Approbation des comptes d’une association : obligations, procédure et conseils pratiques

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1. Toutes les associations ont-elles l’obligation de procéder à l’approbation des comptes ?

Toutes les associations n’ont pas à tenir une comptabilité et à établir des comptes annuels. Il s’agit seulement des :

• associations reconnues d’utilité publique ;

• associations agréées ;

• associations percevant une ou plusieurs subventions publiques dont le montant global est supérieur à 153 000 € par an ;

• associations percevant une aide publique supérieure à 23 000 € ;

• associations émettant des obligations ;

• associations faisant appel à la générosité du public et ayant collecté plus de 153 000 € de dons ;

• associations ayant une activité économique et dépassant deux des trois seuils suivants : 50 salariés, 3,1 millions d’euros de chiffre d’affaires et 1,55 millions d’euros de total de bilan ;

• associations qui ont inséré cette obligation dans leurs statuts ;

• associations rémunérant un dirigeant ;

• fondations de coopération scientifique relevant de la loi de programme pour la recherche n° 2006-450 du 18 avril 2006 ;

• fondations relevant de la loi n° 2007-1199 du 10 août 2007 relative aux libertés et responsabilités des universités ;

• associations gérant des établissements du secteur sanitaire et social ;

• associations politiques ;

• associations sportives ;

• associations de chasse souhaitant bénéficier de locations amiables de lots de chasse sur le domaine public maritime ;

• sociétés et fédérations de courses de chevaux.

Ces associations ont l’obligation de tenir des comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexes) et de les faire approuver.  

Bon à savoir : Votre association n’est pas soumise à l’approbation des comptes ? Elle a quand même tout intérêt à approuver ses comptes pour assurer une gestion transparente, fidéliser ses membres et rassurer ses partenaires financiers.

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2. Comment procéder à l’approbation des comptes d’une association ?

L’approbation des comptes d’une association se fait au cours d’une assemblée générale ordinaire annuelle (AGOA). Celle-ci doit être préparée en amont.

Et si vous optiez pour la tenue de vos assemblées générales d’association en ligne ? C’est un véritable gain de temps et un moyen de faire participer un plus grand nombre de membres. La plateforme d’Axiocap vous permet de passer à la dématérialisation de toutes vos assemblées générales quel que soit l’ordre du jour.

La première formalité à réaliser pour cette AG est bien entendue de tenir les comptes annuels. C’est généralement le trésorier qui est tenu de les établir. Ensuite, ils doivent être certifiés par l’éventuel commissaire aux comptes de l’association. Ce dernier est également chargé de rédiger un rapport pour l’assemblée générale de l’association.  

Quelles sont les associations qui ont l’obligation de nommer un commissaire aux comptes ?

• Les associations percevant au moins 153 000 € de subventions publiques ou 153 000 € de dons par an ouvrant droit à une réduction d’impôt pour les donateurs.  

• Les associations ayant une activité économique et dépassant deux des trois critères suivants : 50 salariés, 3,1 millions d’euros de chiffre d’affaires, 1,55 millions d’euros de total du bilan.  

• Les associations émettant des obligations.

• Les associations rémunérant un dirigeant et ayant plus de 200 000 € de ressources financières.

• Les associations habilitées à accorder des prêts pour la création ou le développement d’entreprises ou pour des projets d’insertion.  

• Les associations collectant des fonds pour la participation des employeurs à l’effort de construction.  

• Les associations agréées de surveillance de la qualité de l’air.

• Les associations de gestion d’un fonds de solidarité pour le logement.

• Les associations souscriptrices d’un plan d’épargne retraite populaire (PERP).

• Les associations professionnelles nationales de militaires ayant des ressources supérieures à 230 000 €.

Dans le même temps, le conseil d’administration de l’association (ou son président) a l’obligation d’établir un bilan moral et financier afin de pouvoir approuver les comptes.

Enfin, la préparation de l’approbation des comptes de l’association se termine par la convocation à l’assemblée générale annuelle. En fonction des statuts de l’association, cette mission est généralement confiée au président ou au conseil d’administration.

En principe, tous les membres d’une association peuvent assister aux assemblées générales. Néanmoins, les statuts peuvent déterminer les membres à convoquer et autoriser d’autres personnes à y assister (les salariés et les collaborateurs par exemple).  

Bon à savoir : En présence d’un commissaire aux comptes, pensez également à le convoquer.

Les statuts et le règlement intérieur peuvent prévoir les formes de la convocation (lettre, e-mail, affichage dans les locaux, etc.). Celle-ci doit par ailleurs comporter certaines mentions obligatoires.  

• Le nom de l’association.  

• La date, l’heure et le lieu de l’assemblée.

• L’ordre du jour.

• L’identité de l’auteur de la convocation.

Les documents comptables sont à joindre à la convocation, sauf s’ils sont accessibles au siège social. Néanmoins, il est recommandé de les transmettre pour que les membres puissent les consulter facilement et voter en connaissance de cause lors de l’AG.

La convocation doit être communiquée au moins 15 jours avant la réunion, sauf autre disposition dans les statuts ou le règlement intérieur.

Avec Axiocap, l’envoi de vos convocations se fait via un recommandé électronique. Vous aurez l’avantage de pouvoir suivre son ouverture en temps réel par chaque membre convoqué.

Cette procédure doit être respectée tous les ans. En effet, les comptes de l’association doivent être approuvés tous les ans.

L’approbation a lieu dans le délai de six mois suivant la clôture de l’exercice comptable pour les associations ayant une activité économique. Les autres doivent se référer au délai indiqué dans les statuts de l’association.

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3. Quel est le déroulement de l’assemblée générale d’approbation des comptes d’une association ?

Une assemblée générale d’approbation des comptes d’une association se déroule en quatre étapes.  

1. La signature d’une feuille de présence.

2. La lecture des rapports.

3. Le vote.

4. La rédaction d’un procès-verbal.

1) La signature d’une feuille de présence et la vérification du quorum

L’assemblée générale d’approbation des comptes annuels débute toujours par la signature d’une feuille de présence. Tous les membres présents doivent l’émarger pour vérifier que les conditions de quorum sont respectées.  Ce dernier fait référence au nombre de membres devant être présents (ou représentés) pour que l’assemblée puisse avoir lieu.  

Bon à savoir : Le quorum et les majorités doivent être indiqués dans les statuts ou dans le règlement intérieur.

Avec Axiocap, profitez de la génération automatique de votre feuille de présence et de la signature électronique avancée.  

2) La lecture des rapports requis pour l’approbation des comptes de l’association

L’assemblée d’approbation des comptes d’association se poursuit par la lecture de l’ordre du jour par le président et de la présentation de tous les rapports et documents comptables exigés.  

Les principaux sont :  

• le rapport moral : il reprend les résultats de l’activité de l’association au cours de l’exercice précédent, ainsi que les perspectives de l’année suivante ;

• le rapport financier : il présente les comptes annuels de l’exercice clos ;

• le rapport du commissaire aux comptes : il comprend une analyse de la situation financière de l’association et atteste de sa gestion régulière.

3) Les discussions et les votes

Chaque rapport et chaque résolution font l’objet d’une discussion, puis d’un vote. C’est notamment le cas des rapports ci-dessus, des comptes annuels, de la proposition d’affectation aux réserves et du budget prévisionnel. Lors des discussions, les membres de l’association peuvent poser des questions et/ou demander des éclaircissements.

Simplifiez vos démarches avec la plateforme tout-en-un d’Axiocap, grâce notamment au vote électronique et au calcul automatique des voix. Les résultats des votes seront directement intégrer au procès-verbal.

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4) La rédaction d’un procès-verbal et la publication des comptes annuels

À la fin de l’assemblée générale, il est important de rédiger un procès-verbal d’assemblée générale d’association. C’est généralement le secrétaire qui s’en charge. Il reprend tous les échanges et toutes les résolutions prises.

Certaines associations sont également tenues de publier leurs comptes approuvés annuellement au journal officiel des associations et des fondations d’entreprise (JOAFE). Il s’agit des associations qui perçoivent des dons et/ou des subventions publiques d’un montant égal ou supérieur à 153 000 €, ainsi que des fonds de donation.  

Cette publication se fait par voie électronique.  

Avec Axiocap, exportez facilement vos PV d’assemblées générales au format PDF.  

Bon à savoir : En cas de résolution entraînant une modification des statuts, il est également nécessaire de procéder à une déclaration en préfecture dans les trois mois.

L’approbation des comptes d’une association n’est pas toujours obligatoire, mais elle constitue une bonne pratique pour assurer sa transparence et sa bonne gouvernance. Faire approuver leurs comptes suppose une préparation rigoureuse par l’association et la tenue d’une assemblée générale annuelle.  

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