Des AGE de plus de 260 associés et un quorum atteint rapidement : retour d'expérience des cabinets JEAUSSERAND AUDOUARD et RYDGE Conseil

1. Réunir plus de 260 associés : un véritable défid'organisation

Lorsqu'une opération de gouvernance implique plusieurs centaines d'associés, chaque étape compte.

Il faut s'assurer que les convocations soient correctement reçues, que les participants puissent accéder facilement aux informations nécessaires, que les votes se déroulent sans difficulté et que l'ensemble du processus reste parfaitement traçable.

C’est précisément le défi qu’ont relevé les équipes du cabinet d’avocats JEAUSSERAND AUDOUARD lors de l’organisation de deux Assemblées Générales Extraordinaires pour leur client, RYDGE Conseil.

Avec plus de 260 associés concernés lors de chaque réunion, l'objectif était clair : garantir une participation fluide tout en maintenant un haut niveau de sécurité et de conformité.

Retour sur une opération menée aux côtés des équipes de JEAUSSERAND AUDOUARD et de RYDGE Conseil.

2. Une préparation minutieuse avant le jour J

Comme souvent dans ce type de projet, une grande partie du succès s'est jouée avant même l'ouverture des réunions.

Les équipes de JEAUSSERAND AUDOUARD et d'Axiocap ont travaillé conjointement afin de préparer les opérations dans les meilleures conditions.

La première étape a consisté à intégrer et vérifier la liste des participants afin de sécuriser les droits de vote et le bon déroulement des séances.

Les convocations ont ensuite été envoyées électroniquement via Axiocap, en s'appuyant sur AR24 afin de garantir la traçabilité des envois.

Les convocations, le vote et la génération des documents de fin d'assemblée ont ainsi pu être centralisés au sein d'un même environnement.

L'objectif était simple : permettre à chacun de participer sereinement le jour J, quel que soit son niveau de familiarité avec les outils numériques.

3. Le jour J : plus de 260 associés réunis en une heure

Le jour des AGE, plus de 260associés étaient attendus pour chaque réunion.

Comme pour toute opération de cette ampleur, l'une des principales interrogations concernait l'atteinte du quorum et la fluidité du processus de vote.

Très rapidement, les participants se sont connectés à la plateforme Axiocap. Ils ont pu consulter les résolutions soumises au vote puis exprimer leurs choix en quelques clics.

Du côté des organisateurs, l'ensemble des opérations pouvait être suivi en temps réel depuis la plateforme.

Pendant toute la durée des réunions, l'équipe Axiocap est restée mobilisée afin d'accompagner les opérations et répondre aux éventuelles questions des participants.

Résultat : le quorum a été atteint rapidement lors de chaque AGE, permettant aux séances de se dérouler dans d'excellentes conditions.

Chaque réunion s'est tenue en visio conférence et a été menée à son terme en environ une heure.

4. Les facteurs qui ont contribué au succès de l'opération

Cette expérience met en évidence plusieurs éléments déterminants dans la réussite d'une consultation impliquant plusieurs centaines de participants.

Une préparation rigoureuse

La qualité des données participants et l'anticipation des opérations ont permis de sécuriser l'ensemble du dispositif.

Des convocations électroniques tracées

L'envoi des convocations via AR24 a permis d'assurer la bonne diffusion des informations tout en conservant les preuves nécessaires.

Un parcours de vote simple

Les associés ont pu accéder facilement aux résolutions et participer sans difficulté particulière.

Un accompagnement humain

Au-delà de la plateforme, la présence de l'équipe Axiocap pendant les réunions a permis de rassurer les organisateurs et d'apporter une assistance immédiate en cas de besoin.

5. Des retours très positifs de la part des participants

À l'issue des opérations, les retours recueillis ont été particulièrement encourageants.

Les associés ont souligné la simplicité du parcours de participation ainsi que le confort apporté par la dématérialisation des convocations et du vote.

La possibilité de participer à distance a également été largement appréciée.

Témoignage RYDGE Conseil

« Malgré le nombre important d'associés concernés, les assemblées se sont déroulées de manière fluide. Les participants ont rapidement pris en main la plateforme et les équipes Axiocap ont su nous accompagner avec disponibilité et efficacité.»

Alain Berthoud, Secrétaire Généralde Rydge

Du côté des organisateurs, les équipes de JEAUSSERAND AUDOUARD ont salué la fluidité de l'organisation et l'accompagnement assuré tout au long du projet.

Témoignage JEAUSSERAND AUDOUARD

« Au-delà de la solution elle-même, nous avons particulièrementapprécié l'accompagnement des équipes Axiocap. Elles ont été disponibles etréactives tout au long du projet, en nous guidant à chaque étape del'organisation des assemblées. Leur connaissance parfaite du processus nous apermis d'aborder ces opérations avec sérénité.»

Gabriel Bendahan, avocat pour l’équipe Jeausserand Audouard  

Ces retours confirment qu'il est possible de gérer via Axiocap des opérations de gouvernance impliquant plusieurs centaines de participants tout en conservant une expérience simple et accessible pour l'ensemble des parties prenantes.

6. Ce que cette opération a permis d'accomplir

Pendant longtemps, réunir plusieurs centaines d'associés impliquait une organisation lourde, de nombreuses contraintes logistiques et une charge administrative importante.

L'expérience menée avec les cabinets JEAUSSERAND AUDOUARD et RYDGE Conseil démontre qu'il est aujourd'hui possible de gérer ce type d'opérations grâce à une plateforme unique centralisant convocations, participation et vote.

Lorsque les opérations sont correctement préparées, les outils numériques permettent non seulement de faciliter la participation des associés, mais également de sécuriser les votes, de suivre l'avancement des opérations en temps réel et de simplifier la production des documents nécessaires à leur clôture.

Au-delà de la technologie, cette expérience rappelle surtout un point essentiel : lorsque les outils sont simples à utiliser et que l'accompagnement est au rendez-vous, les participants se concentrent sur les décisions à prendre plutôt que sur les contraintes d'organisation.

C'est sans doute le meilleur indicateur de réussite pour ce type d'opération.

7. Vous préparez une AG impliquant un grand nombre d'associés ?

Qu'il s'agisse d'organiser les convocations, de sécuriser les votes ou de simplifier le suivi des opérations, chaque projet présente ses propres enjeux.

Échangeons sur votre organisation et découvrez comment Axiocap peut vous accompagner dans la gestion de vos opérations de gouvernance.