipes de Axiocap sont très réactives et disponibles lorsque nous avons des questions quant à l’utilisation de l’application. Leurs équipes sont jeunes et dynamiques, c’est vraiment très agréable de travailler avec eux.
6. Est-ce que vous recommanderiez la solution et pourquoi ?
Oui sans hésitation. Tout simplement parce qu’il faut aussi savoir évoluer avec son temps. La dématérialisation fait partie de ces évolutions incontournables, même dans le domaine du juridique où les préjugés disent que nous faisons beaucoup d’administratif. Contrairement à ce que certains pourraient penser, Axiocap ne nous remplace pas, il automatise des tâches administratives qui nous prenaient du temps, ce qui nous permet de nous concentrer aujourd’hui sur d’autres missions bien plus intéressantes sur lesquelles nous pouvons apporter une plus-value.
