Le pouvoir en assemblée générale permet à un associé ou actionnaire absent de se faire représenter par un mandataire qui votera sur les résolutions débattues en son nom.
Cette procuration garantit l’exercice des droits de vote, le respect du quorum et le bon déroulement des décisions collectives.
Le pouvoir doit être rédigé par écrit, comporter des mentions obligatoires et peut être assorti d’instructions précises.
Sa portée, sa durée et les personnes habilitées dépendent de la forme juridique et des statuts de la société.
1. Qu'est-ce qu'un pouvoir en assemblée générale ?
Un pouvoir, également connu sous le nom de “procuration”, permet à un associé ou à un actionnaire absent d’être représenté par une autre personne durant une assemblée générale.
Concrètement, la personne absente va donner mandat à une autre personne, le mandataire, pour assister à l’assemblée à sa place et voter en son nom sur les résolutions inscrites à l’ordre du jour.
C’est donc un moyen efficace pour que le mandant puisse exprimer son point de vue et ainsi préserver ses droits de vote.
D’autant que lors des AG, il est capital que la voix de chaque associé soit entendue et prise en compte car les sujets importants sont débattus à ce moment. Cela concerne notamment les règles de fonctionnement de la société : modification des statuts, changement des modalités de répartition des bénéfices, etc.
De plus, cela permet d’atteindre les règles de quorum dans l’association ou la société et donc de contribuer au bon déroulement de l’assemblée sans porter préjudice à la société.
[[start_astuce]]Il peut arriver qu’une personne morale soit actionnaire d’une société anonyme (SA). Dès lors, celle-ci est dans l’obligation de se faire représenter par une personne physique pour faire entendre sa voix. Cela passe donc par une délégation de pouvoir. [[end_astuce]]
2. Comment fonctionne une délégation de pouvoir ?
Qui peut donner et recevoir un pouvoir ?
En principe, tout associé ou actionnaire convoqué à l’assemblée générale peut donner un pouvoir à autrui pour se faire représenter lors de l’AG. Il peut autant s’agir d’une personne physique que d’une personne morale.
Concernant la personne apte à recevoir un pouvoir, elle peut, en principe, être librement choisie par le mandant (la personne absente). Il est préférable de choisir une personne de confiance.
Dans les faits, il s’agit souvent d’un autre associé ou actionnaire et parfois d’un tiers, si la loi ou les statuts l’autorisent. Le choix dépend également de la forme juridique de la société et de certaines spécificités.
- En SARL, il est tout à fait possible de donner un pouvoir à son conjoint pour voter en son nom, sauf dans le cas où les deux époux seraient les deux seuls associés de la société. La procuration peut également être faite auprès d’un autre associé ou d’une autre personne si les statuts de la société le permettent.
- Dans une SAS, il faut impérativement se référer aux statuts car ces derniers fixent les personnes pouvant bénéficier d’une procuration de la part de l’associé absent et les cas dans lesquels un actionnaire peut se faire représenter.
- Enfin, dans le cadre d’une SCI, la délégation de pouvoir est tolérée dès lors que les statuts le prévoient. En principe, elle est possible uniquement auprès d’un autre associé mais il peut arriver que les statuts prévoient qu’un tiers puisse représenter et voter pour l’associé absent.
Les formes de pouvoir : avec ou sans instructions
Dans les faits, le mandant donne pouvoir au mandataire de voter en son nom mais l’étendue de cette procuration dépend de la volonté du mandant.
Il peut donner un certain nombre d’instructions au mandataire en précisant le sens du vote (pour ou contre), éventuellement pour chaque résolution.
Autrement, le pouvoir peut être sans instructions. Dans ce cas de figure, le mandataire vote librement sur les résolutions : la personne absente lui fait alors pleinement confiance.
Durée et périmètre du mandat
En règle générale, un pouvoir n’a d’effet que pour l’assemblée générale pour laquelle il a été effectué. Il n’a pas vocation à s’inscrire dans le temps de façon permanente.
Certaines exceptions existent toutefois.
- La délégation de pouvoir peut être valable à la fois pour une AG ordinaire et une AG extraordinaire. La procuration doit néanmoins le préciser de façon claire.
- Un pouvoir fait pour une assemblée générale spécifique peut être valable pour toutes les assemblées qui suivent dès lors qu’elles ont le même ordre du jour. À titre d’exemple, si le quorum n’est pas atteint lors d’une AG, la procuration reste valable pour la nouvelle assemblée.
[[start_astuce]]Il reste tout de même possible de faire une procuration pour plusieurs assemblées si un associé ou un actionnaire doit s’absenter longtemps, si les statuts l’autorisent. [[end_astuce]]
Il doit alors attribuer une durée de validité à son pouvoir et éventuellement préciser les sujets pour lesquels il donne un pouvoir au mandataire.
Enfin, concernant le périmètre du pouvoir : le mandant peut limiter le pouvoir à l’assemblée concernée, à l’ordre du jour prévu ou à certaines décisions.
3. Comment rédiger un pouvoir pour une assemblée générale ?
Mentions obligatoires à inclure
Parmi les mentions obligatoires à inclure dans un pouvoir en assemblée générale, on retrouve :
- l’identité du mandat : nom et prénom, adresse ou qualité (associé, actionnaire) ;
- l’identité du mandataire : nom, prénom et adresse du représentant ;
- l’identification de la société : dénomination sociale ;
- l’assemblée concernée : date et lieu de l’assemblée pour laquelle la procuration est établie ;
- l’objet du mandat : phrase claire indiquant que le mandant autorise le mandataire à voter sur les résolutions ;
- le périmètre du pouvoir : ensemble des décisions sur lesquelles le mandataire peut voter en lieu et place du mandant et des limites du pouvoir si applicable (ex : instructions spécifiques) ;
- la durée de validité de la procuration ;
- la date et la signature du mandant.
Modalités de transmission et validation
Le pouvoir doit être rédigé par écrit, daté et signé, en format papier ou dématérialisé, si cela est admis dans la société.
Pour être valide, il doit également être fourni avec la pièce d’identité du membre absent, ainsi que celle du représentant.
Il peut être remis directement au mandataire, en main propre, par le biais d’une lettre recommandée avec accusé de réception ou être transmis au préalable à la société selon les règles prévues en interne.
Compte tenu du fait que la convocation doit être transmise au moins 15 jours avant la date de la réunion, il est recommandé de faire le pouvoir avant cette date dans un délai raisonnable pour rester en accord avec la loi.
Avec Axiocap, vous pouvez désormais organiser vos assemblées générales en ligne pour un gain de temps, d’efficacité et une meilleure organisation au quotidien. Profitez également de nombreuses ressources sur notre plateforme, telles qu’un modèle de registre des mouvements de titre.
