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1. À quoi sert une procuration ?
La procuration permet d’exercer son pouvoir de représentation à l’assemblée générale de l’association. Cette délégation écrite autorise un membre à voter au nom d’un autre membre, émetteur de la procuration.
En pratique, cela permet aux membres de l’association de prendre part aux décisions, même lorsqu’ils ne peuvent pas être physiquement présents aux assemblées générales ordinaires et extraordinaires. Dans l’hypothèse d’une assemblée générale extraordinaire, il faut néanmoins se référer aux procédures internes précisées dans les statuts de l’association.
Le membre qui souhaite établir une procuration doit remplir un formulaire établi par l’association et s’assurer de la conformité de ce document.
Lorsque l’association autorise le recours au vote par procuration, la convocation à l'assemblée générale de l'association doit notamment inclure l’ordre du jour et un formulaire de pouvoir. Le membre qui donne une procuration doit prendre connaissance de l’ordre du jour. Sur cette base, il connaît les sujets qui seront soumis au scrutin et peut donner des consignes de vote précises pour chacune des résolutions.
⚠️ Respect des consignes de vote
Le mandataire doit scrupuleusement respecter les intentions de vote indiquées sur la procuration, au risque d’une contestation de la décision prise en AG. La procuration peut toutefois donner un pouvoir en blanc, c’est-à-dire sans consigne de vote. Dans ce cas, le mandataire est libre de voter les résolutions selon sa propre appréciation de l’intérêt collectif.
☝️ À noter : Le vote par procuration est aussi admis dans le cadre d’un conseil d’administration de l’association, dans la limite des dispositions statutaires.
La liste des documents obligatoires pour une AG d’association
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2. Les règles applicables au nombre de procurations par membre de l’association
Aucune disposition légale ne limite le nombre de procurations détenues par un membre de l’association, ni la loi du 1er juillet 1901 qui repose sur une grande liberté des associations, ni le Code civil. Quid du risque de concentration des votes en une seule main ?
Dans le silence des statuts, le nombre de procurations par membre est illimité. Mais en pratique, les statuts de l’association limitent généralement le nombre de pouvoirs qu’un membre peut recevoir, afin de favoriser l’équilibre de la représentativité des membres et l’équité du suffrage.
☝️ Bon à savoir : La plupart du temps, les associations fixent un maximum de trois procurations par membre, afin de garantir un équilibre entre la recherche d’efficacité et le respect de la pluralité des voix.
Cette restriction renforce la transparence du pouvoir décisionnaire dans l’association, particulièrement en ce qui concerne la gestion des fonds et les financements. C’est le cas notamment pour :
- Les associations sportives ;
- Les associations caritatives, surtout pour garantir une bonne gestion des collectes de fonds et des actions sociales ;
- Les associations culturelles.
☝️ À noter : Les statuts « type » de certaines associations interdisent expressément le vote par procuration, comme les associations agréées de pêche et de protection du milieu aquatique. En pratique, l’usage a permis le recours à la procuration malgré ces statuts.
Toutefois, la règle ne peut être transgressée lorsque la méthode de calcul de la majorité requiert la majorité des seuls membres présents pour prendre la décision. Cela revient en effet à interdire le vote par procuration.
Guide pour la rédaction de vos statuts d’association
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3. Rédiger une procuration pour une assemblée générale d’association
La procuration est encadrée par la loi et par les statuts de l’association. Pour être valide, le document doit préciser :
- L’identité du mandant qui donne le pouvoir (nom, prénom, et numéro d’adhérent) ;
- L’identité du mandataire qui reçoit le pouvoir (nom, prénom, et statut au sein de l’association) ;
- La date et le lieu de l’assemblée générale concernée ;
- L’objet du transfert de pouvoir (la décision concernée) ;
- La signature du mandant.
☝️ Bon à savoir : En pratique, la procuration est confiée à un membre de l’association. À titre exceptionnel, certains statuts d’association peuvent prévoir la possibilité de donner une procuration à des personnes extérieures habilitées à voter.
☝️ À noter : La procuration vaut uniquement pour l’assemblée générale désignée. Le pouvoir devient donc automatiquement caduc lorsque l’AG est terminée.
Il est important de sensibiliser les membres de l’association sur la possibilité de voter par procuration. Un système qui permet d’éviter les situations de blocage en attendant la réunion du quorum. L’objectif est de trouver une solution rapide grâce à un vote représentatif des intérêts de l’ensemble de l’association, tout en garantissant la traçabilité des procurations.
L’assemblée générale de votre association, est-elle obligatoire ?
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4. Exercer le droit de représentation à l’AG de l’association
Le droit de représentation à l’assemblée générale est pris en compte lorsque la procuration est émise dans le délai requis par les statuts et que la feuille de présence est dûment remplie.
☝️ À noter : Pour éviter toute contestation concernant les décisions adoptées, il est préférable de préciser le nombre de pouvoirs exercés sur la feuille de présence.
Cette feuille de présence permet de prendre en compte les personnes représentées à l'assemblée générale, selon les règles de quorum applicables. En pratique, l’assemblée ne peut se tenir si le quorum n’est pas atteint. À défaut, il faut donc la reporter. Mais les procurations sont-elles valables en cas de report de l’AG ? Pour le savoir, il faut se référer aux statuts : certains exigent une nouvelle procuration, d’autres estiment qu’elle reste valable pour la nouvelle date.
☝️ Bon à savoir : Lorsqu’une association ne tient pas compte du quorum requis pour prendre sa résolution d’AG, la décision peut faire l’objet d’une annulation.
