L’envoi des convocations à une assemblée générale de société aux associés peut se faire par voie postale, par voie électronique, ou via une remise en main propre.
Si vous faites le choix d’un envoi dématérialisé, plusieurs options s’offrent à vous ; l’envoi de la convocation d’AG par mail, par lettre recommandée électronique (LRE) ou recommandé électronique (ERE).
1. Quelles sont les règles à respecter pour l’envoi des convocations d’assemblée générale ?
Dès lors qu’une assemblée générale doit être tenue, il est impératif d’envoyer une convocation à l’assemblée générale aux associés de la société.
C’est en principe au dirigeant de l’entreprise qu’appartient la tâche de convoquer les associés.
[[start_astuce]]Quand envoyer une convocation à l'assemblée générale ? Selon la forme juridique de la société, les délais d’envoi d’une convocation à l'assemblée générale sont différents :
- Dans une SARL, une SA ou une société civile, le délai est de minimum 15 jours avant la date de tenue de l’AG (sauf délai plus long prévu par les statuts).
- Dans une SAS et une SNC, le délai est libre et déterminé par les statuts de la société.
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2. Quels sont les différents modes d'envoi pour une convocation d’AG ?
L’envoi par voie postale
Envoyer une convocation à une assemblée générale par voie postale est une méthode courante. Cependant, tous les courriers n’ont pas la même valeur. En effet, l’envoi d'une convocation d’AG se fait par courrier recommandé.
On oppose la lettre simple ou recommandé simple, à la lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR). La LRAR permet d’avoir la preuve que le destinataire a bien reçu le courrier, puisqu’il signe un avis de réception.
Selon le statut de la société, les types de courrier acceptés sont différents.
L’envoi par email et voie électronique
L’envoi d’une convocation d’assemblée générale par voie électronique est de plus en plus utilisé. Dans ce cas aussi, tous les modes d’envoi n’ont pas la même valeur et ne sont pas acceptés dans toutes les formes de sociétés. On distingue :
- l’envoi d’une convocation assemblée générale par courrier électronique (mail) ;
- l’envoi d’une convocation d’AG par lettre recommandée électronique (LRE) ;
- et l’envoi d’un recommandé électronique (ERE).
Pour que le support électronique utilisé ait une valeur probante, c’est-à-dire puisse servir de preuve en cas de litige et attester de la bonne réception de la convocation par les associés, il doit être équivalent à une LRAR. Pour cela, il faut que le support électronique respecte les conditions établies par le règlement eIDAS et soit donc reconnu comme “qualifié”. Les obligations à remplir sont les suivantes :
- l’envoi et la réception doivent être sécurisés par une signature ou un cachet électronique avancé ;
- l’horodatage qualifié (dates d’expédition et de réception) doit être existant ;
- l’identification de toute modification des données doit être possible ;
- le contrôle de l’identité du destinataire et de l’expéditeur est de la responsabilité du prestataire d'acheminement.
Les supports électroniques acceptés par les différentes formes de sociétés sont :
[[start_astuce]]L’envoi d’une convocation d’AG par voie électronique doit être, en amont, expressément accepté par la totalité des associés.[[end_astuce]]
La remise en main propre
Il est également possible de remettre les convocations aux assemblées générales en main propre aux associés contre décharge, c'est-à-dire la signature d’un document faisant preuve de la réception.
3. Comment envoyer ses convocations d’AG étape par étape ?
Pour envoyer vos convocations à une AG, voici les étapes à suivre :
- Préparer le contenu de la convocation : elle doit contenir plusieurs mentions obligatoires, notamment la date, l’heure et lieu de tenue de la réunion.
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- Constituer la liste des destinataires (adresses postales ou adresses mail si les associés ont consenti à un envoi par voie électronique).
- Choisir le canal d'envoi et respecter les délais.
- Conserver les preuves d'envoi et les accusés de réception ou décharges signés par les associés.
4. Simplifiez l'envoi de vos convocations avec une solution de dématérialisation
L’envoi des convocations d’assemblée générale par voie électronique est simple et rapide. Axiocap met à votre disposition une solution tout en un pour dématérialiser non seulement l'envoi des convocations, mais aussi l’intégralité du processus d’assemblée générale.
Avec Axiocap, vous pouvez :
- envoyer vos convocations d’AG aux associés directement depuis votre plateforme en ligne, via un mail équivalent à une LRE ou un ERE ;
- tenir votre assemblée générale 100% en ligne, avec un système de vote électronique sécurisé par authentification A2F ;
- générer automatiquement un PV dématérialisé à la fin de la réunion et l’envoyer directement aux associés pour signature électronique ;
- conserver vos documents au sein d’un registre des assemblées générales dématérialisé et sécurisé.
