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1. Dépôt des comptes annuels, qui est concerné ?
Les sociétés tenues de déposer des comptes annuels au greffe du Tribunal de commerce sont :
- Toutes les sociétés par actions : société anonyme, société par actions simplifiée, société par actions, etc.
- Les SARL ou EURL,
- Société de pratique libre (SEL),
- Société en nom collectif (SNC) où tous les associés sont des personnes morales,
- Les coopératives agricoles et unions de coopératives agricoles sous certaines conditions.
Les entreprises individuelles et les SCI ne sont donc pas concernées par l'obligation de déposer des comptes annuels au greffe.
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2. Le processus pour le dépôt des comptes annuels
Les comptes doivent être déposés dans les 7 mois suivant la fin de l'exercice social précédent.
En premier lieu, l'assemblée générale des actionnaires doit approuver les comptes dans les 6 mois suivant la clôture de l'exercice. Ensuite, à compter de la date de l'assemblée générale, un délai d'un mois est ouvert pour permettre le dépôt des comptes annuels au greffe du tribunal de commerce.
Par exemple, si l'exercice social d'une société se termine le 31 décembre de l'année N, les comptes doivent être déposés au plus tard le 31 juillet de l'année N+1.
A noter que si le dépôt fiduciaire est effectué par voie électronique, le délai sera allongé à 2 mois.
a. Le dépôt des comptes
La première formalité pour une société est de convoquer une assemblée générale annuelle pour approuver les comptes de la société. Elle réunit des associés ou des actionnaires selon la forme de la société et a lieu dans les 6 mois suivant la clôture de l'exercice social. L'assemblée approuve les comptes annuels définitifs et décide de la répartition des performances et des dividendes.
Pour les sociétés à associé unique (EURL/SASU), la décision d'approbation des comptes prévaut sur l'assemblée.
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b. Les documents à fournir
Chaque document doit être une copie conforme certifiée par le représentant légal de la société.
Les comptes annuels comprennent plusieurs documents : le bilan, le compte de résultat et l'annexe.
Si l'assemblée modifie les comptes annuels, le dossier de dépôt doit comprendre le rapport du commissaire aux comptes, le procès-verbal de l'assemblée générale des actionnaires qui approuve les comptes définitifs et les plans de distribution.
Pour les sociétés n'ayant qu'un seul associé ou actionnaire, il suffit de présenter des comptes signés et des listes de dépôt, valant approbation des comptes.
Afin de vous fournir toujours plus d'informations retrouvez notre article sur l'approbation des comptes.
c. Le dépôt du dossier
Pour soumettre votre dossier, trois options sont envisageables :
- Un dépôt directement au greffe du Tribunal de commerce dont dépend la société,
- Un dépôt par voie postale, en recommandé avec accusé de réception, vous devez également fournir un chèque de 45,34 € à l'ordre du greffe du Tribunal de commerce dont vous dépendez,
- Un dépôt par voie électronique directement sur le site d’Infogreffe pour 45,87 €.
La dernière étape consiste à publier une notification au BODACC confirmant l'acte de dépôt. Elle est effectuée automatiquement sauf s'il existe une déclaration de confidentialité.
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3. Les risques en cas de retard de dépôt des comptes annuels
En cas de retard de dépôt des comptes annuels, la société recevra des relances régulières du greffe du Tribunal de commerce.
Le Président du Tribunal sera alors saisi et une procédure d'injonction sera engagée pour constituer les comptes de la société et pour le paiement d’une amende (article L. 232-24 du Code de commerce).
Pour chaque jour de retard, le paiement d’une astreinte doit être versée à l'audience du Trésor. Après un mois, une enquête peut être lancée.
Les entreprises défaillantes peuvent également être condamnées à une amende comprise entre 1 500 et 3 000 euros.
