L’assemblée générale constitutive marque la création officielle d’une association. Elle réunit les fondateurs pour officialiser les décisions essentielles, à savoir l’adoption des statuts, la définition de l’objet social, l’organisation des organes de gouvernance, etc.
Indispensable en pratique, elle permet de produire les documents exigés par l’Administration.
Ce guide vous conseille sur l’ensemble du processus : participants à convoquer, ordre du jour type, modèles, documents à préparer et étapes clés, de l’ouverture de séance à la signature du procès-verbal.
1. Qu’est-ce qu’une assemblée générale constitutive ?
L’Assemblée Générale Constitutive, c’est la toute première réunion des membres fondateurs. Elle donne naissance à une association au sens de la loi du 1er juillet 1901 et reconnue comme telle par les autorités étatiques.
Définition et utilité
Cette réunion a lieu avant que l’association n’existe officiellement, avant toute existence juridique. Elle permet aux fondateurs de décider ensemble des règles qui vont encadrer la future structure.
Son intérêt premier concerne l’adoption des statuts, des documents qui viennent officialiser l’objet, l’organisation interne et le mode de fonctionnement de l’association.
C’est également lors de cette rencontre que sont désignés les dirigeants, chargés de lancer l’activité de l’association et de la représenter pour l’avenir.
[[start_astuce]]L’AG constitutive génère les documents requis pour créer une association. En tant que réunion sui generis, elle se distingue des AGO et AGE puisqu’elle intervient avant l’entrée en vigueur des statuts. [[end_astuce]]
Est-elle obligatoire ?
La loi de 1901 ne rend pas obligatoire la tenue d’une assemblée générale constitutive, sauf pour certaines structures particulières, comme les associations communales et intercommunales de chasse agréées, toutes deux régies par le Code de l’environnement.
Pour toutes les autres, l’AG constitutive reste facultative en théorie mais essentielle dans les faits. La déclaration en préfecture exige en effet un procès-verbal, les statuts signés et la liste des dirigeants, éléments établis à l’occasion de cette réunion.
[[start_attention]]Les associations de fait, dépourvues de personnalité juridique, peuvent fonctionner sans AG constitutive. Leurs capacités restent toutefois très limitées : pas de compte bancaire, pas de subventions, pas d’action en justice. Une AG peut y définir des règles internes, mais cela ne saurait produire des effets administratifs. [[end_attention]]
2. Qui participe à l’AG constitutive et comment la convoquer ?
L’assemblée générale constitutive rassemble toutes les personnes réellement impliquées dans la création de l’association, qui doivent faire l’objet d’une convocation.
Membres fondateurs, futurs adhérents et autres participants
L’AG constitutive réunit, avant tout, les membres fondateurs, appelés à venir signer les statuts, mais elle peut aussi comporter des adhérents pressentis ou toute autre personne ayant contribué au projet.
Aucune règle légale ne fixe la composition de cette réunion : l’association n’existant pas encore juridiquement, aucune condition de quorum n’est imposée.
Convocation : forme, contenu et bonnes pratiques
Même si la loi n’impose rien à ce stade, il est préférable d’adresser une convocation écrite. Qu’elle soit envoyée par courrier, par email ou via un outil associatif, elle permet de mettre en place un cadre clair.
La convocation doit mentionner plusieurs éléments essentiels :
- la date, l’heure et le lieu de la réunion ;
- l’ordre du jour, pour présenter les points soumis aux délibérations ;
- l’identité de la personne signataire ;
- une signature.
[[start_astuce]]Joindre les documents préparatoires (projet de statuts, éventuel règlement intérieur, liste des candidats, informations sur les actes déjà engagés) est utile pour favoriser un débat informé. Un modèle de convocation peut aussi faire gagner du temps. [[end_astuce]]
Ordre du jour type d’une AG constitutive
L’ordre du jour doit être clair et organisé pour cadrer les échanges et sécuriser les décisions. Il liste l’ensemble des points soumis au vote.
On y retrouve généralement :
- une présentation du projet associatif ;
- le choix du nom de l’association ;
- la détermination de l’objet social et du siège de l’association ;
- la discussion et l’adoption des statuts ;
- un examen éventuel d’un règlement intérieur ;
- une fixation des cotisations ;
- la présentation des candidats aux postes dirigeants ;
- la désignation d’un mandataire chargé de la déclaration ;
- la validation de la reprise des actes déjà engagés, etc.
Une transmission anticipée permet à chacun d’arriver à la réunion avec les idées claires, ce qui rend les échanges plus fluides et les votes beaucoup plus simples à valider.
3. Préparer l’assemblée générale constitutive : étapes clés
Avant de réunir les membres fondateurs, il faut poser les bases juridiques de la future association. Cela passe par un projet de statuts bien construit, un éventuel règlement intérieur et l’ensemble des documents utiles pour mener des échanges clairs et organiser les votes.
Rédaction des statuts
La rédaction des statuts est un moment capital lorsque l’on choisit de créer une association car ce texte précise son cadre juridique et ses objectifs tout en organisant ses différentes instances. Il servira ensuite de base pour le fonctionnement de l’association et pour les décisions à venir.
Les statuts doivent comporter plusieurs points clés, notamment :
- l’objet de l’association, qui fixe la direction générale du projet
- la manière dont la gouvernance est organisée (bureau, organes internes, éventuel conseil d’administration)
- les conditions d’adhésion, de suspension et de radiation des membres
- le déroulement des assemblées : comment elles sont convoquées, le quorum, les règles de vote
- la durée des mandats et leur renouvellement
- les règles liées à une éventuelle dissolution et à ce qu’il advient du patrimoine
- certains aspects financiers, tels que les cotisations, les ressources et les principes de gestion.
Le projet de statuts doit être préparé à l’avance par les fondateurs, dans le but d’avoir un texte clair, cohérent, conforme à la loi du 1er juillet 1901 et au décret du 16 août 1901, tout en restant adapté au projet de l’association.
Une fois le texte adopté, les statuts sont signés par les fondateurs ou, dans les groupes plus larges, par les dirigeants élus.
Il est aussi conseillé d’en imprimer plusieurs exemplaires pour la préfecture, le futur siège et les membres fondateurs, pour plus de traçabilité.
Préparation éventuelle d’un projet de règlement intérieur
Même si vous n’êtes pas obligé de rédiger un règlement intérieur, cela peut s’avérer utile pour compléter les statuts dans certains cas. Ce document permet de préciser des règles de fonctionnement au quotidien, qui n’ont pas forcément leur place dans un document statutaire.
Il peut, par exemple, fixer :
- les procédures internes (inscription, discipline, groupes de travail) ;
- l’utilisation du matériel ou des équipements ;
- les modalités de remboursement des frais ;
- l’organisation d’activités et d’événements ;
- des consignes logistiques ou de sécurité, etc.
L’adoption de ce document peut se faire dès l’AG constitutive si un projet a été préparé. Elle peut aussi intervenir plus tard, lors d’une AGO ou d’une réunion du bureau, lorsque les statuts l’autorisent et que les besoins opérationnels la rendent nécessaire.
Réunion des documents à prévoir pour la réunion
Pour que l’assemblée générale constitutive se déroule correctement, il est préférable que les fondateurs préparent à l’avance les documents nécessaires aux échanges, aux votes et à la rédaction du procès-verbal.
Plusieurs pièces sont à prévoir :
- le projet de statuts et éventuellement de règlement intérieur ;
- une liste des candidats aux postes de direction (président, secrétaire, trésorier, etc.) et une autre liste concernant les actes déjà engagés par les fondateurs (bail, domiciliation, achats, etc.)
- éléments de présentation du projet associatif : objectifs, moyens matériels et financiers, premières actions envisagées
- une feuille de présence vierge
[[start_astuce]]Il est possible d’utiliser un modèle de feuille de présence afin de mieux organiser vos réunions. Ce document permet de prouver que les membres ont participé à l’assemblée et devra nécessairement être joint au PV une fois l’assemblée clôturée. [[end_astuce]]
4. Déroulement d’une assemblée générale constitutive
De l’ouverture de la séance jusqu’à la signature du procès-verbal, le déroulement d’une AG constitutive suit un fil conducteur qui permet de valider les décisions les plus importantes.
Ouverture de séance et mise en place du cadre
Il est particulièrement important que l’ouverture de la séance pose immédiatement un cadre clair et structuré. Cela permet de poser les bases pour la suite afin de garantir que chaque décision soit prise correctement. De cette manière, les échanges seront mieux organisés.
La réunion démarre avec la désignation d’un président de séance, chargé d’animer les discussions, de présenter les points de l’ordre du jour et de s’assurer du bon déroulement des travaux. Un secrétaire de séance peut également être nommé afin de rédiger le procès-verbal.
[[start_astuce]]Les participants peuvent proposer des modifications de l’ordre du jour à ce moment. Le président met alors ces propositions au vote pour garantir que la suite se déroule en respectant la volonté de l’assemblée. [[end_astuce]]
Adoption des statuts et des grands choix structurants
L’adoption des statuts est également un moment central lors d’une assemblée constitutive. Le président de séance présente le projet élaboré en amont, puis ouvre la discussion afin que chacun puisse apporter des remarques, poser des questions ou proposer des ajustements.
Le vote peut se faire clause par clause lorsque certains points nécessitent une analyse plus fine, ou par un vote global si le projet fait consensus. Une fois approuvés, les statuts sont signés par les fondateurs ou, dans les assemblées plus nombreuses, par les dirigeants nouvellement élus.
[[start_astuce]]L’adoption des statuts s’accompagne aussi de la validation des autres points de l’ordre du jour. Toutes ces décisions doivent être notées clairement dans le procès-verbal compte tenu du fait qu’elles sont requises pour que le dossier soit accepté. [[end_astuce]]
Élection des dirigeants et désignation d’un mandataire
Une fois les statuts adoptés, l’assemblée passe à la désignation des premiers dirigeants, en charge d’instituer une gouvernance opérationnelle dans l’entreprise.
En général, les statuts indiquent comment l’association sera dirigée. Dans la plupart des cas, cela passe par la création d’un bureau (président, secrétaire, trésorier) ou d’un conseil d’administration lorsque l’organisation l’exige.
[[start_astuce]]L’assemblée peut enfin choisir un mandataire pour réaliser les formalités de création, comme le dépôt du dossier ou la demande de publication au JOAFE. Cela permet d’identifier clairement la personne qui représente l’association jusqu’à sa déclaration. [[end_astuce]]
Reprise des actes passés par les fondateurs
Avant la déclaration officielle, les fondateurs peuvent avoir engagé certains actes pour lancer le projet. L’assemblée générale constitutive doit alors statuer sur leur reprise afin que l’association nouvellement créée assume ces engagements.
À titre d’exemple, la reprise peut concerner la location ou la domiciliation d’un local, un achat de matériel, des dépenses administratives engagées pour préparer le fonctionnement de l’association, etc.
[[start_attention]]Quand l’assemblée approuve la reprise des actes, cela entraîne plusieurs effets concrets :
- l’association rembourse les frais avancés par les fondateurs ;
- la responsabilité est transférée à l’association, qui devient seule engagée ;
- les actes repris sont ajoutés aux documents officiels, via un récapitulatif annexé au procès-verbal.
Ce formalisme permet de sécuriser le démarrage de l’association et garantit que les initiatives prises avant la déclaration soient juridiquement assumées par la nouvelle structure.
[[end_attention]]
Rédaction et signature du procès-verbal
Le procès-verbal est la pièce qui vient formaliser l’ensemble des décisions prises durant l’assemblée constitutive.
Il atteste et assure que la réunion s’est déroulée dans le respect des dispositions légales et que les votes ont été validés en bonne et due forme.
Le document doit au minimum préciser :
- la date, l’heure et le lieu de la séance
- l’ordre du jour tel qu’il a été adopté
- la liste des participants ou la feuille de présence annexée
- les résolutions votées et les résultats des scrutins
- l’identité des dirigeants élus
- la décision concernant la reprise éventuelle des actes
- la signature du président de séance et du secrétaire
[[start_astuce]]Pour sécuriser le procès-verbal, il est vivement conseillé de parapher les pages, d’y joindre la feuille de présence ainsi que les bulletins de vote, puis de penser à archiver l’ensemble dans un registre prévu à cet effet. Cette méthode est infaillible pour garantir la valeur probante du document et simplifier l’ensemble des démarches ultérieures. [[end_astuce]]
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