Le procès-verbal d’assemblée constitutive d’association doit obligatoirement être rédigé une fois l’assemblée terminée.
Il doit mentionner plusieurs éléments, notamment les informations permettant d’identifier l’association et les personnes présentes, ainsi qu’un résumé des délibérations et votes des résolutions.
Pour faciliter sa rédaction, n’hésitez pas à utiliser un modèle de procès-verbal d'assemblée constitutive d’association.
1. Qu'est-ce qu'un procès-verbal d'assemblée constitutive ?
Avant la création d’une association, il est possible d’organiser ce que l’on appelle une assemblée générale constitutive d’association. Concrètement, il s’agit d’une réunion à laquelle les fondateurs, les futurs membres de l’association et toute personne contribuant au projet, participent, discutent et décident :
- de l’identité de l’association (nom, objet, etc.) ;
- de sa future organisation et des statuts ;
- des futurs dirigeants ;
- de la reprise par l’association des engagements conclus avec des tiers par les fondateurs.
À la fin de cette réunion, pour formaliser les décisions prises et garder une trace officielle de celles-ci, un procès-verbal d’assemblée constitutive est rédigé. Il s’agit donc d’un compte-rendu de l’assemblée, qui rassemble les délibérations, le résultat des votes et les résolutions adoptées. La rédaction du PV d'AG constitutive d’association est obligatoire.
Un procès-verbal d’assemblée générale doit toujours être rédigé avec la plus grande attention, car ce document peut servir de preuve en cas de litige.
[[start_astuce]]En principe, le secrétaire de séance se charge de produire ce document, mais une autre personne peut parfaitement être désignée. Dans tous les cas, l’identité et la fonction de l’auteur du procès-verbal doivent être mentionnées dans le document. [[end_astuce]]
2. Quelles sont les mentions obligatoires à inclure dans le PV ?
La rédaction d’un procès-verbal d’assemblée constitutive d’association est soumise à certaines règles. En effet, il existe plusieurs mentions devant obligatoirement apparaître dans le PV.
[[start_astuce]]Vous êtes libre d’utiliser un format papier ou numérique pour votre PV de constitution d’association. [[end_astuce]]
Les mentions devant obligatoirement être présentes dans le procès-verbal d'assemblée constitutive sont :
- le nom de l’association et son siège social ;
- la date, l’heure (début et fin de séance) et le lieu de tenue de l’assemblée ;
- l’identité des personnes présentes et leurs adresses ;
- l’identité du président et du secrétaire de séance ;
- l’ordre du jour ;
- la retranscription des débats ;
- le résultat des votes et les décisions prises ;
- la signature du président et du secrétaire de séance.
[[start_attention]]Une erreur ou bien un oubli dans le PV d’assemblée constitutive de votre association invalide le document ! Vos démarches de création peuvent donc être retardées.[[end_attention]]
3. Comment rédiger un PV d’assemblée constitutive d’association étape par étape ?
Préparer l’introduction
En introduction de votre procès-verbal d’association, vous devez inclure de façon précise :
- le nom et l’adresse de l’association ;
- la mention “Procès-verbal de l’assemblée générale constitutive du [date]”
- la date, l'heure et le lieu de l’assemblée ;
- les noms et prénoms, ainsi que les adresses, des participants ;
- les noms et prénoms des personnes désignées en tant que président et secrétaire de séance.
Synthétiser l’ordre du jour
La synthèse de l’ordre du jour permet d’avoir une vue d’ensemble rapide des sujets abordés lors de l’assemblée. Sa rédaction doit être compréhensible et concise.
Retranscrire les délibérations et les résultats des votes
Pour chaque délibération, il faut inscrire :
- l’objet de la délibération, c’est-à-dire la résolution soumise au vote, de façon claire et précise ;
- le nombre de personnes prenant part au vote ;
- le nombre de votes pour et contre la délibération, ainsi que le nombre d’abstentions ;
- le résultat du vote, c’est-à-dire l’adoption ou le rejet de la résolution.
[[start_astuce]]Pendant les échanges, prenez des notes détaillées pour ne rien manquer d’important. Vous pouvez également utiliser un enregistreur. Une fois les débats terminés, faites un court résumé en points clé, avec une liste à puce par exemple, pour retranscrire le plus simplement et clairement possible les éléments principaux. [[end_astuce]]
Signer le procès-verbal
Pour terminer le procès-verbal de création d’association, le président et le secrétaire de séance doivent inscrire leurs noms et apposer leurs signatures.
[[start_astuce]]Il est recommandé d’annexer la feuille de présence et les bulletins de vote au procès-verbal, ainsi que de parapher les pages. [[end_astuce]]
4. La conservation du PV d'assemblée constitutive
Une fois rédigé, validé et signé, le procès-verbal d'assemblée constitutive peut être archivé dans le registre des assemblées générales de l’association. Tous les PV des futures assemblées seront consignés dans ce registre. Vous pouvez le tenir au format papier, ou format numérique avec un registre dématérialisé comme ceux proposés par Axiocap.
Si vous êtes adepte du format numérique, sachez que l’assemblée constitutive d’association, comme toutes les assemblées générales, peut être tenue intégralement en ligne. Axiocap a développé une solution d’assemblée générale en ligne simple d’utilisation et totalement sécurisée ! Avec cette solution :
- vos convocations aux AG sont envoyées par recommandé électronique ;
- vous bénéficiez d’un système de vote électronique avec calcul automatique des voix ;
- votre feuille de présence et votre PV d’AG sont automatiquement générés ;
- vous avez à disposition un système de signature électronique avancé certifié eIDAS ;
- vos documents sont directement archivés dans votre registre des assemblées générales d’association.
