Quelles sont les formalités juridiques des entreprises ?

1. Formalités juridiques des entreprises : de quoi s’agit-il ?

Les formalités juridiques sont les démarches administratives obligatoires devant être réalisées par les entreprises. Elles permettent d'attester d’une situation ou de valider un acte juridique ainsi que de garantir la transparence et la conformité de votre structure et de votre activité.

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[[start_astuce]]Aujourd’hui, presque toutes les formalités juridiques des entreprises sont dématérialisées et sont effectuées en ligne sur le guichet des formalités des entreprises, couramment appelé guichet unique. [[end_astuce]]

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2. Les formalités juridiques pour la création d’une entreprise

Il existe différentes formalités juridiques pour la création d’une entreprise. Tout d’abord, il est essentiel de distinguer deux situations : la création d’une entreprise individuelle et la création d’une société.

Il n’y a qu’une seule formalité de création pour une entreprise individuelle ; la déclaration d’activité. Elle permet d’immatriculer votre entreprise au Registre national des entreprises (RNE) et aux autres registres le cas échéant. Cette démarche doit être réalisée en ligne au plus tard dans les 15 jours suivant le début de votre activité. Vous devez fournir les documents suivants :

• un justificatif de domiciliation de l’entreprise ;

• une copie de votre pièce d’identité ;

• une déclaration sur l’honneur de non-condamnation.

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[[start_astuce]]Selon votre activité (réglementée ou non) ou votre situation personnelle (marié, pacsé, etc.) des justificatifs supplémentaires pourront vous être demandés. [[end_astuce]]

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Pour créer une société, les formalités juridiques permettant d’obtenir l’immatriculation de l’entreprise sont plus complexes. Vous devez accomplir les étapes suivantes :

• Rédiger et signer les statuts : les statuts établissent les règles d’organisation et de fonctionnement de la société. Il s’agit d’un document très important, et pour cette raison, il est recommandé de faire appel à un expert pour le rédiger.

• Constituer et déposer le capital social : le capital social est composé des apports réalisés par les associés. Une fois constitué, il doit être déposé sur un compte bancaire professionnel.

• Domicilier le siège social : la domiciliation se fait en principe au lieu de direction effective de l’entreprise. Toutefois, vous pouvez opter pour le domicile du dirigeant, un local spécifique, un espace de colocation d’entreprises, une pépinière d’entreprises ou une société de domiciliation.

• Publier une annonce légale : un avis de constitution de la société doit être publié au sein d’un journal d’annonces légales (JAL) pour informer les tiers de la création de la société.

• Immatriculer la société : vous devez déclarer la création de votre entreprise en constituant et déposant un dossier en ligne sur le guichet des formalités des entreprises. Vous devez joindre les documents suivants :

• le formulaire de création d’entreprise (complété en ligne sur la plateforme) ;

• une copie de la pièce d'identité du ou des dirigeants ;

• une attestation de non-condamnation du ou des dirigeants ;

• la déclaration des bénéficiaires effectifs ;

• les statuts de la société ;

• l’attestation de dépôt du capital social ;

• un justificatif de domiciliation du siège social ;

• l’attestation de parution de l’avis de création au sein du JAL.

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[[start_astuce]]Les démarches pour créer une société sont les mêmes quelle que soit la forme juridique choisie. Ainsi, les formalités juridiques d’une création de SAS sont les mêmes que pour une création de SARL. [[end_astuce]]

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3. Les formalités juridiques pour la modification d’une entreprise

Les formalités de modification d’une société ou d’une entreprise sont ponctuelles. Elles interviennent dès lors que l’entreprise connaît un changement important et impliquent, pour les sociétés, la convocation d’une assemblée générale et une modification des statuts. Ces changements doivent faire l’objet d’une déclaration à l’administration, qui s’accompagne du dépôt de documents justificatifs.

Les formalités juridiques de modification d’entreprise sont à réaliser en cas de :

• Changement de dénomination sociale (nom de l’entreprise) : vous devez publier une annonce légale et déclarer le changement sur le guichet unique.

• Changement d’objet social (extension ou modification d’activité) : vous devez publier une annonce légale et déclarer le changement sur le guichet unique.

• Changement de dirigeant : vous devez publier une annonce légale et déclarer le changement sur le guichet unique. Il faut transmettre une copie de la pièce d’identité du dirigeant et une attestation de non-condamnation.

• Modification du capital social (augmentation ou diminution du capital) : vous devez déclarer la modification sur le guichet unique et fournir des copies du PV d’assemblée générale, des statuts modifiés et de l’attestation de parution d’une annonce légale. Le cas échéant, il faut aussi fournir une attestation de dépôt des fonds ou le récépissé de dépôt du rapport du commissaire aux apports et modifier le registre des bénéficiaires effectifs.

• Cession de titres (vente, achat, don ou nantissement d’actions ou parts sociales) : vous devez rédiger un acte de cession, puis l’enregistrer auprès du Service des Impôts des Entreprises (SIE) et mettre à jour le registre des mouvements de titres.

• Transformation de la forme juridique : par exemple pour une transformation d’une SARL en SAS, les formalités sont la publication d’une annonce légale et la déclaration à l’administration avec le dépôt de justificatifs (PV d’AG, statuts modifiés, attestation de parution). Pour une transformation d’entreprise en société ou de société en entreprise, il n’y a pas de démarche de modification possible ; il faut fermer la structure existante et en créer une nouvelle.

4. Les formalités juridiques au cours de la vie d’une entreprise  

Elles sont également appelées formalités de gestion courante ou formalités juridiques annuelles. Elles interviennent plus régulièrement et nécessitent des démarches moins complexes.

La formalité principale est l’approbation et le dépôt des comptes annuels pour les sociétés. À la clôture de l’exercice comptable, les associés se réunissent en assemblée générale pour approuver les comptes annuels de l’entreprise. Ils doivent ensuite déposer certains documents auprès du greffe du tribunal de commerce :

• les comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe) ;

• le rapport de gestion ;

• le PV d’assemblée générale ;

• le rapport du commissaire aux comptes, s’il existe.

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[[start_astuce]]Le dépôt de brevet, de marque ou de licence sont aussi des formalités juridiques de gestion courante.  [[end_astuce]]

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5. Les formalités juridiques pour la fermeture d’une entreprise

Si vous exercez sous le statut d’entrepreneur individuel, les formalités juridiques pour fermer votre entreprise sont la déclaration de cessation d’activité et la radiation de l’entreprise. Vous devez effectuer ces démarches en ligne sur le guichet des formalités des entreprises.

Si vous exercez votre activité en société, les démarches sont plus complexes, car vous devez accomplir des formalités de dissolution et liquidation. Concrètement, vous devez :

• convoquer une assemblée générale extraordinaire (AGE) avant la dissolution et après la liquidation ;

• publier des avis de dissolution et de liquidation dans un JAL ;

• réaliser les opérations de dissolution et liquidation ;

• compléter les formulaires de fermeture de société sur le guichet unique et joindre les documents demandés.

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6. Comment réaliser ses formalités juridiques ?

En principe, les formalités juridiques sont accomplies par le dirigeant de l’entreprise.

Pour plus de simplicité, vous pouvez faire appel à des plateformes en ligne spécialisées dans la réalisation des démarches administratives pour les entreprises ou à des cabinets de formalités légales ou cabinets de formalités juridiques.

Pour les formalités les plus importantes et complexes, il est recommandé de faire appel aux services d’un expert, comme un avocat ou un expert-comptable, qui saura vous fournir un accompagnement complet.

Infographie

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7. Combien coûtent les formalités juridiques ?

Les formalités juridiques pour les entreprises sont payantes, sauf quelques exceptions.

Le tarif des formalités juridiques varie selon le statut juridique et le type de démarche réalisée.