En résumé : En cas de transition vers le numérique pour votre documentation d’entreprise, la conservation de vos anciens registres papiers dépend de la valeur légale de vos nouveaux registres numériques. Vous n’êtes pas obligé de garder vos anciens registres papiers dès lors que leur copie numérique est admise comme fiable.
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1. Quelles sont les règles en matière de conservation des registres ?
Une obligation légale
Les entreprises sont soumises à une obligation de conservation des documents liés à leur activité, leur gestion et leur administration. Conserver une telle documentation sur votre société permet de garder une trace des différentes décisions prises et de rendre compte de son activité économique. Les différents documents stockés servent de justificatifs devant vos associés, vos cocontractants, ou bien l’administration, et peuvent constituer des preuves en cas de litiges.
Important : cet archivage obligatoire est prévu par la loi. Les différentes administrations compétentes peuvent réaliser des contrôles et tout non-respect de cette obligation vous expose à des sanctions financières.
La durée de conservation
La durée de conservation des documents d’entreprise dépend de leur nature :
- la conservation des documents civils et commerciaux s’étend de 2 ans à 30 ans ;
- l’archivage des documents comptables est de 10 ans à compter de la fin de l’exercice concerné ;
- les documents fiscaux doivent être conservés pour une durée de 6 ans ;
- tous les documents liés à la gestion du personnel sont archivés pour un délai de 1 à 5 ans ;
- les documents sociaux ont des durées de conservations très différentes et particulières, allant de 3 exercices à 5 ans après la radiation de la société.
Le support de conservation
Depuis 2019, les registres peuvent être conservés au format papier ou numérique. Vous pouvez donc faire le choix qui vous convient entre documents papiers et documents dématérialisés.
Bon à savoir : vous vous demandez comment dématérialiser vos registres ? Suivez notre guide en 3 étapes simples !
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2. Est-il nécessaire de conserver ses registres papiers lorsque l’on passe au digital ?
La conservation des anciens registres papiers dépend d’un élément très important : la valeur légale de vos documents numériques face à vos documents papiers.
Si vos documents numérisés n’ont pas la même valeur et ne sont donc que de simples copies, il est essentiel de conserver vos documents papiers, car il s’agit des originaux. Les documents originaux ont une valeur probante, ce qui n’est pas le cas des copies simples.
Rappel : la valeur probante, ou force probante, signifie qu’un document peut effectivement servir de preuve. Ce caractère est reconnu aux documents authentiques dont l’inaltérabilité est garantie.
Si vos documents numérisés ont la même valeur que les documents papiers originaux, la conservation de vos anciens registres papiers n’est pas une obligation. Vous pouvez toutefois faire le choix de conserver les documents les plus importants par mesure de précaution.
À noter : la destruction de vos anciens registres papiers doit se faire de manière sécurisée afin qu’aucune donnée confidentielle ne puisse être utilisée de façon frauduleuse. Vous ne pouvez pas simplement jeter vos anciens registres papiers à la poubelle. Pour une destruction de documents papiers sécurisée, il est recommandé d’utiliser des méthodes telles que le broyage.
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3. Comment faire en sorte que les documents numériques aient la même valeur que les documents papiers ?
La nécessité d’obtenir une copie numérique fiable
Pour qu’une copie numérique ait la même valeur légale que son document papier original, il faut que celle-ci corresponde à la définition d’une copie fiable.
Pour qu’une copie soit considérée comme fiable, le document doit :
- avoir été numérisé via un processus de numérisation fidèle. Concrètement, la forme et le contenu de la copie doivent être identiques au document original. La numérisation doit intégrer des métadonnées contextuelles et garantir la traçabilité du document via un horodatage qualifié et une sécurité électronique ;
- et être conservé via un Système d’Archivage Électronique (SAE) répondant aux exigences légales. Le système en question doit assurer la préservation, la traçabilité et la pérennité du document, ainsi que permettre une extraction de celui-ci et des données qui y sont associées.
Découvrez la solution d’Axiocap
Avec la solution Axiocap, vous pouvez bénéficier :
- d’un registre des assemblées générales dématérialisé ;
- d’un registre unique du personnel dématérialisé.
Nos équipes récupèrent vos registres papiers et se chargent de leur numérisation. Notre processus respecte les normes de numérisation fidèle en vigueur et notre coffre-fort électronique répond aux exigences en matière de SAE pour l’obtention d’une copie fiable. En clair, avec Axiocap, vos registres dématérialisés ont la même valeur que vos registres papiers. Vous n’êtes donc pas obligé de conserver vos anciens registres papiers.
